2015-04-23
1076
| Номер документа | Дата документа | Автор - отправитель | Исход. № | Краткое содержание | Исполнитель | Подпись исполнит. | Срок исполнен. | Приме- чание |
| 42/5-01 | 20.01.2005 | АО «Свет» | 2-3/21 | Дата поступления 24.01.2005 о поставке прибора К-1 | Киреев | Киреев | 05.02.2005 |
Рис.20. Журнал регистрации входящих документов
ЖУРНАЛ
Регистрации исходящих документов
| № п/п | Адресат (кому) | Краткое содержание | Исполнитель | № дела | Примечание |
| ЗАО «РИТМ» | Дата документа 19.11.2004 О предоплате по договору № 13/ 75 | Родина | 12-03 |
Рис.21. Журнал регистрации исходящих документов
Карточная регистрация дает возможность регистрационные карточки располагать по различным признакам: хронологическому, авторскому, объектовому, географическому и т.п. Копируя карточки можно вести картотеки, как в библиотеке, по различным признакам. Поиск более оперативен, чем при журнальной форме. К недостаткам можно отнести возможные потери карточек. В качестве граф в регистрационной карточке используются те же графы, что и в журнале.
Компьютерная регистрация наиболее удобный и оперативный вид регистрации, т.к. позволяет вести поиск по любому реквизиту документа. Недостаток – возможна потеря информации из-за технических причин. Для этого проводят резервное копирование регистрационных файлов. Для регистрации документов с помощью персонального компьютера можно использовать те графы регистрационного журнала.
Система на ПК может быть создана: в среде систем управления базами данных (Access); с помощью электронных таблиц (Excel, Lotus); в текстовом редакторе «Word» с помощью таблицы; другими программными средствами.
Не все входящие и исходящие документы подлежат регистрации. Каждое предприятие может составить для себя список (перечень) не регистрируемых документов. Обычно в него включают: извещения; приглашения; рекламные письма; прайс-листы; каталоги; поздравительные письма; сообщения о встречах, переговорах; печатные издания (журналы, брошюры); письма с пометкой «лично»; программы конференций, совещаний.
