Балаково 2008

Имени П.А. СТОЛЫПИНА» в г. Балакове

Кафедра прикладной информатики и естественно-научных дисциплин

ИНСТРУМЕНТАРИЙ ГРАФИЧЕСКОЙ СРЕДЫ

MICROSOFT PROJECT

Учебное пособие к лабораторным работам по дисциплине

«Проектирование информационных систем»

Для студентов специальности 08080.65 Прикладная информатика

(в государственном и муниципальном управлении)

Одобрено на заседании

Учебно-методического совета

факультета _________________

___________________________

от «__»______________200_ г.

Протокол №___

Балаково 2008

Цель работы: изучение рабочей среды и видов представлений проектных данных в Microsoft Project, получение навыков работы с инструментальными средствами Microsoft Project.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

Microsoft Project является одним из приложений Microsoft Office, предназначенное для управления проектами.

Проект состоит из задач,то есть активностей,направленных на достижение определенного результата. Чтобы задача могла быть выполнена, на нее выделяются ресурсы – материальные (оборудование) и рабочие (сотрудники). Выделение ресурса на задачу называетсяназначением.

Завершающие задачи, то есть задачи, выполнение которых приводит к достижению важного проектного результата или завершает фазу, называются вехами.Задачи могут объединяться в группы (или фазы), и задача, объединяющая другие, называется суммарной.

Задача имеетдлительность, то есть время, необходимое на ее выполнение. Кроме того, задача характеризуется объемом трудозатрат (объемом работ) и затратами (стоимостью), необходимыми для ее выполнения.

ИНТЕРФЕЙС MS PROJECT

При первом запуске MS Project окно программы выглядит так, как показано на рисунке 1.

Рисунок 1. – Окно MS Project, открывающееся после первого запуска программы.

Сверху расположена строка меню, под ней панели инструментов, а ниже — рабочая область программы.

Среди панелей инструментов есть панель Консультант. Названия кнопок этой панели соот­ветствуют основным объектам, с которыми можно работать в MS Project: Задачи, Ресурсы, Отслеживание и Отчет. При нажатии на любую из этих кнопок, на панели в левой части рабочей области отображается список возможных действий с выбранным объектом.

Панель в левой части рабочей области, также отображается после запуска MS Project и служит как для отображения инструкций Консультанта, так и для осуществления некото­рых других операций.

НАСТРОЙКА ПРОГРАММЫ

Для перехода к настройке MS Project нужно выбрать команду меню Tools ► Options (Сервис ► Параметры). На экране появится диалоговое окно настроек, состоящее из нескольких вкладок, на которых сгруппированы определяющие работу про­граммы параметры.

Вкладка Общие состоит из трех разделов. В первом, Общие параметры для Microsoft Project, расположены общие параметры программы, а в третьем Общие пара­метры для 'Проект1', — общие настройки открытого проекта. В разделе между ними, Мастер планирования, определяется, каким образом MS Pro­ject будет отображать подсказки при составлении плана проекта.

Прежде чем начать составлять план проекта, нужно ввести в специальном диалого­вом окне начальные данные о проекте. Флажок (Запрос на ввод сведений о проекте для новых проектов) обеспечивает автоматиче­ский вывод на экран этого диалогового окна при создании нового проекта. Это удобно, поскольку не нужно открывать диалоговое окно через меню, и, кроме того, это избавляет от возможных ошибок, которые могут возникнуть, если началь­ная информация не будет введена. Поэтому этот флажок необходимо установить.

Два последних параметра — счетчик (Помнить список из файлов) и флажок (Имя пользователя) — стандартны для программ семейства Microsoft Office. Первый из них определяет, сколько файлов из числа недавно использованных будут перечислены в меню (Файл). Рекоменду­ется установить максимально возможное число — 9. Второй параметр определяет, как MS Project будет именовать автора файлов проектов в файловых свойствах, различных отчетах и пр. В поле ввода нужно указать свое имя.

