Разработка форм

MS Access позволяет организовать удобный и интуитивно понятный интерфейс пользователя для работы с данными с помощью форм. Формами называются настраиваемые диалоговые окна, сохраняемые в базе данных в виде объектов специального типа. Формы MS Access являются объектами базы данных, так же как таблицы и запросы.

Формы предоставляют более удобный способ просмотра и правки данных в таблицах, чем режим Таблицы. Их можно оформить так, как выглядят бумажные бланки подобного типа. Тем самым, с базой данных сможет работать и пользователь не программист. Формы могут содержать так называемые элементы управления, с помощью которых осуществляется доступ к данным в таблицах. Элементами управления являются текстовые поля для ввода и правки данных, кнопки, флажки, переключатели, списки, надписи, а также рамки объектов для отображения графики и объектов OLE. Создание форм, содержащих необходимые элементы управления, существенно упрощает процесс ввода данных и позволяет предотвратить ошибки.

Формы Access предоставляют функциональные возможности для выполнения многих задач, которые нельзя выполнить другими средствами. Формы позволяют выполнять проверку корректности данных при вводе, проводить вычисления, и обеспечивают доступ к данным в связанных таблицах с помощью подчиненных форм.

MS Access предлагает несколько способов создания форм. Самый простой из них – автоматическое создание форм на основе таблицы или запроса. Для автоматического создания формы нужно: выбрать из объектов «Формы» в окне «База данных » и нажать кнопку «Создать» (Рис. 3.1). Появится диалоговое окно. В списке диалогового окна «Новая форма» выделить один из вариантов автоформы. В нижней части диалогового окна выбрать имя таблицы или запроса, которые будут использованы в качестве источника данных для формы.

Рис. 3.1 Автоматическое создание форм

Другим простым и быстрым способом создания формы является использование Мастера форм (Рис. 3.2).

Рис. 3.2 Обращение к мастеру форм

С помощью мастера можно создавать формы на основе одной таблицы и более сложные формы на основе нескольких таблиц и запросов, имеющие подчиненные формы. Мастер форм разбивает процесс создания формы на несколько этапов. На каждом этапе требуется установить определенные параметры в одном из диалоговых окон мастера, каждое из которых определяет один шаг создания формы (Рис. 3.3).

Шаг 1. В поле со списком «Таблицы и запросы» выбрать таблицу (таблицы), или запрос, которые будут использованы в качестве источника данных. При этом отображается перечень допустимых полей (все поля выбранной таблицы или запроса). Необходимо выбрать нужные для формы поля с помощью кнопок «>», «>>». Отменить выбор поля можно кнопками «<», «<<».

Шаг 2. Выбрать стиль оформления будущей формы.

Шаг 3. Выбрать внешний вид формы.

Шаг 4. Задать заголовок формы.

Рис. 3.3 Создание формы с помощью мастера

Форма сохраняется с указанным именем. Открыв ее в режиме формы, получим следующее, созданное нами окно (Рис. 3.4):

Рис. 3.4 Форма «Личные данные студентов» в режиме формы

Созданные с помощью мастера формы, можно усовершенствовать в режиме Конструктора. Поэтому Мастер форм полезен не только начинающим пользователям, но и профессиональным разработчикам.

Редактировать созданную форму можно в режиме конструктораформ. (Рис. 3.5). Здесь можно установить размер и положение объектов, редактировать элементы формы.

Макет формы состоит из разделов. Любая форма может включать следующие разделы:

раздел Заголовок формы определяет верхнюю часть формы;

раздел Верхний колонтитул определяет верхний колонтитул страницы при печати формы;

раздел Область данных определяет основную часть формы, содержащую данные, полученные из таблиц и запросов, элементы управления, надписи.

раздел Нижний колонтитул определяет нижний колонтитул страницы при печати формы;

раздел Примечание формы определяет нижнюю часть формы.

Рис. 3.5 Форма «Личные данные студентов» в режиме конструктора

Элементы формы, которые содержат данные, полученные из таблиц и запросов, состоят из двух частей (Рис. 3.6):

Рис. 3.6 Элементы формы

Для редактирования или перемещения элемента формы, его надо выделить. При этом появятся маркеры, за которые можно будет перемещать элемент или изменять его размер (Рис. 3.7).

Рис. 3.7 Назначение маркеров на элементах форм

Кроме того, станет активной панель инструментов Формат (форма/отчет) (Рис. 3.8),с помощью которой можно изменять стиль, размер, цвет шрифта, стиль оформления элементов формы.

Рис. 3.8 Панель инструментов Формат (форма/отчет)

Редактирование элементов формы можно проводить, и с помощью пункта «Свойства», выбранного из контекстного меню (Рис. 3.9).

Рис. 3.9 Окно «Свойства» для редактирования форм

Можно выделить сразу несколько элементов формы. Для этого надо при помощи мыши надо нарисовать область выделения вокруг группы элементов. Группа элементов управления окажется выделенной. Access позволяет выделить все элементы управления, которые хотя бы частично попадают в область выделения. Такой способ выделения объектов отличается от способа выделения, применяемого во многих графических редакторах, в которых для выделения объекта необходимо, чтобы тот целиком попал в область выделения.

Можно так же выделить группу элементов, выделив первый и, удерживая нажатой клавишу Shift, выделить остальные.

Выделение нескольких элементов управления позволяет задавать для них общие свойства, перемещать их и изменять их размеры одновременно.