Методы минимизации потери времени

В процессе анализа и разработки новых, более эффективных способов использования рабочего времени необходимо принимать во внимание некоторые практические рекомендации, позволяющие снизить потери времени:

1. В данное время занимайтесь только одним делом. Полное сосредоточение на конкретном вопросе позволит решить его быстро и с максимальным количеством полезных результатов.

2. Несложные, ежедневно повторяющиеся дела доведите до автоматизма. Действия, которые производятся нами автоматически, мы в конце концов перестаем замечать и, следовательно, не тратим ни времени, ни усилий на их обдумывание. Но, разумеется, сначала нужно очень тщательно проанализировать свой рабочий день, чтобы определить, какими именно несложными делами нужно заниматься самому и доводить их до автоматизма, а какие лучше делегировать подчиненным.

3. Не вините себя, если чего-то не успели. Чувство вины само по себе — фактор крайне непродуктивный, и уж тем более неуместно оно в рабочей обстановке, где основой любого решения должен быть, прежде всего, прагматизм. Тот факт, что вы чего-то не успели, не повод для ненужных эмоций, а скорее симптом, показывающий, что вы должны уделить дополнительное внимание планированию своего рабочего дня.

4. Эффективный начальник - эффективный подчиненный. Даже если вы сумели найти идеальную формулу рабочего дня и ни одной минуты вашего времени не пропадает даром, это ничего не даст при плохой работе ваших подчиненных. Поэтому, воспитывая себя, параллельно нужно воспитывать и своих подчиненных, приучая и их более эффективно справляться со своими обязанностями и давая понять, что вы как руководитель будете требовать от них постоянного совершенствования.

5. Не пытайтесь достичь совершенства. Приступая к очередному делу, менеджер должен четко представлять себе допустимую степень его законченности. Если вы проводите предварительную встречу с потенциальным клиентом, совсем не обязательно заказывать в типографии буклет, иллюстрирующий ваши предложения. Достаточно будет набросать их от руки на листке бумаги и упомянуть в разговоре, а более детально проработать только те направления, которые клиента заинтересуют.

6. Учитесь правильно читать. Существуют различные техники быстрого чтения, но для руководителя важно не умение за короткое время прочесть максимальное количество страниц, а умение выделять в тексте важное и отметать второстепенное. Во время чтения полезно делать заметки на полях, выделять или подчеркивать то, что показалось вам важным. Все эти приемы позволят сделать чтение эффективным и гарантируют, что внимание будет сосредоточено на информации, действительно необходимой и полезной.

7. Избегайте церемоний. Иногда руководители хотят показать свою важность, подчеркивая, что обратиться к ним можно только через секретаря или по предварительной записи, или устанавливают сложные многоступенчатые процедуры рассмотрения деловых бумаг. Такая политика не только отрицательно сказывается на достижении общих целей организации, но и в большинстве случаев мешает работать самому руководителю. Необходимо только упорядочить такие контакты, назначив специальные часы, когда каждый работник может обратиться со своим вопросом непосредственно к руководителю.

8. Не торопитесь. «Поспешай медленно » - говорит пословица, и с ней трудно спорить. Спокойное, размеренное выполнение запланированных заданий – залог успешного достижения намеченных результатов. В состоянии цейтнота, когда очевидно, что работа не будет выполнена в намеченные сроки, кроме временных, действуют еще и психологические факторы, из-за чего многократно возрастает вероятность совершения ошибок. Поэтому лучше всего дела до такого состояния не доводить, а если уж авральная ситуация возникла, нужно постараться скорректировать первоначальный план и перестроить работу так, чтобы минимизировать отрицательные последствия. Категорически противопоказано в таких ситуациях нагнетать атмосферу и провоцировать своим поведением еще большую нервозность.

9. Активнее используйте оргтехнику. Современная промышленность выпускает огромное количество вспомогательных средств, позволяющих руководителю эффективнее организовать свой производственный процесс. Сюда относятся и сложные технические средства, такие как компьютер, ксерокс или сканер, и обыкновенные настольные конторки или разноцветные папки, которые позволяют сортировать документацию и быстро находить те бумаги или письма, которые необходимы в данный момент.

10. Планируйте свой отдых. Отдыхать и расслабляться нужно тогда, когда вы устали, а не тогда, когда появится возможность. Среди напряженного трудового дна она может вообще не появиться, либо к тому времени вы будете просто валиться с ног. Чтобы на протяжении всего рабочего периода постоянно быть в тонусе, нужно делать короткие, но достаточно частые перерывы на расслабление.