Параметры редактирования в MS Project размещены на вкладке Правка и сгруппированы в двух разделах, один из которых содержит настройки, относящиеся к программе в целом, а второй — к открытому в данный момент проекту.

Флажок (Правка прямо в ячейке) определяет, можно ли редак­тировать данные непосредственно в таблице. Если сбросить его, то для редак­тирования данных таблицы необходимо будет выделять ячейку и затем вводить ее значение в строке ввода.

Кроме того, в этом разделе имеется параметр, управляющий способом обновле­ния объектов из других файлов, внедренных в файл проекта (OLE-объекты). Обновление может происходить при открытии файла автоматически или по за­просу. Для автоматического обновления объектов нужно сбросить флажок - Запрашивать об обновлении автоматических связей.

Параметры сохранения настраиваются на вкладке Сохране­ние диалогового окна Параметры.

Эта вкладка состоит из раздела общих настроек и раздела настроек, относящих­ся к открытому файлу проекта. Как обычно, сначала идут параметры, опреде­ляющие работу MS Project в целом.

Первый параметр на этой вкладке — раскрывающийся список Сохранять файлы Microsoft Project как. В нем можно выбрать формат, кото­рый будет предлагаться по умолчанию при попытке сохранить файл. Реко­мендуется использовать формат MS Project (*.mpp).

В области Расположение отображаются имена папок, в которых располагаются файлы проектов, пользовательские шаблоны, шаблоны рабочей груп­пы и базы данных ODBC. В разделе Автосохранение - флажок со счетчиком Автосохранение каждые... минут определяет, будет ли осуществляться автоматическое сохранение и с какой периодичностью. Рекомендуется устано­вить этот флажок и задать периодичность сохранения в интервале от 2 до 5 минут. Используя два следующих далее переключателя —Сохра­нять только активный проект и Сохранять все открытые про­екты, — можно указать, будет ли сохраняться автоматически только тот про­ект, окно которого в данный момент активно, или же все открытые в MS Project проекты. Рекомендуется сохранять все открытые проекты и сбросить флажок Запрос перед сохранением.

Находящийся в последнем разделе флажок Развертывать повремен­ные данные в базе данных- определяет, как будет представлена временная инфор­мация о проекте при сохранении плана проекта в базе данных (например, при экспорте в MS SQL Server). При установленном флажке повременная инфор­мация сохраняется, а при сброшенном — нет, что существенно ускоряет работу с базой данных.

Настройки просмотра проектной информации находятся на вкладке View (Вид). Здесь определяются параметры, общие для программы и применяе­мые для открытого файла. В этом же разделе перечислены и нестандартные элементы интерфейса. Флажок- Окна на панели задач- определяет, будет ли каждый открытый проект отображаться отдельной кнопкой на панели задач. Если выклю­чить этот режим, то переключаться между открытыми проектами можно будет только с помощью меню Окно. Рекомендуется установить этот флажок. Нужно установить флажок -Всплывающие подсказки, чтобы при наведении мыши на ячейку появлялась всплывающая подсказка, отображающая ее содержимое.

НАСТРОЙКИ ПАНЕЛЕЙ ИНСТРУМЕНТОВ

Отключение отображения области задач при загрузке программы осуществляет­ся сбросом флажка Show at startup (Показывать при запуске), расположенного вни­зу панели, это можно увидеть на рисунке 1. Закрыть панель можно с помощью креста в ее верхнем правом углу.

Отключить отображение Консультанта можно только в диалоговом окне на­стройки интерфейса MS Project с помощью команды меню Tools ►Options (Сервис ► Параметры) и перейдя на вкладку Interface (Интерфейс) нужно сбросить флажок Display Project Guide (Открывать консультант) (рисунок 2).

Рисунок 2 – Параметры настройки интерфейса MS Project

Убрав с экрана ненужные пока панели, следует отобразить одну полезную па­нель, которая называется View Bar (Панель представлений). Для этого нужно вос­пользоваться командой меню View ► View Bar (Вид ► Панель представлений). Теперь настройка MS Project завершена, и окно программы должно принять такой вид, как показано на рисунке 3.

