Кейс-компонент Ввод данных

Для ввода данных в MS Access необходимо перейти либо в Режим таблиц, либо в Режим форм.

Чтобы открыть таблицу или форму достаточно выполнить 2Click на имени таблицы (формы) в Области переходов. Для ввода данных в поле следует перейти к этому полю и ввести данные с клавиатуры, после чего Access проверит, соответствует ли введённое значение типу и размеру поля. Выполнить Click для перехода в другое поле, либо нажать клавишу Tab.

Добавить новую запись в базу данных можно одним из следующих способов:

· Выполнить команду Главная/ Записи/ Создать запись.

· Click по кнопке Новая (пустая) запись в строке состояния окна для перехода к незаполненной записи.

Кейс-компонент Организация данных

В MS Access можно производить выборку информации по заданным темам и упорядочивать её различным образом, независимо от числа записей в базе.

Для поиска конкретной записи можно выполнить команду Главная/ Найти/ Найти. В диалоге Поиск и замена существует так же возможность поиска полей с одним и тем же значением с одновременным изменением их на другое значение, без выполнения их редактирование по отдельности (вкладка Замена).

На вкладке Ленты Главная в группе команд Сортировка и фильтр находятся средства для сортировки, поиска и отбора данных. Записи в режиме таблица можно сортировать по возрастанию или убыванию, по алфавиту, по числовым значениям, хронологически или по специально заданным условиям.

Для поиска и отбора записей применяют такое средство как фильтр. Фильтр следует использовать, если из набора записей, которые просматриваются в текущий момент в таблице или форме, необходимо оперативно сделать выборку в соответствии с определённым критерием. Остальные записи будут скрыты до тех пор, пока фильтр не будет удален.

Вариант 1 Поиск и замена записей

1) Поиск текста в текущем поле. Отобразить таблицу в режиме таблицы; Click по столбцу, в котором нужно найти нужный текст; Click по кнопке Найти (бинокль); ввести искомое значение поля; для учета регистра букв установить флажок С учетом регистра; для начала поиска и для перехода к следующей записи при продолжении поиска Click по кнопке Найти далее; для закрытия диалогового окна и возврата в таблицу Click по кнопке Закрыть.

2) Поиск и замена значения поля. Отобразить таблицу в режиме таблицы; Click по столбцу поля, в котором будет производиться поиск и замена; Click по кнопке Найти (бинокль) в группе команд Найти; в диалоге Поиск и замена активизировать вкладку Заменить; в поле Образец ввести искомый текст; в поле Заменить на ввести новый текст; Click по кнопке Заменить для поочерёдной замены или Заменить все для замены всех фрагментов; Click по кнопке Закрыть.

Вариант 2 Сортировка записей

1) Сортировка по возрастанию или убыванию значений одного поля. Отобразить таблицу в режиме таблицы; установить курсор в любом месте столбца, по полям которого нужна сортировка; Click по кнопке Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию в группе команд Сортировка и фильтр.

2) Сортировка записей по нескольким полям. Отобразить таблицу в режиме таблицы; переместить поля сортировки (сначала первое поле, справа от него – второе поле и т.д.); перемещая указатель мыши по заголовкам, выделить столбцы, по которым необходимо сортировать записи; Click по нужной кнопке сортировки. Таким образом, можно отсортировать записи, например, по полю Должность, а внутри полученных категорий по ФИО.

Вариант 3 Фильтрация записей

1) Обычный фильтр – часто применяемые фильтры доступные в виде команд контекстного меню. Список доступных фильтров зависит от типа данных и значений выбранного поля. Контекстное меню вызывается для любого значения поля, к которому необходимо применить фильтр. Чтобы отфильтровать представление по нескольким столбцам или элементам управления, необходимо либо выбрать и отфильтровать каждый из них отдельно, либо воспользоваться параметром расширенного фильтра. Для отключения фильтра Click по кнопке Применить (Удалить) фильтр.

Чтобы применить фильтр по определенным значениям, необходимо использовать список с флажками. Вызов списка выполняется командой Фильтр на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр. В этом списке перечислены все значения, отображаемые в данный момент в поле.

Например, для просмотра доступных фильтров поля «ДатаРождения», выполните следующие действия:

- для просмотра дней рождения, приходящихся на конкретные даты, отметьте их флажками в списке значений;

- для применения фильтра по диапазону значений (Равно…, Не равно…, До…, После…), из Фильтра дат выберете один из этих фильтров и в диалоговом окне Настраиваемый фильтр задайте нужное значение;

- для просмотра дней рождения в конкретном диапазоне используйте фильтр Между …, заполнив поля Не ранее: и Не позднее: в диалоговом окне Диапазон дат.

2) Фильтр по выделенному выполняется для выделенного в данный момент значения, которое предполагается использовать в качестве основы для фильтрации. Чтобы быстро отфильтровать представление, необходимо выбрать одну из команд Выделение. Доступные команды будут отличаться в зависимости от типа данных выделенного значения.

Например, если в данный момент в поле «ДатаРождения» выделено значение 24.02.1967, на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр достаточно нажать кнопку Выделение и выделенное значение автоматически включается в список команд, поэтому вводить его вручную не требуется.

