Форма регистрационно-контрольной карточки

Лицевая сторона

	Регистрационно-контрольная карточка
Корреспондент (Ф.И.О., адрес, телефон)
Предыдущие обращения от № от №
Вид документа на л.
Автор, дата, индекс сопроводительного письма
Дата, индекс поступления
Краткое содержание
Отв. исполнитель
Резолюция
Автор резолюции
Срок исполнения

Оборотная сторона

Ход исполнения
Дата передачи на исполнение	Исполнитель	Отметка о промежуточном ответе или дополнительном запросе	Контрольные отметки
Дата, индекс исполнения (ответа)
Адресат
Содержание
С контроля снял Подпись контролера
Дело Том Листы Фонд, опись, дело

Контрольно-регистрационную карточку необходимо заполнять в соответствии с указаниями, закрепленными в Типовой инструкции.

В левом верхнем углу лицевой стороны карточки указывается код организации, в которой заводится регистрационно-контрольная карточка по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

В правом верхнем углу проставляется штамп «Повторно» при регистрации повторных обращений.

В графы лицевой стороны регистрационно-контрольной карточки заносится следующая информация:

· корреспондент -фамилия, имя, отчество, место жительства или работы, телефон заявителя или заявителей, для писем без подписи делается запись - «Без подписи»;

· предыдущие обращения -даты и регистрационные индексы предыдущих предложений, заявлений и жалоб заявителя;

· вид документа -предложение, заявление или жалоба, поступившие по почте или поданные при личном приеме, и количество листов в них;

· автор, дата, индекс сопроводительного письма -название организации, переславшей предложение, заявление, жалобу, дата и исходящий регистрационный индекс сопроводительного письма;

· дата, индекс поступления - дата поступления предложения, заявления, жалобы (по почте или на личном приеме) и их входящие регистрационные индексы;

· краткое содержание - краткое описание предложения, заявления, жалобы;

· ответственный исполнитель -наименование организации или структурного подразделения, отвечающего за разрешение предложения, заявления, жалобы, фамилия и инициалы ответственного исполнителя;

· резолюция переносится с документа или записывается на личном приеме;

· автор резолюции - указывается должность, фамилия, инициалы лица, проставившего резолюцию;

· срок исполнения указывается в соответствии с резолюцией или сроками исполнения, установленными законодательством. Запись об изменении сроков производится в следующей графе строки с указанием нового срока, должности и фамилии руководителя, принявшего решение о его изменении.

Оборотная сторона регистрационно-контрольной карточки содержит следующие графы, отражающие ход исполнения обращения гражданина:

· дата передачи на исполнение -указывается дата вручения документа непосредственному исполнителю;

· исполнитель -фамилия, инициалы и телефон непосредственного исполнителя (графы заполняются при каждом перемещении документа);

· отметка о промежуточном ответе или дополнительном запросе -адресат, дата, индекс, краткое содержание промежуточного ответа или запроса;

· контрольные отметки - отметки о напоминаниях, состоянии исполнения и т.п.;

· дата, индекс исполнения -дата и регистрационный индекс документа, содержащего окончательное решение;

· адресат -указываются все адресаты, которым послан документ с окончательным решением;

· содержание -заголовок ответного документа с указанием принятого решения (удовлетворено, отказано, разъяснено);

· с контроля снял -должность, фамилия и инициалы руководителя или другого должностного лица, принявшего решение о снятии с контроля предложения, заявления, жалобы;

· подпись контролера - подпись ответственного за контроль по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

· Дело_____, том____, листы__ - индекс дела по номенклатуре, номератома и листов(проставляются после завершения разрешения и подшивки в дело).

· Фонд_____, опись___, дело____ (проставляются после сдачи в архив).

Рекомендуются следующие размеры карточки: А5 (148 х 210) и А6 (105 х 148).

Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется числом картотек, необходимых для справочной работы и контроля за исполнением обращений.

Если используется автоматизированная система регистрации обращений граждан, РКК выводится на монитор компьютера и заполняется. Графы в электронной РКК такие же, как в традиционной РКК.