Команда Отчёт на вкладке Создание позволяет создать Простой отчет. Для создания более сложных отчетов можно воспользоваться одним из средств, входящих в пакет MS Access:
· Мастер отчетов (для создания отчетов, основанных на одной или нескольких таблицах и запросов);
· Конструктор отчетов;
· Пустой отчёт;
· Мастер почтовых наклеек.
При выборе Мастера отчетов возрастает степень участия пользователя в создании отчета. Мастер отчетов позволяет:
- выбрать поля из одной или нескольких таблиц и запросов;
- сгруппировать записи по определенным полям;
- отсортировать записи в отчете по четырем (или менее) полям;
- вывести при необходимости итоговые величины, а также скрыть основанные на них подчиненные записи;
- выбрать макет отчета (ступенчатый, блок, структура и т. д.) и ориентацию (книжную или альбомную);
- выбрать стиль отчета (деловой, обычный, строгий и т. д.).
В режиме Конструктора отчетов можно разработать отчет «с нуля» или доработать отчет, созданный с помощью Мастера отчетов. В окне Конструктор отчетов может находиться семь разделов (рисунок 23):
Рисунок 23 – Структура отчета в окне Конструктор отчета и Панель элементов управления
· Заголовок отчета – все, что находится в этой области, выводится только один раз на первой странице;
· Верхний колонтитул – все, что находится в этой области, выводится в верхней части каждой страницы;
· Заголовок группы – все, что находится в этой области, выводится в начале каждой группы записей (если применялась группирование);
· Область данных – используется для отображения информации из полей записей;
· Примечание группы – все, что находится в этой области, выводится в конце каждой группы записей (если применялась группирование), например, Итого по группе записей;
· Нижний колонтитул – все, что находится в этой области, выводится в нижней части каждой страницы;
· Примечание отчета – все, что находится в этой области, выводится только один раз в конце отчета например Итого по всем записям.
Если по каким-либо причинам для построения отчета не подходят ни средство Отчет, ни Мастер отчетов, можно создать отчет с нуля при помощи средства Пустой отчет. Это очень быстрый способ, особенно если в отчете должно содержаться небольшое количество полей.
Мастер почтовых наклеек создаёт отчёты с оформлением, которое используется для печати наклеек стандартных форматов, таких как Avery, EXPE, Herma, Zweckform. С помощью этого мастера можно задать собственные параметры наклеек.
Вариант 1 Простой отчет
Это наиболее простое средство Access для создания отчета на основе таблицы или запроса. Для создания отчета с помощью этого средства необходимо только указать имя таблицы или запроса в Области перехода и выполнить Click по кнопке Отчёт в группе Отчёты. Access включает в отчет все поля базовой таблицы или запроса.
Вариант 2 Мастер отчетов
1) На Ленте выбрать вкладку Создание, в группе команд Отчёты Click по кнопке Мастер отчетов.
2) Выбрать нужную таблицу в списке Таблицы и запросы. В том же окне Мастера отчетов задать поля, которые нужно включить в отчет. Их можно выбрать из разных таблиц и запросов. Click по кнопке Далее.
3) Определите уровни группировки записей. Например:
Код товара - 1 уровень
Единица измерения, цена - 2 уровень
Click по Далее.
4) Выбрать порядок сортировки записей в каждой группе, затем Click по Далее.
5) Если нужны итоги, Click по кнопке Итоги, и выбрать функцию: Sum, Avg, Min, Max (сумму, среднее, минимальное максимальное значения), Click по Далее.
6) Определите внешний вид отчета: расположение информации на странице и тип страницы. Click по Далее. Задать стиль оформления и внешние атрибуты отчета. Click по Далее.
7) Ввести имя создаваемого отчета и определить дальнейший режим: Просмотреть отчёт или Изменить макет отчета, Click по Готово.
Вариант 3 Режим Конструктора
1) На Ленте выбрать вкладку Создание, в группе команд Отчёты, Click по кнопке Конструктор отчётов. При этом открывается окно Конструктора отчётов, а на Ленте активизируется вкладка Конструктор.
2) Кнопка Добавить поля в группе команд Сервис вызывает окно Список полей, которое позволяет выбрать доступные поля таблиц в качестве источников данных для отчета.
3) Переместить из Списка полей значки полей в область данных, расположив их в нужном порядке. Поля размещаются вместе с подписями. Подписи полей можно перенести в раздел Верхний колонтитул путем вырезания и вставки. Подписи можно создать, воспользовавшись кнопкой Надпись в группе команд Элементы управления.
4) Для отображения общего заголовка добавить раздел Заголовок отчета, выполнив команду контекстного меню Заголовок/примечание отчета.
5) Для добавления в отчет текущей даты нужно создать в заголовке свободный элемент, переместив из группы команд Элементы управления элемент Поле ab|. Вызвать окно свойств элемента Свободный (из контекстного меню элемента выбрать пункт Свойства илиClick кнопку Страница свойств в группе команд Сервис. На вкладке Данные в строке Данные ввести функцию =Date(). Ha вкладке Макет в строке Формат поля выбрать значение Полный формат даты. Подпись этого поля выделить и удалить. Тот же результат будет получен, если выполнить Click по элементу Дата и время и произвести настройки в окне Дата и время.
6) Для добавления номера страницы в разделе Нижний колонтитул создать свободный элемент Поле ab| и заполнить в его свойствах на вкладке Данные строку Данные выражением =[Pagе]. Отредактировать подпись поля, записав в его свойствах на вкладке Макет в строке Подпись – Страница:. Тот же результат будет получен, если выполнить Click по элементу Номер страницы и произвести настройки в окне Номера страниц. На рисунке 24 показана структура отчёта построенного по данной последовательности действий.
Рисунок 24 – Пример структуры отчета в окне Конструктор отчета
7) Командой Режим/Предварительный просмотр или с помощью Ярлыков режима просмотра можно устанавливать режимы просмотра и конструктора.
8) Сохранить готовый отчёт кнопкой Сохранить, в окне указать имя отчёта, Click по кнопке ОК.
Вариант 4 Пустой отчёт
1) На вкладке Создание в группе Отчеты выбрать Пустой отчет. В режиме макета появится пустой отчет, а в правой части окна Access – область Список полей. В области Список полей Click знак «плюса» (+) рядом с каждой из таблиц, содержащих поля, которые необходимо включить в отчет.
2) По очереди переместить каждое из полей в отчет либо, нажав и удерживая клавишу CTRL, выбрать несколько полей и перетащить их одновременно.
3) С помощью инструментов в группе Элементы управления на вкладке Форматирование, можно добавить в отчет эмблему компании, заголовок, номера страниц, дату и время.
4) Сохранить готовый отчёт кнопкой Сохранить, в окне указать имя отчёта, Click по кнопке ОК.