В государственном стандарте даны требования по оформлению приложений в сопроводительных письмах и в распорядительных документах, но приложения оформляются и в других документах, кроме того, при оформлении документов нередко возникают вопросы, которые в стандарте никак не отражены. Рассмотрим некоторые из них.
При оформлении распорядительных документов в соответствующем пункте распорядительной части документа необходимо делать ссылку на приложение. Оформляется она следующим образом:
- если приложение одно:
В соответствии с постановлением Правительства Москвы от 21.01.2003 № 18-ПП «О структуре органов исполнительной власти города Москвы» Правительство Москвы постановляет:
1. Утвердить Положение о Комитете по связям с религиозными организациями города Москвы (приложение).
…
- если приложений несколько:
В связи с формированием Аппарата Правительства Москвы в соответствии с Законом города Москвы от 21 ноября 2001 года № 63 «О внесении изменений и дополнений в Закон города Москвы от 26 февраля 1997 года № 5 «О Правительстве Москвы»» Правительство Москвы постановляет:
1. Утвердить Положения:
- об Организационно-аналитическом управлении Правительства Москвы (приложение 1);
- о Правовом управлении Правительства Москвы (приложение 2);
- об Управлении по организации работы с документами Правительства Москвы (приложение 3);
- о Протокольном отделе Правительства Москвы (приложение 4);
…
На каждом приложении оформляется отметка о приложении по установленной форме:
Приложение 1 к постановлению Правительства Москвы от 3 декабря 2005 г. № 982-ПП |
Аналогичным образом оформляются приложения к договорам, актам, планам, отчетам и другим документам (не сопроводительным письмам). В тексте документа в соответствующем разделе текста делается ссылка на приложение, а на приложении – отметка о приложении:
Приложение 1 к договору купли-продажи сырой нефти от 5 июля 2005 г. № 38/93 |
При оформлении отметки о наличии приложения в сопроводительных письмах слово «Приложение» печатается непосредственно под текстом, без красной строки, дополнительным межстрочным интервалом от текста не отделяется:
Высылаем на рассмотрение Программу обучения специалистов по антикризисному управлению, а также Договор о сотрудничестве в подготовке указанных специалистов.
Приложение: 1. Программа обучения специалистов по антикризисному управлению на 8 л. в 1 экз.
2. Договор о сотрудничестве на 3 л. в 2 экз.
При оформлении приложений справочного характера к распорядительным, плановым, отчетным и другим документам приложения должны быть оформлены как полноценные документы, то есть должны содержать название вида документа (справка, график, сводка, перечень, список, план и др.), заголовок к тексту документа, например:
Справка о суммах налоговых отчислений
Справка о сумме задолженности предприятия
Список членов комиссии по оценке собственности предприятия
График выполнения работ по договору
План мероприятий по реализации постановления Правительства Российской Федерации от … № … «О…» и др.
Приложения визируются должностными лицами, ответственными за их подготовку.
Правила нумерации страниц текстовых документов
По стандартам оформления текстовых документов они должны быть пронумерованы согласно следующим правилам:
1. Все страницы документа следует нумеровать арабскими цифрами, используя сквозную нумерацию в пределах всего текста.
2. Титульный лист также включается в нумерацию. Ему присваивается, но не проставляется первый номер.
3. Номера страниц должны указываться в виде простой цифры без точки, скобки и любых других дополнительных знаков препинания.
7. Реквизит «адресат». Способы адресования.