Система документации. Управление документацией

Внедрение СЭМ нередко воспринимается на первом этапе негативно именно потому, что СЭМ требует документального оформления многих процедур, политики, создания многих других документов. Однако это не «бюрократизация» деятельности. Документальное оформление СЭМ, ее принципов, планов, требований и результатов, является одним из тех факторов, которые обеспечивают ее эффективность. Документация СЭМ: способствует последовательному и однозначному пониманию принципов, ответственности и требований, целей и процедур в рамках СЭМ; обеспечивает возможность анализа результативности организации (в частности, результативности менеджмента) и ее подтверждения; облегчает изменения, в том числе, пересмотр и последовательное улучшение, распространение новых подходов и обучение персонала; способствует стабильности процессов, а также унификации подходов управления в крупных компаниях.

Но ни стандарты СЭМ, ни практика не требуют документального оформления всех процессов или данных, существующих в рамках СЭМ. Минимально необходимая степень документирования системы определяется требованиями стандарта. Помимо этого, количество, характер и форма документов определяются практической необходимостью. В частности, нет необходимости документировать процедуры, оформление которых не требуется стандартом, если в любом случае обучение и практика организации обеспечивают единообразное их понимание и выполнение. Стандарты не предписывают также формы или способы хранения документации. При подготовке документов СЭМ следует стремиться к краткости, четкой структуре, понятности документов.

В целом, документация СЭМ достаточно разноплановая; обычно выделяют четыре уровня документации по уровням пользователей:

- руководство СЭМ,

- процедуры СЭМ,

- рабочие процедуры и инструкции,

- регистры, журналы и отчеты.

На самом деле, документация СЭМ не ограничивается этими категориями, и на практике их выделение не нужно. Помимо указанных, к документации СЭМ относятся экологическая политика, цели и задачи, программа СЭМ, описание ответственности и полномочий, материалы и программы обучения, и т. д. Хотя часть перечисленной информации и имеет смысл включать в руководство СЭМ, в целом указанные категории документации совершенно независимы. Не следует забывать и о документации, не создаваемой специально при разработке СЭМ, но, не менее, имеющей непосредственное к ней отношение. К таким документам относятся, например, планы развития, бюджеты, внутренние предписания, приказы, договоры, нормативные акты, входящие и исходящие документы, методики и т. п.

Естественно, что при таком объеме и разностороннем характере документации нет смысла объединять ее в один том - «Руководство по СЭМ». Такой документ должен содержать лишь описание области охвата, структуры, элементов и порядка функционирования СЭМ, распределения ответственности, а также ссылки на связанные документы или разделы регистра документации. Остальные документы создаются или поддерживаются независимо.

Для демонстрации внедрения и результативности СЭМ внешним сторонам, в том числе органам по сертификации организация должна поддерживать записи об экологической результативности деятельности организации.

Запись Документ, излагающий достигнутые результаты или предоставляющий свидетельства осуществленной деятельности. ISO 9000:2000, п. 3.7.6

К записям относятся любые журналы мониторинга параметров процессов, экологических аспектов, данных по экологической результативности; журналы и протоколы всех существенных действий в рамках СЭМ, от совещаний руководства по утверждению области охвата СЭМ до протоколов анализа результативности руководством, от данных непрерывного мониторинга до протоколов, описывающих действия, предпринятые по выявленным несоответствиям.

Предназначение записей заключается не только в демонстрации функционирования СЭМ органам по сертификации; в первую очередь систематически ведущиеся записи дают возможность анализа и прогноза результативности, выявления проблем и возможностей улучшения, а также поддерживают последовательность и систематичность в управлении организацией. Для этого записи должны идентифицироваться и изучаться максимально эффективно, допускать сопоставление и анализ. Это фактически подразумевает хранение записей в электронной форме. По возможности следует хранить в доступной для поиска электронной форме не только количественные данные, но и текстовые записи (полностью или фрагментарно), например, протоколы аудитов, с тем, чтобы впоследствии можно было проанализировать возникновение повторных несоответствий в отношении определенных подразделений, процедур или экологических аспектов.

Документ Информация и ее соответствующий носитель. Примечание: Носитель может быть бумажным, магнитным, электронным или оптическим компьютерным диском, фотографией или эталонным образцом, или их комбинацией. ISO 9000:2000, п. 3.7.2

Контроль документации и организация документооборота являются естественными и необходимыми элементами деятельности любой, даже самой малой организации. Необходимость хранения, распространения и доступа к документам существует всегда; тем не менее, множество организаций испытывает трудности в осуществлении документооборота. Даже после внедрения системы менеджмента в соответствии с международными стандартами, управление документацией остается одной из основных областей, в которых при внутренних, сертификационных и инспекционных аудитах выявляются несоответствия. Трудность представляет не разработка системы контроля документооборота, а регулярное следование ей, исключающее такие проблемы, как использование устаревших документов, отсутствие необходимых документов в местах их применения, потерю документов.

