2015-04-30
1679
Одна из главных задач, которую необходимо решить при использовании электронных документов в управлении, - обеспечение их сохранности (целостности и доступности) в текущей деятельности предприятия и в долговременной перспективе. Трудности обусловлены, прежде всего, особенностями эксплуатации и быстрым устареванием программного и аппаратного обеспечения, которые применяют для фиксирования информации в электронно-цифровой форме.
В Российской Федерации нормативная и методическая базы, регламентирующие требования и учитывающие своеобразие электронных документов при их оперативном и длительном хранении, в настоящее время находятся в стадии становления.
В «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» содержится указание о том, что сроки хранения электронных и бумажных документов должны быть одинаковы. Сроки хранения определенных электронных документов конкретного предприятия закрепляют в ее номенклатуре дел.
В 2006 г. ВНИИДАД подготовлены «Рекомендации о порядке учета, оперативного хранения и отбора на постоянное хранение электронных документов» (Кузнецов С.Л. Методические рекомендации по организации хранения электронных документов // Делопроизводство. - 2006. - № 4. -С. 48-52; Кузнецов С.Л. Организация хранения документов в электронной форме //Делопроизводство. - 2004. - № 4. - С. 47-50).
В организации необходимо учитывать информационные ресурсы и носители, которые содержат электронные документы.
В реестр электронных информационных ресурсов вносят сведения о каждом информационном ресурсе:
· реестровый (порядковый) номер;
· дата регистрации;
· полное и краткое название информационного ресурса (базы данных);
· названия, номера, даты нормативных документов - оснований для разработки и ввода в эксплуатацию информационного ресурса;
· применяемые офисное программное обеспечение, система управления базами данных (СУБД) или другое хранилище данных (например, Lotus Notes/Domino);
· язык разработки прикладного программного обеспечения;
· название подразделения, ответственного за хранение информационного ресурса;
· локализация (место нахождения) информационного ресурса, отдельно рабочего и резервных экземпляров (инв. номер сервера, рег. номер съемного или внешнего электронного носителя, путь к компьютерной папке с информационным носителем);
· дата записи на электронные носители (отдельно с рабочим и резервными экземплярами).
На каждый электронный информационный ресурс, находящийся в оперативном использовании, заводят карточку информационного ресурса. В нее периодически (еженедельно, ежемесячно или ежеквартально) вносят сведения по оперативному учету электронных документов.
Учет носителей информации в электронно-цифровой форме ведут в журнале (книге) поступления и выбытия электронных носителей, в которой указывают:
· дату поступления или выбытия носителя;
· при поступлении - регистрационный номер и индекс, тип, фирму-изготовитель, производственный (заводской) номер, емкость электронного носителя;
· при выбытии - регистрационный номер электронного носителя, причину выбытия, в какое подразделение выбыл, название, номер и дату документа, по которому выбывает носитель.
Индекс электронного носителя обозначают арабскими цифрами, он состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и регистрационного номера носителя по журналу поступления и выбытия электронных носителей. Например: 04-056, где 04 - индекс структурного подразделения, 056 - регистрационный номер носителя.
В графе «Тип носителя» указывают вид и модель электронного носителя.
На 1 января каждого года подводят итог количества зарегистрированных и выбывших за год электронных носителей, находящихся в архиве на эту дату.
На сохранность электронных документов при их использовании и оперативном хранении влияют технологические факторы, определяющие бесперебойную работу аппаратного и программного обеспечения:
· стабильное электропитание;
· антивирусная защита;
· своевременное обновление операционной системы.
Но даже при соблюдении этих условий электронные документы не могут быть удалены или модифицированы, например, неосторожными или умышленными действиями работников. Вследствие наложения нескольких факторов может произойти аппаратный сбой, последствием которого будет потеря данных, централизованно хранящихся на сервере.
Чтобы избежать таких негативных последствий, обязательным условием работы с электронными документами является их резервное копирование:
· на внешний носитель - оптические диски с однократной записью и многократным считыванием, причем рекомендуется создавать два одинаковых диска и хранить их в разных местах;
· при включенной функции «верификации» для автоматической сверки с оригиналами записанных на диск файлов;
· на диски известных производителей, которые необходимо хранить в условиях защиты от внешних повреждающих воздействий.
