Этапы проведения экспертизы ценности документов

Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве - обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов - создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:

· проведение экспертизы научной и практической ценности документов;

· оформление дел;

· составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения;

· обеспечение их сохранности;

· передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив. (Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы, или архив, являющийся структурным подразделением организации. Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.)

В процессе деятельности учреждений, организаций и предприятий создается огромное количество документов, ценность информации которых различна.

Большая часть документов имеет краткосрочное оперативное («разовое») значение (заявление, докладная записка) и теряют свою актуальность сразу после составления.

Другие документы (например, приказы по основной деятельности, по личному составу и др.) содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет.

И, наконец, определенная группа документов содержит информацию, ценную в научном и практическом отношении в течение неограниченно долгого времени. Такие документы должны храниться постоянно.

С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специально подготовленных работников. К тому же, весьма сложно сориентироваться в таком количестве бумаг и оперативно найти нужный документ среди множества аналогичных и других документов.

В связи с этим, следует систематически проводить экспертизу ценности документов - определение политического, экономического, социально-культурного и иного значения документов «с целью отбора их на государственное хранение или установления сроков их хранения» (ГОСТ 16.487-88. С.7).

Нормативно-методологической основой экспертизы ценности документов являются разработки Росархива и других учреждений Государственного архива службы РФ, в которых определены сроки хранения, разработана методика проведения экспертизы и оформления ее результатов.

Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и утвержденных архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов.

Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий, и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции и т.п.).

В процессе проведения экспертизы могут быть использованы несколько видов типовых перечней:

· Перечень типовых документов, образующихся в результате деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения;

· Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы РФ;

· Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы РФ.

Типовые перечни, разумеется, не могут предельно полно охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней разрабатываются министерствами и ведомствами перечни, охватывающие документацию учреждений их системы. Ведомственные перечни дают наиболее полное и систематическое перечисление документации, образующейся в деятельности ведомственной системы. Поэтому, если ведомственный перечень существует, им следует воспользоваться при проведении экспертизы в первую очередь и только при его отсутствии обратиться к типовым перечням.

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

· отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

· отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

· выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

· установление или изменение сроков хранения документов.

Работник службы ДОУ должен, прежде всего, выяснить, сдает ли его организация документы на государственное хранение или нет. Это можно узнать в государственном, областном или районном архивах.

Если организация сдает документы на государственное хранение, то проведение экспертной комиссии будет проходить с участием работника этого архива. Если же документы в государственный архив не сдаются, то экспертиза проводится делопроизводственной службой.

Документы каких организаций сдаются на государственное хранение?

Это определено в Основах законодательства РФ об архивах. В состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории государства архивные документы независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности, то есть фонды как государственных, так и негосударственных организаций.

Архивный фонд РФ разделен на 2 части:

1) государственную (документы федеральных органов государственной власти и управления, учреждений и организаций федеральной собственности);

2) негосударственную (документы организаций, находящихся в частной собственности).

Отнесение документов к составу архивного фонда РФ осуществляется органами и учреждениями Государственной архивной службы РФ.

Частные фирмы также должны придерживаться общих правил проведения экспертизы и отбора документов на хранение.

В последнее время многие фирмы начали создавать свои собственные архивы для хранения документов.

Правильное определение ценности документов требует знания истории учреждения, его функций, задач, структуры, информационных связей с другими организациями, системы делопроизводства.

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве.

1) Первый этап определения ценности документов осуществляется делопроизводственной службой в процессе работы с документами:

· при составлении номенклатуры дел, когда предопределяются сроки хранения созданных документов;

· при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;

· при подготовке дел к последующему хранению и при выделении дел на уничтожение.

2) Второй этап экспертизы ценности уже самих документов проводится в ведомственном архиве при подготовке документов к сдаче в архив учреждения.

3) Третий этап проводится на стадии подготовки дел для передачи на государственное хранение (производится работниками ведомственного архива, членами экспертной комиссии учреждения и работниками государственного архива).