Рекомендации в отношении организации документооборота (и структуры отдельных документов) приводятся в Техническом отчете ISO TR 10013:2001 «Руководящие указания по документации системы менеджмента качества». Дополнительно полезным может быть стандарт системы управления записями - ISO 15489 - 1:2001 «Информация и документация - Управление записями. Часть 1: Общее». Остановимся на рекомендациях и принципах организации документооборота.

В первую очередь, необходимо четко определить применяемые подходы к документированию и обеспечить следование им. Если документальное оформление информации (например, правил, процедур, решений, сообщений и т. п.) не требуется международными стандартами или государственными нормативными документами, организация может самостоятельно принять решение о том, оформлять ли документально эту информацию. Организация может организовать исключительно электронный документооборот, рассматривая печатные экземпляры как неконтролируемые копии. При этом во всех случаях необходимо обеспечить соответствующие процедуры и обучение, которые гарантировали бы, что сотрудники организации следуют процедурам и иным предъявляемым требованиям, если они не документированы, или пользуются только актуальными копиями документов. Принципы и механизмы документирования и системы документооборота должны применяться в организации единым образом; следовательно, интеграция систем менеджмента на уровне контроля и управления документацией является обязательной.

Для создания системы документооборота необходимо определить типы документов, которые должны контролироваться, рассматривая (если это позволяют ресурсы и планируемые сроки сертификации) всю систему документации организации, а не только документы, связанные с СЭМ или СМК. Проведение анализа существующих механизмов контроля документов позволит использовать эффективные наработки и сконцентрировать внимание на проблемных вопросах. Для этого в качестве первого этапа необходимо подготовить списки использующихся и требуемых типов документов (по отделам/функциям).

Для создания системы документооборота, которая бы отвечала требованиям международного стандарта, следует разработать общие требования к документам разного типа, включающие:

- форму ведения документа (электронную или бумажную);

- требования к содержанию и оформлению;

- требования по подготовке и утверждению, ответственность за подготовку и актуальность;

- требования по выпуску и доступности контролируемых копий, распространению документов;

- требования по пересмотру (основания пересмотра, периодичность и порядок пересмотра);

- методы идентификации и используемые обозначения.

Для обеспечения контроля документов может быть создан регистр (предпочтительно, электронный), в который бы вносилась информация о документах, включая номера, данные об утверждении источнике, ответственность и срок пересмотра, связанные документы, список рассылки/местонахождения контролируемых копий. Регистр может совмещаться с электронной базой документации, даже если она не является носителем контролируемых копий документации.

При создании системы управления документацией следует соблюдать следующие положения:

1. До утверждения документа ответственные специалисты должны убедиться в ясности, точности и адекватности информации, соблюдении требований к содержанию и структуре. Предполагаемые пользователи должны иметь возможность оценить применимость документа и дать комментарии на него; они должны быть осведомлены о разработке и об утверждении соответствующего документа.

2. Документы должны утверждаться руководителем, ответственным за его внедрение. Каждая копия документа должна содержать свидетельство такого утверждения.

3. Распространение документов должно обеспечивать доступность актуальных версий документов всем сотрудникам, которым необходима содержащаяся в них информация, и изъятие устаревших версий контролируемых документов. Этому может способствовать присвоение индивидуального номера копиям.

4. Для документов, которые могут быть предоставлены внешним сторонам (например, экологическая политика), следует определить способы поддержания актуальных копий (если это признается важным) или указывать на то, что копия не контролируется.

5. Должен быть обеспечен процесс пересмотра документации при изменении условий, к которым они привязаны (например, процессов), а также периодического пересмотра для учета других изменений. При внесении изменений и дополнений документ должен пройти ту же процедуру согласования, что и при его разработке.

6. Для журналов/регистров должны быть определены формы, процедура и ответственность за заполнение.

По мере введения процедур контроля документации, специалисты и руководители всех уровней должны быть ознакомлены с требованиями в отношении обращения с документацией (в частности, использования актуальных копий контролируемых документов, процедур получения документов и т. п.). Ответственные за разработку и поддержание актуальности документов должны быть также ознакомлены с соответствующими требованиями. Естественно, все вышеизложенное относится не только к документам СЭМ, но и ко всем связанным документам, а в идеале - ко всем документам организации.