Особенности ведения делопроизводства

По письменным обращениям граждан

Прием и первичная обработка письменных обращений граждан

Все письменные обращения граждан, поступившие в организацию (переданные почтой, лично, по телеграфу и т.д.), направляются работнику, отвечающему за этот участок работы, который осуществляет вскрытие конвертов и проверку наличия всех вложений. В отличие от документов общего делопроизводства, когда наличие приложений обозначается в реквизите «приложения», в обращениях граждан в редких случаях оформляется список приложенных документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Обычно граждане упоминают о них в тексте своего обращения. Поэтому необходимо прочитать обращение, к которому приложены документы, сверив их наличие с текстом обращения. В некоторых случаях, когда отсутствует необходимый документ, способный оказать влияние на положительное решение проблемы гражданина, можно обратиться к гражданину с просьбой выслать этот документ. Правда, делать это не обязательно, но, по мнению автора, желательно. Все приложения надо скрепить вместе с обращением, чтобы обеспечить их сохранность в процессе работы.

Особенность первичной обработки обращений граждан состоит в том, что все конверты обязательно сохраняются, т.к. на них указан адрес гражданина, направившего обращение. Наличие конверта может сыграть положительную роль при определении с помощью проставленных на нем штемпелей сроков отправки обращения гражданином и получения его организацией.