2015-04-06
1400
Как уже было сказано, реквизит «Подпись» является обязательным для документа. Если после текста документа не проставлена подпись уполномоченного лица, то перед нами лишь проект документа, который станет собственно документом только после его подписания.
Следует отметить, что до настоящего времени встречаются случаи, когда в практике работы организаций применяются документы, не имеющие реквизита «Подпись» (т. е. вообще никем не подписанные).
К таким документам относятся, например, локальные нормативные акты: положения о структурных подразделениях организации, положения, регулирующие отдельные вопросы деятельности организации (положения об оплате труда, об аттестации, о порядке обработки персональных данных и т. д.), должностные инструкции и др.
Специалисты-практики нередко полагают, что документ, утвержденный руководителем организации (а локальные нормативные акты подлежат утверждению), подписанию не подлежит. Однако, это явное заблуждение. Наличие грифа утверждения в документе не заменяет и не отменяет реквизита «Подпись». Эти реквизиты существуют в документе одновременно, и каждый из них выполняет свои функции.
Так, должностная инструкция подписывается ее разработчиком (как правило, руководителем структурного подразделения), при необходимости согласовывается с заинте- ресованными должностными лицами, а затем утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом. Таким образом, недопустимо, чтобы после текста должностной инструкции оформлялись визы ознакомления с документом («С инструкцией ознакомлены:»). Сначала текст инструкции подписывается составившим ее работником.
При внесении в документ реквизита «Подпись» необходимо обратить внимание на два аспекта: юридический и технический. Юридический аспект связан с ответом на вопросы:
• кто уполномочен подписывать документы данного вида и содержания;
• что является основанием, в силу которого лицо, подписывающее документ, наделено такими полномочиями;
• возможна ли замена подписи одного лица, по каким-либо причинам отсутствующего, подписью другого лица применительно к конкретному документу (видам документов).
Технический аспект – это правильное оформление реквизита «Подпись»:
• место расположения реквизита в документе;
• составные части реквизита и требования к их оформлению;
• возможность применения при подписании документа аналогов собственноручной подписи.
Полномочия по подписанию некоторых наиболее важных документов установлены нормативными правовыми актами.
Печать – это особый способ удостоверения подлинности документа и подтверждение его юридической силы. Заверение печатью требуют определенные виды документов:
* Документы, подтверждающие права должностных лиц;
* Документы, удостоверяющие личность;
* Удостоверения, уставы, доверенности, положения, штатные расписания и т.д. + финансовые документы.
Печати бывают гербовые и простые. Порядок изготовления, хранения, применения и уничтожения гербовых печатей регламентируется постановлением правительства РФ «об упорядочении, хранении, применении и уничтожении..» от 27.12.1995 года №1268 в редакции от 8.06.2001 года. Также существует ГОСТ на изготовление печатей 51511-2001 «Печати с воспроизведением государственного герба..».