Рисунок 3 - Окно MS Project после завершения настроек

ОСНОВНЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ ИНТЕРФЕЙСА

Окно MS Project содержит следующие элементы:

· меню;

· панели инструментов;

· строку ввода;

· рабочую область;

· строку состояния.

Меню, панели инструментов и строка состояния являются стандартными эле­ментами программ Windows, и при работе с ними можно использовать привычные приемы.

Настройка меню и панелей инструментов осуществляется щелчком правой кнопки мыши на панели инструментов или меню и последующим выбором в появившемся контекстном меню пункта Customize (Настройка). Убрать или отобразить строку состояния можно в диалоговом окне Options (Параметры). Откройте это окно, вы­брав команду меню Tools ► Options (Сервис ► Параметры), перейдите на вкладку View (Вид) и установите или сбросьте флажок Status bar (Строка состояния).

Строка ввода служит для ввода и редактирования значений в ячейках таблиц и на диаграммах, аналогично знакомой вам строке формул в Excel.

РАБОЧАЯ ОБЛАСТЬ MS PROJECT

Рабочая область MS Project состоит из панели представлений (View Bar) и собственно представлений проектных данных.

Панель представлений содержит значки с названиями представлений, щелкая на которых можно быстро переключаться между различными представлениями.

Рисунок 8 – Окно с выбранным представление «Диаграмма Ганта»

ПРЕДСТАВЛЕНИЯ

Представление, иногда называемое также видом,— это способ отображения про­ектных данных для просмотра и редактирования, который может сочетать в себе таблицы, диаграммы и формы. Дело в том, что файл проекта содержит огромное количество данных, и просматривать их одновременно невозможно. В представ­лении на экране отображается ограниченный набор нужной информации о про­екте, что облегчает ее просмотр и редактирование.

Представление имеет гибкую структуру и может состоять как из отдельной таб­лицы, диаграммы или формы, так и из их комбинации.

ТАБЛИЦЫ В MS PROJECT

Таблицы - это один из основных способов представления проектных данных.

В проектном файле все данные хранятся в виде двух таблиц, одна из которых со­держит информацию о задачах, а вторая — о ресурсах проекта, то есть задейство­ванных в выполнении задач людях и материальных ценностях. Эти две «внут­ренние» таблицы состоят из множества полей, большинствоиз которых созданы «про запас» и обычно не используются.

Рабо­тая в MS Project, пользователь имеет дело только с маленькими «внешними» таблицами. В MS Project заложен набор предопределенных таблиц, предназначенных для работы с небольшим объемом проектной информации. Каждая из этих таблиц содержит лишь несколько полей одной из «внутренних» таблиц проектного файла. Соответственно, «внешние» таблицы (как и «внутренние») содержат информацию либо о задачах, либо о ресурсах.

Таки образом, «внутри» MS Project есть таблица ресурсов и таблица задач, а «снаружи», в интерфейсе, есть ряд таблиц, являющихся набором полей либо из одной, либо из другой «внутренней» таблицы.

На рисунке 10 представлена схема организации данных в MS Project.

Рисунок 10 – Схематическое представление организации данных в MS Project

Таблицы отображаются в представлениях, причем есть представления, в которых таблицы совмещены с диаграммой (например, Диаграмма Ганта, рисунок 8), а есть и состоящие из одной таблицы (например Лист ресурсов).

В настройках представления определено, какая таблица открывается по умолча­нию при его загрузке. При этом в любой момент можно вывести на экран другую таблицу такого же типа. Например, в представлении Диаграмма Ганта при открытии отображается таблица Ввод данных, а в представлении Использование задач— таблица -Использование. Но при желании можно отобразить таблицу Ввод данных в представлении Исполь­зование задач или таблицу Использование задач в представлении Диаграмма Ганта. Таким образом, в представлении заложено ограничение на тип отображаемых таблиц (таблицы с данными о задачах или ресурсах), но просматривать в нем можно любые таблицы этого типа. Переключение между таблицами осуществля­ется с помощью команды меню View ► Table (Вид ► Таблица).