11. Согласовывайте расписание. Планируя собственное рабочее время, не следует забывать и о времени других. Сотрудники одной организации находятся в постоянном взаимодействии друг с другом, и, назначая время для встреч или совещаний, необходимо согласовывать его с планами своих коллег и с расписанием работ своих подчиненных.

12. Умейте сказать «нет». Отзывчивость — прекрасное качество, но руководитель, которого отрывают от работы по каждому пустяку, никогда не выполнит тех задач, для которых он поставлен на это место. Поэтому, вступая в контакт с подчиненными или коллегами, сразу уточните, сколько времени им может понадобиться, и, если в данный момент вы такими резервами времени не располагаете, перенесите встречу.

13. Любите порядок. Иногда, анализируя свое рабочее время за день, руководитель с удивлением видит, что почти 10% его ушло на переворачивание и перекладывание вороха бумаг, кучей наваленных на рабочем столе. Каждому документу - свое место: вот правило, которое позволит организовать работу эффективно и иметь нужную бумагу в руках именно в тот момент, когда в ней возникла необходимость.

14. Всегда ставьте перед собой цель. Возможно, это главная рекомендация по эффективному использованию времени. Если вы не стремитесь к достижению какой-либо цели, то вам не нужно время и на ее реализацию. Помня о долгосрочных, стратегических целях, нельзя упускать из вида и текущие, повседневные результаты. Постоянно держа в голове результат, к которому вы стремитесь, вы незаметно для себя будете действовать намного организованнее и, не растрачивая свое время по пустякам, сможете все внимание и силы уделить главному.

ЛИТЕРАТУРА

1. Азбука менеджмента: Учеб.-метод. пособие: В 2 кн. — Ужгород:ЗЮШМ, 1995.

2. Американский менеджмент на пороге XXI века. — М.: Экономика, 1991.

3. Андреев В. И. Саморазвитие менеджера / Андреев В. И.. — М.: Нар. образование,1995.

4. Анохин Л. К. Методологическое значение кибернетических закономерностей / Анохин Л. К. // Материалистическая диалектика и методы естественных наук. — М.: Наука, 1968.

5. Биркендиль В. Как добиться успехов в жизни / Биркендиль В.. — М.: Интерэкспорт, 1992.

6. Безруких М. Я и другие Я, или Правила поведения для всех / Безруких М.. —М.: Политиздат, 1991.

7. Будзан Б. Самоменеджмент: управление своим временем: Курс для менеджеров / Будзан Б. // ОФИС. — 1998. — № 1–2.

8. Вайнцвайг П. Десять заповедей творческой личности; пер. с англ. / Вайнцвайг П. —М.: Прогресс, 1990.

9. Волович В. И. Системный подход // Социологический справочник; под общ. ред. В. И. Воловича. — К.: Политиздат Украины, 1990.

10. Вудкок М. Раскрепощенный менеджер: Для руководителя-практика; пер. с англ. / Вудкок М., Френсис Д. — М.: Дело, 1991.

11. Гуленко В. В. Соционика для руководителя: В 2 кн. —Кн. 2. Основы социоанализа / Гуленко В. В., Молодцов А. В.. — [2-е изд.] — К.: МЗУУП, 1993.

12. Зайверт Л. Ваше время — в Ваших руках (Советы руководителям, как эффективно использовать рабочее время); пер. с нем. / Зайверт Л. —М.: Экономика, 1991.

13. Займитесь собой: Пособие по саморегуляции и самосовершенствованию. — М., 1995.

14. Иванцевич Дж. Человеческие ресурсы управления / Иванцевич Дж., Лобанов А. А.. —М.: Дело, 1993.

15. Карпичев В. Самоменеджмент: Введение в проблему / Карпичев В. // Пробл. теории и практики управления. — 1994. — № 3.

16. Китов А. И. Личность и перестройка: Заметки психолога / Китов А. И.. — М.:Профиздат, 1990.

17. Кочетов А. И. Как заниматься самовоспитанием. — [3-е изд., пер. и доп.] / Кочетов А. И. — Минск: Вышэйш. шк., 1991.

18. Кравченко А. И. Прикладная социология и менеджмент: учеб. пособие. / Кравченко А. И. — М.: Изд-во МГУ, 1995.

19. Курбатов В. И. Стратегия делового успеха / Курбатов В. И.. — Ростов н/Д: Феникс, 1995.

20. Литвинцева Н. А. Психологический автопортрет / Литвинцева Н. А.. — М.: Управление персоналом, 1996.

