2015-04-23
821
| Индекс | Заголовок дела (тома) | Кол-во Дел | Срок хранения, ст. по перечню | Примеча - ние |
| 3-1 3-2 3-3 3-4 3-5 3-6 3-7 3-8 | Годовой баланс Должностные инструкции работников бухгалтерии Лицевые счета по заработной плате Контракты, договоры с организациями о размещении рекламы, другой совместной деятельности. Приказы, инструкции, указания вышестоящих (контролирующих) организаций по вопросам бухгалтерского учета и отчетности Расчетные платежные ведомости Главная книга Кассовая книга | пост. ст.303б 3 года, ст.56 75 лет, ст.311а 5 лет, ст. 337 До минования Надобности Ст.18 б 3 года, ст.312 3 года, ст. 316 3 года, ст. 317 | При отсутствии лицевых счетов – 75 л При условии завершения ревизии -"- |
Начальник секретариата Подпись А.Т. Столбова
Разделами номенклатуры являются наименования структурных подразделений организации. Первым разделом номенклатуры является «секретариат» («канцелярия», «дирекция», «отдел документационного обеспечения управления»). Другие отделы располагаются после секретариата в порядке их значимости. Каждое подразделение получает порядковый номер (секретариат – 1, информационно-аналитический отдел -2, бухгалтерия – 3 и т.д.).
|
|
|
Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов, например в индексе 1-02 (1 – соответствует секретариату, а 02 – порядковому номеру дела, заведенному в секретариате).
Заголовок дела в номенклатуре должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности: название вида документа (акты, приказы, протоколы); краткое содержание («Переписка с ЗАО «Ритм» по поставкам оборудования»); дата (период), к которому относятся документы дела («Приказы по личному составу за 2003 г.»).
Срок хранения каждого дела определяется по «Перечню документов с указанием сроков хранения» со ссылкой на соответствующую статью перечня. Этот вопрос решается архивистом предприятия.
В графе «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, об ответственных за эти дела, переходящих на следующий год, изъятых или утерянных и т. д. В графе «Примечание» при большом объеме хранящихся документов указывается против каждого дела номер шкафа и полки, где оно хранится.
Количество дел в номенклатуре указывается, как правило, по окончании года. При заведении второго тома какого-либо дела рекомендуется сразу же заполнить эту графу.
Номенклатура дел составляется делопроизводственной службой, секретарем-референтом или специалистом, ответственным за работу с документами, при непосредственном участии архивиста предприятия. Номенклатура подписывается ответственным составителем, архивистом, согласовывается с экспертной комиссией и утверждается руководителем предприятия. Номенклатура составляется в трех экземплярах: один хранится в деле; второй является рабочим и вывешивается на внутренней стенке шкафа (сейфа) с делами; третий передается в архив предприятия.
|
|
|
Номенклатура составляется ежегодно в конце года и вводится в действие с 1 января нового года.
