Назначение рабочей инструкции

Рабочая инструкция позволяет точно узнать "Как?" выполнить задание или отдельный вид деятельности, соответствующий четко обозначенно­му участнику.

Рабочая инструкция - это результат процедуры (уровень 2). Однако, зная, что описываемое задание или деятельность могут быть общими, т.е. используемыми несколькими различными процедурами, важно правиль­но определить предмет и область применения рабочей инструкции.

Для этого инструкция обязательно должна иметь определенно выражен­ное название. Например, "Составить предложение цены", "Разработать анкету набора сотрудников", "Соединить электронные составляющие", "Подготовить комнату пациента", "Открыть счет клиента"...

Обозначив назначение инструкции, нужно определить ответственного исполнителя и детализированные операции, которые должны быть вы­полнены хронологически. Также надо формализовать то, что запускает команду (первоначальный факт или команда предыдущего этапа) и то, что ее заканчивает (конец или следующая команда).

Наконец, нужно систематически уточнять инструменты (материалы или документы), которые позволяют выполнять разные операции.

В следующих главах мы рассмотрим, с одной стороны, этапы создания, а с другой - правила, которые необходимо соблюдать, чтобы описать рабочие инструкции. Рабочая инструкция обязательно должна отвечать трем правилам структурирования (см. параграф 4.3.3.):

- инструкция включает всегда только одного участника,

- изображены все необходимые средства (материальные инстру-менты и документы),

- операции, присутствующие в команде, соединены хронологически
(сверху вниз).

Рабочая инструкция должна быть очень подробной и определять все необходимые операции для выполнения задания или описываемой дея­тельности. Если число операций очень велико и перегружает инструк­цию, необходимо создать вторую инструкцию, чтобы обеспечить чита­емость и оперативный характер документа.

142 Описание процедуры (Уровень 3) 143

Чтобы обозначить начало и конец инструкции, также как и входящую и выходящую информацию, достаточно обратиться к процедуре (или про­цедурам), которые соответствуют данной инструкции и команде.

Если никакая процедура не была составлена по отношению к инструкции, только знания и опыт оператора позволят обозначить эти элементы.