В списке, появляющемся при выборе команды View ► Table (Вид ► Таблица), пере­числены наиболее часто используемые таблицы для текущего представления. Если же этот список не содержит нужной таблицы, то ее можно найти, щелкнув на расположенном внизу списка пункте More Tables (Другие таблицы).

После щелчка откроется диалоговое окно со списком всех таблиц, доступных для отображения в представлениях MS Project (рисунке 13).

Рисунок 13 – Диалоговое окно выбора таблицы из полного списка для отображения в текущем представлении

Таблицы разделены на две группы: Task (Задачи) и Resource (Ресурсы), согласно типу отображаемой в них информации. Выбор группы таблиц осуществляется с помощью переключателей в верхней части диалогового окна.

СОЗДАНИЕ НОВОЙ ТАБЛИЦЫ

Для осуществления операций по созданию и удалению таблиц необходимо от­крыть диалоговое окно со списком всех таблиц, доступных в открытом проекте. Уже знакомое нам диалоговое окно (рисунок 13) открывается с помощью коман­ды меню View ► Table ► More Tables (Вид ► Таблица ► Другие таблицы). Чтобы создать таблицу, нужно щелкнуть на кнопке New (Создать). При этом по­явится диалоговое окно определения свойств таблицы (рисунок 14). Здесь задается название таблицы, состав ее полей и их формат, а также дополнительные пара­метры отображения таблицы в интерфейсе MS Project.

Рисунок 14 – Диалоговое окно определения свойств создаваемой таблицы

Нужно иметь в виду, что тип создаваемой таблицы (и, соответственно, набор доступных столбцов) зависит от того, какого типа таблицы просматривались в списке таблиц в момент нажатия кнопки New (Создать).

Название таблицы указывается в поле Name (Имя). Флажок Show in menu (Показы­вать в меню) определяет, будет ли новая таблица отображаться в списке таблиц, открывающемся в подменю View ► Table (Вид ► Таблица).

Флажок Lock first column (Зафиксировать первый столбец) влияет на отображение первой колонки: будет ли она выглядеть, как обычная колонка, или же будет за­щищена от ввода и выделена серым цветом.

Формат представления дат в ячейках таблицы выбирается в списке Date format (Формат даты). Вариант Default (По умолчанию) соответствует формату, определен­ному для всего проекта на вкладке View (Вид) диалогового окна Options (Парамет­ры) (открываемого командой меню Tools ► Options (Сервис ► Параметры)). После ввода всех параметров новой таблицы для их сохранения нужно нажать кнопку ОК.

Во многих случаях таблица создается не «с нуля», а на основе существующей таблицы. Удобнее всего при этом скопировать существующую таблицу и, сохра­нив ее с новым названием, внести в нее необходимые изменения.

Часто проект имеет ограниченный бюджет, и в таких случаях, создавая проектный план в таблице (Ввод) представления (Диаграмма Ганта), удобно всегда иметь перед глазами информацию о цене проекта, не переключа­ясь в таблицу Cost (Затраты). Самый простой путь для этого — добавление колонки Cost (Затраты) в таблицу Entry (Ввод). В таком случае в таблице будет отображаться информация о суммарной стоимости работ по проекту и стоимости каждой из его задач. При этом следует сохранить копию исходной таблицы на тот случай, если она понадобиться в дальнейшем.

Итак, переключитесь в представление (Диаграмма Ганта) и выберите ко­манду меню (Вид ► Таблица ► Другие таблицы). В открыв­шемся диалоговом окне таблица (Ввод) уже будет выделена, поэтому останется только нажать кнопку Сору (Копировать). После этого появится диало­говое окно, в котором необходимо установить флажок Show in menu (Показывать в меню), чтобы новую таблицу можно было открывать через меню MS Project, и вы­брать название для новой таблицы, например Ввод с контролем стоимости. Далее нажмите ОК, чтобы сохранить новую таблицу и вернуться в диалоговое окно со списком таблиц. Новая таблица в этом списке будет выделена. Для возвращения к представлению (Диаграмма Ганта) нажмите кнопку (Применить).