Для резервного копирования баз данных копии делают периодически (ежедневно - в больших организациях, раз в неделю - в небольших организациях), и данные копируют на носители, допускающие многократную перезапись (чаще - на магнитную ленту).
Проверяют сохранность документов на внешних носителях выборочно, но не реже одного раза в год.
Важную роль в обеспечении сохранности электронных документов играет разграничение прав доступа.
В любой организации независимо от видов носителя документной информации имеются определенные ограничения по доступу к этой информации. Например, руководство имеет доступ ко всем документам, а рядовые сотрудники - толь к документам своего подразделения и документам общего доступа в организации.
Важный фактор сохранности документов в электронных архивах - правильный выбор самой автоматизированной системы. Необходимо учитывать, что технологические продукты неизбежно устаревают, а разработчики и поставщики услуг могут уйти с рынка этих программных продуктов. Поэтому рекомендуется приобретать программные продукты известных фирм, постоянно выпускающих новые версии программного обеспечения, с заключением контракта на последующее долгосрочное обслуживание системы.
Любой документ, в том числе и электронный, - это информация, зафиксированная на материальном носителе. Поэтому сохранность электронных документов при длительном хранении достигается обеспечением:
· физической сохранности файлов с электронными документами;
· условий воспроизведения (считывания) информации в долговременной перспективе.
Проблема обеспечения физической сохранности файлов практически уже решена, причем для всех видов хранения (оперативного и архивного).
Для хранения в пределах 5 лет вполне надежны любые современные носители (в том числе и дискеты).
Оптические диски (CD,DVD) непритязательны в хранении и достаточно надежны в течение 10-15 лет. Главное - обращать внимание на репутацию фирмы и соблюдать режим их хранения.
Более 30 лет можно хранить информацию на Blue-RAY-дисках, емкость которых достигает 50 ГБ и которые уже сейчас выпускают многие фирмы.
Общие требования для хранения любых электронных носителей:
· размещение в вертикальном положении;
· защита от механических повреждений и деформаций, загрязнения и запыления;
· защита от воздействия экстремальных температур и прямых солнечных лучей.
Возможность воспроизведения (считывания) информации электронных документов в долговременной перспективе зависит от программного обеспечения (операционной системы, систем управления базами данных, текстовых и графических редакторов и т.д.) и аппаратных устройств.
Несколько лет не выпускают компьютеры, считывающие пятидюймовые дискеты, а многие современные модели уже не содержат дисководы для трехдюймовых дискет. Жизненный цикл подобных технологий - около 10-15 лет. Поэтому желательно в течение этого срока копировать документы на новейшие типы электронных носителей.
Жизненный цикл программного обеспечения - 5-7 лет. Для основной массы делопроизводственных и финансовых документов, сроки хранения которых, как правило, не превышают 5 лет, зависимость от смены программного обеспечения несущественна.
Для электронных документов долговременного хранения смена программной платформы может привести к полной утрате документа из-за невозможности их просмотреть.
Особая проблема возникает при долговременном хранении электронных документов, подписанных ЭЦП (электронной цифровой подписью). Проверка подлинности электронного документа, подписанного ЭЦП, становится невозможной после смены технологической платформы или бесполезной после утраты юридической силы сертификата средства ЭЦП.
Но главная проблема при проверке подлинности электронных документов с ЭЦП состоит в том, что ЭЦП неразрывно связана с форматом документа. При переформатировании электронного документа (что неизбежно при длительном хранении) проверка подлинности ЭЦП становится невозможной. Четких рекомендаций для решения этой проблемы пока нет ни в нашей стране, ни за рубежом.
К потере данных в электронном документе может привести и такая технологическая процедура, как сжатие файлов (архивирование файлов). Архивируют файлы с помощью специальных программ для уменьшения их размера. При этом экономится место на носителе информации при хранении файлов и они быстрее передаются по коммуникационным каналам. При длительном хранении электронных документов в архивированном виде необходимо также учитывать возможности устаревания программного обеспечения.
В России опыт комплектования архивов электронными документами практически отсутствует. Поэтому для предотвращения негативных последствий, связанных с утратой или повреждением важных электронных документов, руководитель организации обязан учитывать проблемы, возникающие при их длительном хранении, уже на этапах принятия решения о создании и дальнейшем использовании управленческих документов в электронном виде.
