Методика организации контроля исполнения документов

Среди характерных причин неисполнения документов в срок обычно выделяют:

ü слишком высокую степень централизации полномочий;

ü перегрузку исполнителей и руководителей разного уровня;

ü недисциплинированность сотрудников и подведомственных организаций;

ü недостаточные сроки для качественного исполнения;

ü нерациональную систему документооборота;

ü недостаток технических средств для оформления и тиражирования документов и др.

На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

На практике руководитель часто полностью возлагает контроль за исполнением поручений на работника службы ДОУ. Это в корне неправильно. Контроль исполнения должен вестись на нескольких уровнях управления, различными должностными лицами, в соответствии с их должностными обязанностями. Контроль за исполнением поручений включает:

ü формализованный контроль своевременного исполнения;

ü контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;

ü контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;

ü контроль соответствия уровня и формы удостоверения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;

ü контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;

ü анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.

Так, если контроль своевременности исполнения и соответствия экземпляров, подписей и т.п. осуществляет только служба ДОУ, то контроль правильности использования форм, бланков, структуры текста разумнее поручить сотрудникам, ответственным за оформление проектов документов, естественно, при наличии у них соответствующих полномочий. Контроль за содержанием документа входит в должностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и, при большом объеме контрольных документов, сотрудников специального контрольного подразделения.

Информация о результатах контроля важна только тогда, когда она доходит до тех лиц, которые обладают правом произвести на ее основании соответствующие изменения. Необходимость соблюдения этого требования не зависит от наличия контрольной службы и ее места в структуре организации. Так, если служба контроля входит в состав канцелярии, а та в свою очередь - в состав управления делами, то независимо от этого информацию об исполнении документов и поручений контрольная служба должна направлять непосредственно руководству организации.

Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

Если контрольная служба определяет, что содержание, форма и процедура исполнения документа не соответствовали заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения. В конфликтной ситуации с исполнителем вопрос о снятии документа с контроля должно решать либо лицо, установившее контроль, либо руководство организации.

По усмотрению руководства сведения об исполнении документов или отдельных заданий могут быть сообщены службе контроля в письменной или устной форме.

Руководство организации должно помнить, что чрезмерный контроль также может привести к хаосу в организации. При установлении того или иного вида контроля следует задать себе вопросы: необходим ли данный вид контроля на данном этапе процесса управления; к чему он приведет; поможет ли он на данной стадии исполнения управленческого решения добиться желаемого результата? И, конечно же, необходимо вознаграждать сотрудников за своевременное и качественное исполнение управленческих решений.