Технология подготовки совещания

Проведение совещания означает, что его участники на время совещания перестают выполнять свои непосредственные обязанности. Один из ведущих теоретиков по проблемам управления Питер Друкер говорил: «Давайте либо совещаться, либо работать. Делать и то, и другое одновременно невозможно». Поэтому специалисты в сфере деловой коммуникации считают, что совещания не должны проводиться слишком часто, а решения о проведении совещания должны быть обоснованными. Перед началом подготовки к совещанию руководителю рекомендуется подумать над следующими вопросами:

1) «Зачем?» - четко сформулировать цель (ограниченную рамками совещания) или проблему (понятную всем).

2) «Насколько своевременно данное совещание?» - если проблема «не созрела», проводить совещание нецелесообразно.

3) «Что произойдет, если совещание не состоится?» - если не произойдет ничего особенного, то проводить совещание нет смысла.

4) «Есть ли иные варианты решения вопроса?» - иногда оказывается, что можно обойтись служебными записками, телефонными звонками или личной деловой встречей.

5) «Должен ли руководитель лично принимать в нем участие?»

Если после ответов на эти вопросы окажется, что имеются серьезные основания для проведения совещания, то нужно направить усилия на его подготовку.

Подготовка совещания включает несколько шагов.

1. Формулировка темы совещания. Тема должна быть актуальной, конкретно сформулированной и представляющей интерес для участников совещания.

2. Определение цели и задач совещания. Цель совещания – это описание ожидаемого результата, решения, желательного итога работы.

Правильно сформулированная цель отвечает критериям, известным как SMART:

Specific (конкретный)

Measurable (измеримый)

Achievable (достижимый)

Realistic (реалистичный, прагматичный)

Timed (обусловленный сроками выполнения)

Таким образом, цели и задачи должны быть выполнимы и предполагать достижение практического результата.

3. Подготовка повестки дня. Повестка дня – это письменный документ, который включает в себя следующую информацию:

тема совещания

цель совещания

перечень обсуждаемых вопросов

время начала и окончания совещания

место проведения

фамилии и должности выступающих и ответственных за подготовку вопросов

время, отведенное на каждый вопрос

место, где можно ознакомиться с материалами.

При определении последовательности вопросов важно учесть динамику активности участников совещания в процессе обсуждения: начать с легких вопросов, перейти к вопросам средней сложности, затем рассмотреть самые сложные вопросы и закончить обсуждением мелких текущих вопросов.

Важно, чтобы вопросы, включенные в повестку дня, соответствовали теме совещания. Для повышения заинтересованности участников совещания в обсуждении руководитель может заранее обсудить с ними перечень возможных вопросов.

4. Участников совещания необходимо пригласить на совещание заранее, одновременно ознакомив их с повесткой дня (обычно за два дня, а если вопросы сложные – за неделю). Это позволит им психологически подготовиться к участию в обсуждении проблемы. В том случае, когда участники совещания предварительно не были ознакомлены с вопросами для обсуждения, они высказывают не конкретные предложения, а свои мнения и точки зрения на ситуацию, что провоцирует дискуссию и не способствует принятию эффективного решения.

5. Проконтролировать возможность присутствия всех приглашенных, а также наличие свободного помещения и необходимых аудиовизуальных средств для проведения совещания.

Для того чтобы совещание было эффективным, важно правильно выбрать время его проведения и продолжительность. Рекомендуется проводить совещания по определенным рабочим дням, чтобы сотрудники могли заранее спланировать свою работу. Выбор дня недели также зависит от вида совещания: проблемные совещания рекомендуется проводить в середине недели, когда отмечается самая высокая производительность труда, а инструктивные и оперативные – в конце рабочей недели или в понедельник (краткие).

Чтобы не нарушать рабочий ритм, совещание рекомендуется проводить во второй половине рабочего дня. Оптимальная продолжительность совещания – 45-60 минут. Если продолжительность совещания – более одного часа, то нужно предусмотреть перерыв 10-15 минут (не слишком длинный, чтобы участники не забыли, о чем идет речь – иначе все придется начинать сначала; и не слишком короткий, чтобы все успели отдохнуть).

При решении вопроса о том, кого следует пригласить для участия в совещании, руководитель должен руководствоваться следующими критериями: компетентность сотрудника в обсуждаемых на совещании вопросах, наличие у него полномочий для принятия решения по этим вопросам и практической реализации этого решения. Считается, что оптимальное количество участников совещания составляет 6-7 человек. С одной стороны, этого достаточно для обеспечения разнообразия точек зрения на проблему. С другой стороны – не так много, чтобы привести к снижению вовлеченности в обсуждение отдельных участников.

Подготовка совещания представляет собой первый, организационный, этап делового совещания.

Второй этап – это само проведение делового совещания. Основные обязанности по управлению ходом совещания ложатся на председательствующего (руководителя – если он принимает участие в совещании). В проведении делового совещания также выделяют три этапа: открытие, ведение и закрытие совещания.

При открытии совещания председательствующий должен:

Ø кратко обозначить цель и задачи совещания;

Ø при необходимости представить тех, то впервые принимает участие в совещании;

Ø уточнить временной регламент;

Ø задать позитивный и конструктивный настрой.

При проведении совещания в задачи председательствующего входит:

Ø придерживаться повестки дня и возвращать участников совещания к обсуждаемым вопросам;

Ø побуждать к высказываниям тех, кто молчит;

Ø не допускать личных выпадов, которые могут перерасти в конфликт;

Ø следить за соблюдением временного регламента и закончить совещание в намеченное время;

Ø подвести итог сказанному на совещании.

Также необходимо назначить человека, который будет вести протокол совещания, а также фиксировать принятые решения, фамилии ответственных за их выполнение и сроки.

Завершая совещание, председательствующему нужно подвести итоги обсуждения и поблагодарить всех участников за работу по поиску совместного решения.

Третий этап (после завершения совещания) - работа по обеспечению выполнения его решений, контроль за этим процессом. В течение 2-3 дней после окончания совещания каждому участнику высылается краткое резюме по итогам совещания.

Вопросы для самоконтроля

1. Должен ли руководитель организации присутствовать на всех деловых совещаниях? Аргументируйте свой ответ.

2. Перечислите критерии, которым должна соответствовать цель совещания.

3. Какую информацию необходимо включить в повестку дня?

4. Какова оптимальная продолжительность совещания

5. Каковы функции руководителя в основной части совещания?

6. Каким может быть максимальное число участников рабочего совещания?