Упражнения для тренировки коммуникативных навыков. 1. Проблема искажения и потери информации при общении

1. Проблема искажения и потери информации при общении. Упражнение, которое обычно называют «Испорченный телефон», демонстрирует, что при коммуникации в одну сторону, без подтверждения понимания и уточняющих вопросов, значительная часть информации теряется или искажается.

Для участия в упражнении требуется 5 человек. 4 человека выходят за двери, а пятому (который остался) преподаватель зачитывает текст:

Исполнительный директор ОАО «Косметикс трейдинг групп» Ираида Генриховна Эшминальд просила сообщить всем акционерам общества, что собрание акционеров, посвященное переизбранию членов правления, в связи с тяжёлым финансовым положением общества – переносится со вторника 19 сентября в 17-00 на четверг 22 сентября в 16-00. Место проведения собрания изменилось с актового зала Оперного театра на зал заседаний ДК «Шинник».

Задача слушающего – передать то, что он запомнил, следующему участнику. Участники заходят по очереди – слушают и передают дальше полученную информацию.

Для того чтобы количественно оценить потери информации, можно выделить смысловые единицы в исходном тексте. Задача тех, кто не принимает участие в упражнении – фиксировать, какие из перечисленных смысловых единиц были упомянуты очередным участником. Для этого можно использовать таблицу:

Смысловые единицы		Участники
Должность	Исполнительный директор
Название организации	ОАО «Косметикс трейдинг групп»
Имя	Ираида
Отчество	Генриховна
Фамилия	Эшминальд
Действие	Просила сообщить
Кому	всем акционерам общества
Мероприятие	собрание акционеров
Содержание мероприятия	посвященное переизбранию членов правления
Повод для мероприятия	в связи с тяжёлым финансовым положением общества
Действие	переносится
Исходная дата (день недели, время)	со вторника 19 сентября в 17-00
Измененная дата (день недели, время)	на четверг 22 сентября в 16-00
Исходное место проведения	актового зала Оперного театра
Измененное место проведения	зал заседаний ДК «Шинник»
	Кол-во упомянутых единиц:

После окончания упражнения можно спросить участников, что мешало им запомнить переданное сообщение (большое количество деталей, сложность содержания …).

Вопросы для обсуждения: 1) Оцените, сколько процентов информации было потеряно в процессе передачи информации.

2) Какая информация запомнилась лучше всего?

3) Какая информация в сообщении, на ваш взгляд, является наиболее важной?

4) Что можно было бы предпринять, для того чтобы важная информация не «потерялась» в процессе передачи?

Литература

1. Основы менеджмента: учебное пособие / Э. М. Коротков [и др.]; под ред. И. Ю. Солдатовой; под ред. М.А. Чернышева. - М.: Дашков и К, Академцентр, 2013. - 272 c.

2. Кривокора Е.И. Деловые коммуникации: Учеб. пособие / Е.И.Кривокора. - М.: ИНФРА-М, 2010. - 190 с.

3. Мескон М. Х.. Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента / М. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури. - М.: Дело, 1997. - 702 c.

5.2. Деловые совещания ([1])

Одной из форм деловой коммуникации является деловое совещание. Необходимость в проведении деловых совещаний определяется усложнением проблем, с которыми сталкиваются менеджеры при управлении современными организациями.

Деловое совещание – это организованное целенаправленное общение руководителей и специалистов по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного осмысления.

Деловое совещание, как правило, направлено на достижение нескольких целей:

1. обмен информацией между участниками совещания;

2. анализ трудных ситуаций;

3. генерирование новых идей;

4. выработка единого понимания информации;

5. создание мотивации у участников совещания для выполнения принятых решений.

Как форма управленческой коммуникации деловое совещание выполняет очень важную функцию привлечения к участию в управлении и планировании членов трудового коллектива.

Для того чтобы цели совещания были достигнуты, оно должно быть подготовлено. Подготовка совещания включает следующие составляющие:

1. четко спланировать совещание;

2. сформулировать ясную, прогонозируемую и достижимую цель;

3. строго подчинить весь процесс выработанной заранее повестке дня и регламенту;

4. принять решение по всем вынесенным на обсуждение вопросам.

А.П. Панфилова [1] выделяет разные виды совещаний:

Ø проблемные;

Ø информационные (директивные, инструктивные);

Ø оперативные, диспетчерские.

Проблемное совещание проводится в небольшом кругу узких специалистов с целью поиска оптимальных управленческих решений. Схема такого совещания включает доклад (возможен содоклад), вопросы по докладу, обсуждение доклада и выработку общего решения, которое принимается голосованием присутствующих.

Инструктивное совещание организуется непосредственно управленцами (конкретными исполнителями) с целью доведения до работающих общего задания, передачи распоряжений по управленческой вертикали или горизонтали. Оно проводится по схеме сообщения с уточнением определенных задач, сроков выполнения производственного задания для конкретных исполнителей.

Оперативное совещание проводится в назначенные дни и часы для получения информации о текущем состоянии дел по схеме вертикального распределения информации.

Диспетчерское совещание является разновидностью оперативного и проводится внепланово для выявления причин неполадок и определения мер для их устранения.