Организация справочной работы и порядок выдачи документов для временного пользования при хранении их в структурных подразделениях

В течение делопроизводственного года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам учреждения. Документ может быть вынут только лицом, ответственным за формирование и хранение дел. При выдаче документа на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются.

Бухгалтерские дела могут быть выданы только по распоряжению главного бухгалтера. Выдача дел за пределы учреждения разрешается его руководителем.

Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.

Если дело выдается целиком, то составляется карта-заместитель, где указывается структурное подразделение, в которое выдано дело, индекс дела, дата выдачи и возвращения, фамилия и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Не допускается выдача документов, дел и изданий с грифом «ДСП» и др. для работы вне предприятия. Исключения делаются только с разрешения руководства предприятия в оперативно необходимых случаях для согласования и подписания документов под личную ответственность их исполнителей.

За утрату документов и нарушение правил их хранения и использования виновные должностные лица несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Хранение машиночитаемых документов