Кейс-компонент Импорт данных

Одним из основных преимуществ Access являются удобные средства обмена информацией с другими приложениями:

· импорт файлов в Access;

· экспорт данных в файлы других форматов;

· обработка данных Access параллельно с такими приложениями, как Excel и Word;

· со­здание проекта Access (файла с расширением.adp) и использование его для работы с таблицами, сохраненными на сервере Microsoft SQL Server.

При импорте Access считывает данные из файла вне текущей базы дан­ных и создает для них новую таблицу. В Access можно импортировать файлы не­скольких типов:

· объекты из других баз Access;

· электронные таблицы Excel;

· текстовые файлы (с разделителями или с фиксированной длиной записей);

· файлы dBASE;

· документы HTML;

· БД ODBC, такие как таблицы Microsoft SQL Server.

Процедура импорта для всех типов файлов единообразна.

Вариант 1 Импорт данных из другой БД Access

1) На Ленте активизировать вкладку Внешние данные.

2) В группе команд Импорт Click на кнопке Access. Откроется диалоговое окно Внешние данные – База данных Access.

3) Используя кнопку Обзор, Указать источник данных. Выбрать базу данных, Click на кнопке Открыть. ОК. На экране по­явится диалоговое окно Импорт объектов.

4) Выбрать вкладку с названием типа импортируемого объекта. Click – вы­делите объект.

5) Повторить шаг 3 для каждого импортируемого объекта.

6) Кнопка Параметры в диалоговом окне Импорт позволяет задать необходимость импорта связей, меню и панелей инструментов. Там же можно определить, следует ли импортировать таблицы вместе с данными или без них, а также следует ли импортировать запросы в виде таблиц или в виде запросов.

7) Click ОК, чтобы создать новый объект в открытой базе данных.

8) В процессе импорта можно сохранить параметры импорта, чтобы впо­следствии проще было импортировать файлы того же типа. Для этого установить флажок Сохранить шаги импорта. За­тем заполнить поле Сохранить как, ввести название спе­цификации. В дальнейшем при импорте файла можно будет загрузить со­храненные параметры. Click на кнопке Сохранить импорт.

Вариант 2 Импорт данных из Excel

Импортировать данные Excel в новую таблицу или в уже существующую таблицу Access можно в том случае, если данные соответствующим обра­зом разбиты на столбцы и строки. Первая строка данных может содержать заго­ловки столбцов (Access использует их в качестве имен полей) или же значения.

1) На Ленте активизировать вкладку Внешние данные.

2) В группе команд Импорт Click на кнопке Excel. Откроется диалоговое окно Внешние данные – Электронная таблица Excel.

3) Выбрать электронную таблицу с необходимыми данными, Click на кнопке Открыть.

4) Если для данных Excel будет создана новая таблица, то оставить без измене­ний переключатель опции. Если данные будут добавляться в уже существующую таблицу, то установить переключатель Добавить копию записей в конец табли­цы, в раскрывающемся списке выбрать необходимую таб­лицу. ОК. Откроется первое окно Мастера импорта электронной таблицы.

5) Выбрать лист рабочей книги или именованный диапазон, Click на кноп­ке Далее.

6) Если в первой строке листа расположены заголовки столбцов, установить фла­жок Первая строка содержит заголовки столбцов, Click на кнопке Далее.

7) Если данные будут добавляться в новую таблицу, то на следующем шаге предлагается описать каждое поле импорта и указать те из них, которые не импортировать (пропустить). Можно индексировать поля и, в некоторых случаях, поменять тип поля. Выделить по порядку каждое поле, устанавливая для каждого необходимые параметры. Click на кнопке Да­лее.

8) На следующем шаге задается ключевое поле. По умолчанию установлен переключатель автоматически создать ключ. Можно задать ключевое поле самостоятельно, выбрав его в списке, или установить переключатель не создавать ключ. Click на кноп­ке Далее.

9) На последнем шаге мастера ввести имя таблицы, Click Готово.

10) При необходимости сохранить параметры импорта (см. п. 8 варианта 1).

Вариант 3 Импорт текстовых файлов с разделителями

Можно организовать импорт текстовых файлов, в которых поля данных каждой записи разделены определенным символом, например, запятой или знаком табуляции. Текстовые значения при этом заключаются в кавычки. Каждая запись находится на отдельной строке.

1) На Ленте активизировать вкладку Внешние данные.

2) В группе команд Импорт Click на кнопке Текстовый файл. Откроется диалоговое окно Внешние данные –Текстовый файл.

3) Выбрать файл для импорта, Click на кнопке Открыть.

4) Если для текстовых данных будет создана новая таблица, то оставить без измене­ний переключатель опции. Если данные будут добавляться в уже существующую таблицу, то установить переключатель Добавить копию записей в конец табли­цы, в раскрывающемся списке выбрать необходимую таб­лицу. ОК. Откроется первое окно Мастера импорта текста.

5) Установить переключатель с разделителями, Click Далее.

6) На следующем шаге выбрать символ разделителя полей и, если в первой строке листа расположены заголовки столбцов, установить флажок Первая строка содержит заголовки столбцов. Click на кноп­ке Далее.

7) Для создания новой таблицы, на следующем шаге можно изменить имена и типы импортируемых полей. Также можно индексировать поля. Click на кнопке Далее.

8) На следующем шаге задается ключевое поле. По умолчанию выбран параметр, при котором ключ задается автоматически. Можно задать ключевое поле самостоятельно, выбрав его в списке, или не создавать ключа. Click на кнопке Далее.

9) Ввести название таблицы, Click на кнопке Готово.

10) При необходимости сохранить параметры импорта (см. п. 8 варианта 1).

Вариант 4 Импорт документов HTML

Данные Web-страницы хранятся в файле формата HTML. Существует возможность импортировать данные формата HTML и со­здавать для них таблицы в Access. При этом импортируемый файл должен содер­жать данные, в которых Access может распознать записи и поля. Данные представленные в виде строк и столбцов, можно с легкостью импорти­ровать в таблицу Access.

HTML-файл содержит множество кодов, используемых для форматирования данных перед их отображением. В процессе импорта HTML-файла Access удаляет коды форматирования и сохраняет данные в таблице.

1) На Ленте активизировать вкладку Внешние данные.

2) В группе команд Импорт Click на кнопке Дополнительно из списка выбрать Документ HTML. Откроется диалоговое окно Внешние данные – Документ HTML.

3) Выбрать файл для импорта, Click на кнопке Открыть.

4) Если для текстовых данных будет создана новая таблица, то оставить без измене­ний переключатель опции. Если данные будут добавляться в уже существующую таблицу, то установить переключатель Добавить копию записей в конец табли­цы, в раскрывающемся списке выбрать необходимую таб­лицу. ОК. Откроется первое окно Мастера импорта текста.

5) Аналогично предыдущему выполнить остальные шаги мастера.