Рядом с диаграммой теперь находится таблица, которую мы только что создали. Чтобы убедиться в этом, откроем меню (Вид): название открытой таблицы указано в нем напротив команды (Таблица) (рисунок 15).

Рисунок 15 - Отображение названия новой таблицы в представлении в меню Вид

Теперь добавьте в таблицу колонку с информацией о стоимости. Оптимальное место для нее — слева от столбца с названием задачи, поскольку в таком случае информация о стоимости всегда будет на виду.

Для добавления колонки выделите столбец с названием задачи, щелкнув по его заголовку, а затем щелкнете по выделенному столбцу правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберете команду (Вставить столбец). В открывшемся диалоговом окне определения свойств добавляемой в таблицу колонки (рисунок 16).

Рисунок 16 – Диалоговое окно определения свойств добавляемой в таблицу колонки

Редактирование и форматирование данных в таблицах

Редактирование таблиц в MS Project осуществляется почти так же, как в Excel. Удобно, что во многих полях можно выбирать значения из списка или пользоваться стрелками для увеличения и уменьшения значений, кроме того, данные можно вводить с помощью строки ввода.

Возможности форматирования содержимого таблиц в MS Project довольно раз­виты. Во-первых, есть возможность изменять шрифт и цвет данных в ячейках и столбцах. Для этого нужно выделить ячейку (установив в нее курсор и щелк­нув мышью) или столбец (щелкнув по его заголовку), а затем вызвать диало­говое окно определения свойств шрифта (рисунок 17) через меню Format ► Font (Формат ► Шрифт). Это диалоговое окно можно вызвать и выбором команды Font (Шрифт) в контекстном меню, которое появляется при щелчке правой кнопкой мыши по выделенной ячейке или столбцу.

Рисунок 17 – Диалоговое окно определения свойств шрифта

Диалоговое окно определения свойств шрифта содержит несколько полей, с по­мощью которых можно задать тип шрифта (поле Font), его начертание (поле Font style), размер (счетчик Size) и цвет (список Color), а также добавить эффект под­черкивания (флажок Underline (Подчеркнуть)). В области Sample (Образец) отобра­жается пример применения выбранных настроек шрифта.

Во-вторых, MS Project позволяет одновременно форматировать строки таблицы, относящиеся к задачам или ресурсам определенного типа. Для этого нужно вы­брать команду меню Format ► Text Styles (Формат ► Стили текста) или воспользовать­ся командой Text Styles (Стили текста) контекстного меню, которое отображается при щелчке правой кнопки мыши по выделенной колонке таблицы.

Диалоговое окно изменения текстовых стилей (рисунок 18) является аналогом диалогового окна определения свойств шрифта. Единственное от­личие — это присутствие списка Item to Change (Изменяемый). Выбрав нужный элемент из этого списка, можно затем изменять его шрифт, стиль, размер и ис­пользовать дополнительные эффекты.

Рисунок 18 – диалоговое окно определения свойств текстовых стилей

Список приведенных в списке элементов зависит от типа таблицы, открытой в текущем представлении. Например, диалоговое окно на рисунке 18 вызвано щелч­ком по таблице в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта), поэтому в списке элементов приведены различные типы задач.

В качестве примера отформатируйте курсивом все задачи, являющиеся критиче­скими для проекта. Для этого выберете в списке Item to Change (Изменяемый) пункт Critical Tasks (Критические задачи) и измените начертание шрифта на полужирный кур­сив в списке Font style (Начертание). В результате все строки таблицы, относящие­ся к критическим задачам, автоматически будут выделены.

Возможность форматирования стилей текста полезна, когда нужно выделить в таблице группу строк на основании типа размещенных в них данных. Это приго­дится при формировании разнообразных распечаток и при работе с представле­ниями, не содержащими диаграмм.

