Организация пропускного режима

Пропускные документы. Обычно устанавливаются следующие виды пропускных документов, дающих право прохода сотрудников и посетителей на предприятие, вноса (выноса), ввоза (вывоза) материальных ценностей:

• удостоверения;

• пропуска.

Пропуска могут быть постоянными, временными и разовыми для сотрудников и посетителей, а также материальными для ввоза (вывоза) материальных ценностей.

На удостоверениях и пропусках проставляются печати, предусмотренные правилами режима, и цифровые знаки, определяющие зону доступности, период их действия, право проноса портфелей (кейсов, папок и др.). Период пребывания сотрудников на предприятии в рабочее и нерабочее время определяется руководством с проставлением цифрового знака на удостоверении или пропуске. Образцы удостоверений и пропусков разрабатываются службой безопасности и утверждаются руководством предприятия.

Утвержденные образцы удостоверений личности, пропусков, оттисков цифровых знаков, печатей (штампов), проставляемых на удостоверениях и пропусках, списки с образцами подписей руководителей или уполномоченных лиц, имеющих право подписывать удостоверения и пропуска, передаются начальнику отдела режима и охраны под расписку.

Полная замена удостоверений и постоянных пропусков осуществляется, как правило, через 3 — 5 лет. Через 2 — 3 года производится их перерегистрация с проставлением соответствующей отметки.

Для перерегистрации, замены или изменения пропускных документов ежегодно по состоянию на 1 января в службу безопасности представляются отделом кадров списки сотрудников с указанием должности, фамилии, имени, отчества и наименование документа ссоответствующими пометками (круглосуточно, рабочее время, с портфелем, в какую зону и т.п.). Удостоверения и постоянные пропуска могут выдаваться лицам, не работающим на данном предприятии, по отдельному утвержденному руководством списку с указанием учреждения, должности, фамилии, имени, отчества и сопроводительных помет. Эти документы должны постоянно храниться в бюро пропусков (или у уполномоченного лица) и выдаваться посетителю в момент его прибытия. После завершения работы эти лица сдают документы в бюро пропусков.

Удостоверения и постоянные пропуска выдаются указанным лицам на основании письменных ходатайств руководителей учреждений, где они состоят в штатах.

Временные пропуска с фотографиями на срок до трех месяцев выдаются лицам, работающим временно или прикомандированным. Временные пропуска без фотографии на срок до одного месяца действуют при предъявлении паспорта (удостоверения личности) предъявителя. Продление действия временных пропусков допускается на срок не более двух месяцев.

Удостоверения или постоянные пропуска выдаются сотрудникам при поступлении на работу на основании приказа о зачислении в штат.

Разовые и материальные пропуска. Разовый пропуск действителен в течение 30 минут с момента выдачи до входа в здание, а так же в течение 15 минут после отметки на пропуске о времени ухода посетителя из предприятия. Руководитель подразделения, в котором находится посетитель, обязан на обороте разового пропуска сделать отметку о времени ухода посетителя и расписаться с указанием полностью своей фамилии.

Материальные пропуска выдаются лицом, ответственным за сохранностьматериальных средств.

Учет пропускных документов. Учет бланков удостоверений и пропусков, их оформление и выдача осуществляются бюро пропусков в соответствующих учетно-контрольных документах.

По окончании рабочего дня сотрудники бюро пропусков, выдающие разовые пропуска, получают от охраны разовые пропуска с контрольными талонами и материальные пропуска под расписку в журнале учета разовых и материальных пропусков. Контроль, сличение и подклеивание пропусков к их корешкам производятся ежедневно сотрудниками бюро пропусков, выдавшим и их в этот же день.

Книжки использованных разовых и материальных пропусков с подклеенными отрывными талонами, а также заявки на них хранятся в течение трех месяцев, после чего они подлежат уничтожению в соответствующем порядке.

Использованные постоянные и временные пропуска уничтожаются по мере необходимости, но не реже одного раза в год.

Для учета документов по пропускному режиму ведутся следующие дела, книги и журналы учета:

· дело с приказами и распоряжениями по пропускному режиму;

· дело с заявками структурных подразделений на удостоверения, постоянные и временные пропуска;

· дело с инструкциями по пропускному режиму и образцами подписей на материальные пропуска;

· дело с актами на уничтожение пропускных документов;

· дело переписки по пропускному режиму;

· книга учета ежедневного расхода бланков разовых пропусков;

· книга учета выдачи удостоверений, постоянных и временных пропусков.

Печати и штампы. Для оформления всех видов пропусков в бюро пропусков должны быть следующие печати и штампы:

· круглая (диаметр 25 мм) или треугольная каучуковая печать для разовых и материальных пропусков;

· круглая рельефная металлическая или каучуковая печать для удостоверений и постоянных пропусков (диаметр 20 мм);

· штампы литерных знаков;

· штампы «ПОГАШЕН», «ОБРАЗЕЦ», «ВРЕМЕННЫЙ».

В журнале учета печатей и штампов предприятия против оттиска каждого штампа или печати делается описание его содержания и назначения.