Ответ 25. Управление изменениями

Изменения в проектах – очень опасная штука. Одно только изучение и оценка этих изменений может отнять много времени и усилий. Не на все сообщения о проблемах надо реагировать изменениями, их анализом, а тем более планированием выполнения. Поэтому к управлению изменениями нужно подходить как к небольшому «проекту в проекте».

Для успеха проекта критически важна возможность держать под контролем неизбежные изменения, которые возникают в ходе проекта в изначально определенных и согласованных структурах, объемах, содержании и результатах работ.

Формализованный процесс управления изменениями должен быть запущен в проекте как можно раньше, и уж никак не позже, чем завершится формальное определение его предметной области.

Главный смысл процесса управления изменениями состоит в том, чтобы всякий раз, когда принимаются решения об изменениях в предметной области, учитывалось влияние этих изменений на финансовую составляющую проекта. Замечу, что упоминаемые изменения предметной области проекта не обязательно увеличивают объем работ и стоимость всего проекта. Весьма часто могут приниматься изменения, которые уменьшают общий объем работ, хотя в реальной жизни изменения, увеличивающие объем работ проекта, конечно, случаются гораздо чаще.

Проектные изменения могут финансироваться из внутреннего бюджета проекта или извне. Но независимо от этого в процесс управления изменениями обязательно должно быть включено несколько существенных моментов.

Прежде всего необходимо определить затраты рабочего времени, которые потребуются еще только для изучения и оценки предлагаемого изменения. Участники проекта часто просят включить в проект все новые и новые «хотелки», а это может, как говорится, «затянуть команду проекта в болото». Одно только изучение и оценка этих изменений могут отнять много времени и усилий. Итак, первым шагом в процессе управления изменениями должно быть получение от имеющих соответствующие полномочия участников проекта разрешения на выделение средств для проведения исследования (изучения и оценки) предлагаемых изменений.

Как только такое разрешение будет получено, команда проекта может задействовать дополнительные ресурсы для выполнения исследования предлагаемого изменения. Должно быть изучено влияние предлагаемого изменения на все остальные составляющие проекта. После определения влияния предлагаемого изменения на стоимость, сроки и предметную область проекта необходимо принять обоснованное решение по предлагаемому изменению. Если принято положительное решение и если обладающие соответствующими полномочиями участники проекта подтвердили выделение средств, необходимых для его реализации, данное изменение должно быть отражено в плане управления проектом.

Это означает, что процесс управления изменениями проекта на самом деле – своеобразный небольшой проект по перепланированию проекта. Все процессы, которые необходимо было использовать для планирования проекта, должны быть выполнены и для управления изменениями проекта. Если все будет делаться описанным выше образом, то при изменениях базисных (исходных) стоимости, сроков и предметной области проекта будут создаваться и вводиться в действие новые планы проекта.