Факторы эффективной работы группы

На эффективность работы группы оказывают влияние определенные факторы, среди которых размер и состав группы, групповые нормы, сплоченность, единомыслие и конфликтность группы, статусы и функциональные роли членов группы.

Теоретики управления посвятили много времени определению идеального размера группы. Исследования показывают, что группы от 5 до 11 человек обычно принимают более точные решения, чем иные по численности группы. В группах из 5 человек ее члены испытывают большую удовлетворенность работой. По мере увеличения размера группы общение между ее членами усложняется, согласие достигается более сложно, усиливается тенденция к неформальному разделению групп на подгруппы со своими целями.

Под составом группы понимают степень сходства личностей и точек зрения, подходов при решении проблем. Группы, состоящие из непохожих людей с разными точками зрения, вырабатывают больше качественных решений.

Сильное влияние на поведение членов группы оказывают групповые нормы, которые могут быть положительными, т.е. способствующими достижению целей организации, и отрицательными, т.е. препятствующими этим целям. Нормы можно проклассифицировать следующим образом:

• гордость за организацию;

• достижение целей;

• прибыльность;

• коллективный труд;

• планирование;

• контроль;

• профессиональная подготовка кадров;

• нововведения;

• отношения с заказчиком;

• защита членов группы.

Сплоченность группы — это мера тяготения членов труппы друг к другу и к группе. Сплоченная группа — та, в которой люди испытывают сильную тягу друг к другу и считают себя похожими; у этих групп меньше недопонимания, напряженности, враждебности и недоверия, а производительность труда у них выше, чем в не сплоченных группах. Однако если цели всей организации и цели группы не согласуются, то высокая степень сплоченности отрицательно скажется на результатах работы всей организации.

Также отрицательным последствием высокой степени сплоченности является групповое единомыслие. Это тенденция подавления отдельной личностью своих действительных взглядов, чтобы не нарушать гармонию группы. В результате проблема решается с меньшей эффективностью, так как вся необходимая информация и альтернативные решения не обсуждаются и не оцениваются.

Статус членов группы определяется рядом факторов, среди которых старшинство в должностной иерархии, название должности, расположения кабинета, образование, информированность, накопленный опыт. Члены группы с высоким статусом способны оказывать больше влияния на решения группы, чем члены группы с низким статусом. Но это не всегда ведет к повышению эффективности. Человек с невысоким статусом может предложить очень ценные идеи. Группа должна стремиться к тому, чтобы в ней не доминировали идеи членов, имеющих высокий статус.

Функциональные роли членов группы подразделяются на два основных вида — целевые и поддерживающие. Целевые роли позволяют отбирать групповые задачи и выполнять их, а поддерживающие — способствуют поддержанию и активизации жизни и деятельности группы.

Целевые роли включают:

1) инициирование деятельности — новую постановку проблем, предложение новых подходов, идей;

2) поиск информации, необходимой для разъяснения предложений;

3) сбор мнений — опрос членов группы;

4) предоставление информации, применение своего опыта в решении проблем группы;

5) высказывание мнений и убеждений, касающихся какого-либо предложения и его оценки;

6) проработка предложений и прогнозирование перспектив принятых решений;

7) координирование путем разъяснения взаимосвязи между идеями и суммирования предложений, интегрирование деятельности членов группы;

8) обобщение предложений и оценок.

Поддерживающие роли включают:

1) поощрение путем душевного, отзывчивого отношения к другим членам группы и их идеям;

2) обеспечение участия через развязывание инициативы каждого члена группы;

3) установление критериев, которыми должна руководствоваться группа;

4) исполнительность в части принятых решений;

5) выражение чувств группы путем обобщения реакции членов группы на идеи и варианты решения проблем.

Для достижения определенных целей эффективно могут использоваться комитеты.

Комитет, или комиссия, или совет — это группа внутри организации, которой делегированы полномочия для выполнения какого-либо задания или комплекса заданий. Существуют два типа комитетов. Специальный комитет — это временная группа, сформированная для выполнения определенной задачи. Руководитель фирмы может образовать специальный комитет для выявления проблем в обслуживании клиентов, причин появления брака и т.п. Постоянный комитет — это постоянно действующая группа внутри организации, имеющая конкретную цель. Чаще всего постоянные комитеты используются для предоставления организации консультаций по важнейшим вопросам, например, таким как снижение себестоимости, совершенствование технологии, решение социальных вопросов, улучшение отношений между подразделениями. Примерами постоянных комитетов могут быть ревизионная комиссия, финансовая комиссия, правление акционерного общества.

Руководство делегирует полномочия формальному комитету, а комитеты должны отчитываться о выполнении порученных им заданий перед тем, кто делегировал им полномочия.

Комитеты обладают линейными или штабными полномочиями. Комитеты с линейными полномочиями называют «множественным руководителем».

Комитеты приносят наибольшую пользу в ситуациях, где принимаемое решение явно непопулярно, где групповое решение поднимет дух организации и необходимо привлечь подчиненных к участию в процессе выработки решения; когда нежелательно сосредотачивать власть в руках одного человека (например, когда следует оценить и одобрить крупные капиталовложения).