В некоторых случаях для вычленения нужной информации из множества строк в таблице более удобны другие средства, имеющиеся в MS Project: сортировка, фильтрация и группировка данных.

СОРТИРОВКА

Несмотря на то, что проектные данные распределены по представлениям, каждое представление может содержать слишком большой объем информации. Поэтому очень важно уметь отбирать из данных, отображаемых в представлениях, только нужные.

Сортировка позволяет изменять порядок записей в таблице по возрастанию или убыванию значений в одном или нескольких ее полях. Например, можно отсор­тировать задачи по трудозатратам и в отсортированной таблице увидеть, какие задачи требуют наименьших трудозатрат, а какие — наибольших.

Таблицы, отображаемые в представлениях, являются уменьшенными варианта­ми «внутренних» таблиц. Поэтому сортировать записи во «внешних» таблицах можно по любому из столбцов «внутренней» таблицы, а не только по тем столбцам, которые включены в структуру «внешней» таблицы.

Чтобы применить сортировку, следует воспользоваться подменю Project ► Sort (Проект ► Сортировка). В этом подменю (рисунок 19) содержится набор стандартных вариантов сортировки для текущего типа таблицы.

Если в таблице отображается информация о задачах, то в меню будут представ­лены следующие варианты сортировки: by Start Date (по дате начала), by Finish Date (по дате окончания), by Priority (по приоритету), by Cost (по затратам) и by ID (no иден­тификатору). Если же в таблице содержатся данные о ресурсах, то в меню будут представлены варианты сортировки by Cost (по затратам), by Name (по названию) и by ID (по идентификатору).

Рисунок 19 - меню сортировки данных в MS Project

Последний пункт в списке, Sort by (Сортировать по), вызывает окно сортировки, в котором можно настроить параметры сортировки самостоятельно. Этот пункт присутствует в списке независимо от текущего типа таблицы.

Для быстрого вызова окна сортировки можно выделить любую из колонок таб­лицы, затем щелкнуть на ней правой кнопкой мыши и в раскрывшемся контек­стном меню выбрать команду Sort by (Сортировать по).

Рисунок 20 - Окно сортировки MS Project

Диалоговое окно сортировки (рисунок 20) позволяет выбрать до трех полей, по которым будет осуществляться сортировка записей таблицы. Сорти­ровка выполняется последовательно, сначала по первому полю, потом по второ­му и затем — по третьему (счет идет сверху вниз). При этом для каждого вы­бранного поля можно указать порядок сортировки — по возрастанию (переключа­тель Ascending (По возрастанию)), когда в начале таблицы отображаются записи с наименьшими значениями в этом поле, или по убыванию (переключатель Descending (По убыванию)), когда в начале таблицы отображаются записи с наи­большими значениями

Флажки, расположенные внизу диалогового окна сортировки, определяют допол­нительные параметры сортировки. Установленный флажок Permanently renumber tasks (Перенумеровать задачи) при сортировке меняет идентификаторы задач (ID) в соответствии с их новым расположением в таблице (1 соответствует первой за­писи, 2 — второй и т. д.).

После нажатия кнопки Sort (Сортировать) данные в таблице сортируются в соот­ветствии с заданными параметрами. Для восстановления исходного порядка строк в таблице нужно выбрать команду меню Project ► Sort ► by ID (Проект ► Сортировка ► по идентификатору), поскольку значение в столбце с идентификатором соответст­вует порядковому номеру строки. Правда, сортировка по идентификатору вернет задачи в исходное представление только в том случае, если ранее при сортировке не был установлен флажок Permanently renumber tasks (Перенумеровать задачи), поскольку в противном случае строки перенумеровываются в порядке, соответ­ствующем их положению после сортировки.

ФИЛЬТРАЦИЯ

При работе с проектными планами, содержащими большое число задач и ресур­сов, часто требуется отображать в таблицах не все доступные данные, а только некоторую их часть. Для отбора строк, отображаемых в таблицах, служат средст­ва фильтрации: структурная фильтрация, автофильтр и фильтры.