Список команд зависит также от выделенной части значения. Например, при выделении только нескольких знаков значения появится другой список команд, который зависит от того, какая часть поля выделена:

-... по началу значения поля...

-... по середине значения поля...

-... или по концу значения поля.

Для отключения фильтра Click по кнопке Применить (Удалить) фильтр.

3) Расширенный фильтр позволяет объединять в различных полях разные условия фильтрации, сортировать записи, выбранные с помощью фильтра.

1. Открыть таблицу или форму, в которой требуется произвести отбор записей.

2. Если фильтрация представления проводилась ранее, то в строке переходов по записям имеется доступный значок Нет фильтра (С фильтром). Для удаления всех ранее произведённых фильтров Click по кнопке Дополнительно в группе Сортировка и фильтр на вкладке Главная, затем выполнить команду Очистить все фильтры (если команда Очистить все фильтры недоступна, никакие фильтры не применялись).

3. Для применения нового фильтра из Параметров расширенного фильтра кнопки Дополнительно, выбрать команду Расширенный фильтр…

4. Если необходимо очистить бланк от предыдущих условий фильтрации, из Параметров расширенного фильтра кнопки Дополнительно, выбрать команду Очистить бланк.

5. В бланк в нижней половине окна фильтра ввести имена полей, это можно сделать несколькими способами:

- 2Click на имени поля в списке полей в верхней части окна;

- перетащить имя поля из списка полей;

- выбрать имя поля в раскрывающемся списке строки Поле.

6. Заполнить строку Условие отбора: для выбранного поля. Чтобы указать альтернативные условия для отдельного поля, необходимо ввести для поля дополнительное условие в строке Или, как показано на рисунке 20.

Рисунок 20 – Отбор по нескольким условиям в расширенном фильтре

7. Access автоматически изменяет некоторые значения, которые вводятся в строку Условие отбора и в строку Или в бланке фильтра. Символ # по обе стороны от значения даты означает, что это не математическое выражение. Подобным же образом при вводе текстовых значений, таких как Алексей*, к ним автоматически добавляется имя функции сравнения строк Like, а сам образец сравнения ставится в кавычки.

8. В бланке фильтра доступны две специальные команды. Если щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте вкладки над сеткой в контекстном меню будут доступны команды Загрузить из запроса и Сохранить как запрос. Команда Загрузить из запроса служит для загрузки макета выбранного запроса в бланк фильтра. В этом случае условия запроса становятся условиями фильтра. Команда Сохранить как запрос позволяет сохранить параметры фильтра в качестве нового запроса.

9. Click по кнопке Переключить фильтр, чтобы увидеть отфильтрованные строки. На рисунке 21 показаны отфильтрованные записи сотрудников с начальной буквой С в фамилии или имеющие должность Менеджер по закупкам.

Рисунок 21 – Результаты работы расширенного фильтра

10. Кнопкой Применить (удалить) фильтр можно переключаться между представлением вы­бранных записей и представлением всех записей таблицы; если при закрытии окна таблицы сохранить изменения, то при очередном открытии той же таблицы можно выполнить Click по кнопке Применить фильтр, и будет применен фильтр, который был использован последним. Таким образом, не возникает необходимости составлять фильтр заново.

4) Изменить фильтр: в режиме таблицы или формы из Параметров расширенного фильтра кнопки Дополнительно, выбрать команду Изменить фильтр, если до этого фильтр уже был применен, то в окне фильтра будут указаны пара­метры текущего фильтра; для просмотра всех параметров фильтра необходимо перемещаться по вкладкам Найти, Или, Или в нижней части окна фильтра; удалить лишние параметры (условия, которые не нужны в новом фильтре) кнопкой Очистить бланк или в ручную с клавиатуры; в поле применения фильтра, открыть раскрывающийся список значений поля; выбрать требуемое значение из списка (данное средство дает возможность выбрать критерии отбора поочерёдно по несколькимполям); Click по кнопке Применить фильтр.

5) Объединение условий фильтрации оператором конъюнкции And (и). В режиме таблицы или формы вызвать контекстное меню в любом месте поля, к которому применяется фильтр, например, Дата заключения договора, в поле команды Фильтр/ Фильтры дат/ Равно… ввести с клавиатуры выражение: # 05.01.10# and [ФИО] = “Иванов А.М”. Для применения фильтра нажать на клавишу ОК. В окне бланка фильтрации будут показаны записи, которые отображают сведения о заключении договоров 05.01.10 менеджером по закупкам Ивановым А.М., т.е. удовлетворяют обоим условиям отбора.

6) Объединение условий фильтрации оператором дизъюнкции Or (или). В режиме таблицы или формы вызвать контекстное меню в любом месте поля, к которому применяется фильтр, например, Дата заключения договора, в поле команды Фильтр/ Фильтры дат/ Равно… ввести с клавиатуры выражение: #05.01.10# or [ФИО] = “Иванов А.М.” Для применения фильтра нажать ОК. В окне бланка фильтрации будут показаны записи, которые отображают сведения о заключении всех договоров на 05.01.10, а так же записи о заключении всех договоров менеджером по закупкам Ивановым А.М.