21. Лукашевич Н. П. Самоменеджмент деловой карьеры: В 2 ч. / Лукашевич Н. П. —Харьков: ОКО, 1998.

22. Лукашевич Н. П. Социология труда: eчеб. пособ. / Лукашевич Н. П. — К.: МАУП,2001.

23. Лукашевич Н. П. Производственная адаптация молодежи: сущность, функции, управление. / Лукашевич Н. П. — К.: УСХА, 1990.

24. Лукашевич Н. П. Социология воспитания: краткий курс лекций. Лукашевич Н. П. —К.: МАУП, 1996.

25. Менеджмент и самоменеджмент в системе рыночных отношений / [Ф. Н. Русинова и др.] — М.: ИНФРА-М, 1996.

26. Менеджмент организации: учеб. Пособ. / [З. П. Румянцева, Н. А. Саломатин, Р. З. Акбердин и др.] — М.: ИНФРА-М, 1995.

27. Мескон М. Х. Основы менеджмента: пер.с англ. / Мескон М. Х., Альберт М., Хедоури Ф. — М.: Дело, 1992.

28. Мистецтво життєтворчостi особистостi: наук.-метод. посiбник: У 2 ч. / Ред. рада: В. М. Донiй, Г. М. Несен, Л. В. Сохань та iн. —К.: ВIПОЛ, 1997. — 4.1. Теорiя i технологiя життєтворчостi.

29. Не повторить ошибок (Практические советы руководителю) /Сост. И. В. Липсиц. — М.: Экономика, 1988.

30. Никифоров Г. С. Самоконтроль человека / Никифоров Г. С. — М., 1990.

31. Обозов Н. Н. Психология работы с людьми— [5-е изд., стереотип.] / Обозов Н. Н., Щёкин Г. В. — К.: МАУП, 1999.

32. Орлов Ю. М. Восхождение к индивидуальности: книга для учителя / Орлов Ю. М. — М.: Просвещение, 1991.

33. Осипов Г. В. Тип личности социальный // Энциклопед. социол. Словарь / Осипов Г. В. — М.: ИСПИ РАН, 1995.

34. Познай себя (30 популярных тестов) / Сост. М. И. Белый. — М.: Экономика, 1992.

35. Полторак В. А. Социология труда: Справочник / Полторак В. А. — Днепропетровск: Арт-Пресс, 1997.

36. Практическая психология для менеджеров. — М.: Информ.-издат. дом “Филинъ”, 1996.

37. Психология личности: тесты, опросники, методики / Авт.-сост. Н. В. Киршева, Н. В. Рябчикова. — М.: Геликон, 1995.

38. Секреты умелого руководителя / Сост. И. В. Липсиц. — М.: Экономика, 1991.

39. Слинько О. Ключ к сердцу — соционика / Слинько О. — К.: Доверие, 1991.

40. Современный менеджмент: принципы и правила. — М.; Н. Новгород, 1992.

41. Сорокин П. А. Человек. Цивилизация. Общество: Пер. с англ. —М.: Политиздат, 1992.

42. Сохань Л. В. Психология жизненного успеха: Опыт социально-психологического анализа преодоления критических ситуаций / Сохань Л. В., Головаха Е. Н., Ануфриева Р. А. — К., 1995.

43. Боровский М. Б. Тесты и методика деловых игр для менеджера / М. Б. Боровский, И. А. Грабская. — К.: МАУП, 1994.

44. Тигер П. Делай то, для чего ты рожден: Путь к успешной карьере через самопознание: пер. с англ. / Тигер П., Бэррон-Тигер Б. — М.: АРМАДА, 1996.

45. Травин В. В. Основы кадрового менеджмента / Травин В. В., Дятлов В. А. —М.: Дело, 1995.

46. Фишер П. Новичок в кресле шефа / Фишер П. — М.: ИНФРА-М, 1995.

47. Франкл В. Человек в поисках смысла / Франкл В. — М.: Прогресс, 1990.

48. Хомич И. И. Человек — живая система: Естественнонаучный философский анализ / Хомич И. И. — Минск: Беларусь, 1989.

49. Хроленко А. Т. Самоменеджмент: для тех, кому от 16 до 20 / Хроленко А. Т. — М.:Экономика, 1996.

50. Швальбе Б. Личность, карьера, успех: пер. с нем. / Швальбе Б., Швальбе Х. —М.: АО Издат. группа “Прогресс-Интер”, 1993.

51. Щёкин Г. В. Визуальная психодиагностика: познание людей по их внешности и поведению. — [2-е изд., испр.] / Щёкин Г. В. — К.: МАУП, 2001.