Контроль рутинных среднесрочных дел

Когда рутины много — она замусоривает нашу голову и

нашу работу. В ежедневнике изо дня в день переписывает­

ся какое-нибудь «оплатить квитанцию за междугородный

телефон». Информация из визиток так и остается не пере­

несенной в контакты Outlook. Денежное дерево, не политое

вовремя, тихо умирает, предвещая плачевные последствия

для ваших личных финансов. В общем — забываются многие

дела, за которыми необходимо следить и которые, казалось

бы, самоочевидны, но именно поэтому забываются.

Если у вас много рутинных регулярных задач, рекомендую

применить для контроля над ними уже знакомый нам по

предыдущей главе принцип двухмерного обзора. Таблица ре­

гулярных рутинных задач может выглядеть примерно так:

01.09

V Расчистка рабочего стола V

V Создание резервных копий информации V

V Оплата домашнего телефона (раз в (раз в

08.09

- -

V V

_

15.09

V V

- -

В таблице в левой колонке вы видите примеры доста­

точно часто встречающихся регулярных задач. Далее слева

направо — колонки по календарным неделям (неделя, на­

чинающаяся с 1 сентября, с 8 сентября и т.д). Выполнение

задачи отмечается галочкой в соответствующей колонке;

невыполнение — прочерком.

Обратите внимание: это не таблица жесткого планирова­

ния. Нам не принципиально, в какой именно момент вре­

мени полить цветок или расчистить рабочий стол. Важно,

чтобы это делалось примерно раз в неделю.

Если на этой неделе дело пропущено (например, в неде­

лю, начинающуюся 8 сентября, мы так и не нашли время

на то, чтобы разобрать рабочий стол), ничего страшного в

Планирование: как укладываться в сроки 89

этом нет. Просто ставится прочерк. Если прочерки начнут

накапливаться, это сразу дает нам сигнал: регулярная задача

не выполнялась уже достаточно долго, пора ею заняться.

Примеры такого рода регулярных задач:

— Создание резервных копий информации. Важные элек­

тронные документы нужно регулярно сохранять на

дискету, CD или «флэшку», чтобы в случае вирусной

атаки или другой технической катастрофы их восста­

новить. Информацию с визитных карточек желательно

переносить в единую базу контактов (в Outlook, Lotus

и т.п.). Значимые бумажные документы стоит отксе­

рокопировать и хранить копию отдельно, на случай

потери, аварии в офисе и т.д.

— Расчистка рабочего стола. Не уверен, что можно пос­

тоянно поддерживать на рабочем столе идеальный

порядок, как советуют классические руководства по

тайм-менеджменту. Но расчищать его регулярно (раз в

день — основное рабочее пространство, раз в неделю —

стол целиком) вполне возможно и необходимо. Точно

так же нужно в компьютере регулярно расчищать

папки «Рабочий стол» и «Мои документы».

— Различные регулярные обязанности — оплата счетов,

сдача отчетов, отправка документов в архив и т.п.

Хранить график еженедельных «рутинных» задач нужно

в разделе «НЕДЕЛЯ» вашего ежедневника. Тогда вы увидите

его как минимум раз в день, и соответствующие задачи не

останутся без вашего внимания.

Не знаю, насколько правдива эта история. Руководитель случай­

но услышал, как его сенретарь по телефону жалуется подруге на

жизнь: «Собираюсь увольняться... Зарплата и прочее - все устра­

ивает, но шеф такой сухарь, не похвалит никогда, я так не могу ра­

ботать...»

90 Глеб Архангельский. Тайм-драйв

Руководитель, будучи человеком структурным и системным, впи­

сал в график ежедневных рутинных задач - «Похвалить секретар­

шу». И каждый день отмечал галочкой выполнение. В результате по­

лучил высокомотивированного и преданного сотрудника.