Автоматизация бухгалтерского учета

Бухгалтерский учет отличается высокой трудоемкостью, в нем занято большое число специалистов различной квалификации. В связи с этим автоматизация бухгалтерского учета может создать значительный ресурс квалифицированной рабочей силы.

В настоящее время происходит повсеместное использование в бухгалтерском учете современной вычислительной техники, разработаны и применяются на практике различные бухгалтерские программы. Однако, несмотря на это, трудоемкость проведения бухгалтерского учета в целом не уменьшилась. Более того, в связи с возрастанием сложности предприятий и соответствующим ростом объемов обработки учетной информации растет численность бухгалтеров и других работников, связанных с бухгалтерским учетом, и их удельный вес в общей численности работников предприятий. Это связано с тем, что при автоматизации бухгалтерского учета не применяется комплексный и системный подход к использованию современной вычислительной техники, автоматизируются лишь вычислительные операции, то есть выполнение возрастающих объемов работы производится за счет роста аппарата бухгалтерии. В настоящее время автоматизация бухгалтерского учета идет по пути компьютеризации финишных операций. Существующие программы бухгалтерского учета ориентированы лишь на составление бухгалтерской отчетности.

Для снижения трудоемкости учета необходимо автоматизировать наиболее трудоемкие операции бухгалтерского цикла и в первую очередь операции проверки первичных документов, классификации операций, автоматизированного составления документов бухгалтерского (внутреннего) заполнения. Для этого необходимо использовать современные информационные технологии, основанные на применении экспертных систем. При этом нужно отметить, что все предпосылки для использования экспертных систем в бухгалтерском учете созданы в связи с глубокой регламентацией учетных операций. Поэтому могут быть использованы достаточно простые продукционные экспертные системы.

Общая схема комплексной автоматизации бухгалтерского учета на основе современных информационных технологий представлена на рисунке. Обозначения, принятые на рисунке: ПР – предприятие, БД – база данных, ПДВЗ – первичные документы внешнего заполнения, ППД – проверка первичных документов в бухгалтерии, КО - классификация операций, ГК – главная книга, БО – бухгалтерская отчетность, ПБ – пользователи бухгалтерской отчетности, РБ – работники бухгалтерии, БЗППД – база знаний проверки первичных документов, БЗК – база знаний классификации, БЗДВЗ – база знаний документов внутреннего заполнения, НД – нормативные документы, РБЗ – редактор базы знаний, БДАУ – базы данных аналитического учета.

Рисунок 4. - Схема комплексной автоматизации бухгалтерского учета

В предлагаемой системе бухгалтерского учета задействовано три базы знаний, соответствующих основным логическим операциям бухгалтерского цикла:

- проверки первичных документов;

- классификации операций (корреспонденции счетов);

- составления документов бухгалтерского заполнения.

Бухгалтерские первичные документы внешнего заполнения поступают в электронном виде в общую базу данных учета, откуда направляются в систему проверки. Проверенные документы вновь поступают в базу данных. Документы, не прошедшие проверку, возвращаются на доработку. Документы внутреннего заполнения составляются автоматически на основании базы данных аналитического учета, плановых и распорядительных документов. По данным прошедших проверку документов внешнего заполнения и документов внутреннего заполнения осуществляется автоматическая корреспонденция счетов с использованием базы знаний классификации операций. Наполнение и редактирование баз знаний производится на основе нормативных документов бухгалтерского учета, учетной политики предприятия, регламента бухгалтерского учета на предприятии, других распорядительных документов. После классификации бухгалтерская информация поступает в стандартную программу бухгалтерского учета для составления главной книги и отчетности, а первичные документы внутреннего заполнения направляются в общую базу данных для архивирования совместно с документами внешнего заполнения. Туда же направляются и все остальные документы. Пользователи бухгалтерской отчетности через систему интерфейса получают информацию из общей базы данных.

При использовании описанной системы реализации учетного цикла существенно изменяется состав и характер работы аппарата бухгалтерии и резко сокращается его численность. В состав аппарата бухгалтерии в данном случае должны входить: главный бухгалтер, отвечающий по положению за работу бухгалтерии, квалифицированный эксперт-бухгалтер (заместитель главного бухгалтера), инженер знаний, системный администратор, программист, знакомый с особенностями бухгалтерского учета. Тем самым существенно возрастают требования к квалификации работников бухгалтерии и углубляется разделение их труда, что вполне в русле современного этапа научно-технического прогресса. Основной трудностью разработки и внедрения рассмотренных систем бухгалтерского учета является уникальность задач, решаемых на основе баз знаний, и невозможность тиражирования таких систем. То есть экспертные системы подобного типа должны создаваться под каждое предприятие, а также должна быть предусмотрена система гибкого редактирования баз знаний в связи с частыми изменениями в бухгалтерском учете.

Глава 2. Общеотраслевой учет