Обработка документов

Организация работы с документами предполагает создание

оптимальных условий для всех видов работ с документами по всему их

жизненному циклу, начиная с момента создания до передачи на архивное

хранение или уничтожение.

В документационном обеспечении предприятия с точки зрения

особенностей обработки можно выделить три группы документов:

поступающие (входящие), внутренние и отправляемые (исходящие)

документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и

прохождения.

Порядок составления и согласования внутренних документов не

имеет существенных отличий от составления исходящих документов и

включает те же операции. Для исходящих документов добавляется

операция «Отправка документов адресату» после их регистрации.

Регистрация может проводиться для всех видов групп документов,

прежде всего для входящих.

Работа по исполнению и контролю исполнения документов

охватывает внутренние, входящие и только как исключение – исходящие.

Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те

же операции, кроме входящих документов, которые, за редким

исключением, на архивное хранение не передаются.

Для установления единого порядка составления документов и

организации работы с ними на предприятии разрабатывается инструкция

по делопроизводству, содержащая образцы правильно оформленных

документов.

Обработка поступающих документов. Прием и обработка

поступающих документов осуществляется секретарем фирмы или

работниками канцелярии.

Поступившие документы проходят следующие этапы:

1. Первичную обработку,

2. Предварительное рассмотрение и разметку,

3. Регистрацию,

4. Рассмотрение документов руководством,

5. Направление на исполнение,

6. Исполнение и контроль исполнения,

7. Подшивку документов в дела.

Первичная обработка заключается в проверке правильности доставки

писем. Вскрываются все конверты, за исключением личной

корреспонденции (с пометкой «лично»). Затем проверяют: правильность

адресования вложенного в конверт документа, количество листов

документа, наличие приложений к ним. При отсутствии приложений или

листов документа ставится в известность отправитель письма и делается

отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих

документов в графе «Примечание». Конверты, как правило, уничтожают,

за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить

адрес отправителя, дату отправки и дату поступления, или когда на

конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».

Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с

целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые

документы.

На регистрируемых документах проставляется автоматическим

нумератором реквизит «отметка о поступлении», содержащий

наименование фирмы–получателя, дату поступления, входящий номер

документа. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к

документу, а также проспектах, каталогах, приглашениях, поздравлениях,

письмах, присланных для сведения (копиях), сообщениях о заседаниях,

совещаниях, учебных планах и программах, рекламных извещениях и

других материалах, не подлежащих регистрации.

Передача документов на рассмотрение руководству фирмы

большинства документов должна осуществляться только после

регистрации. Принятие управленческого решения по конкретному

документу – одна из основных функций руководителя. Руководитель

организации, рассматривая входящий документ, должен определить

исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению

документа и установить реальные сроки. Эти указания должны быть

оформлены в виде резолюции на самом документе. Руководитель должен

рассматривать документы в день их поступления и в тот же день (в

крайнем случае, на следующий день) возвращать секретарю.

С резолюцией руководителя документ передается ответственному

исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с

проставлением исполнителем даты получения. Перемещение документа

между исполнителями может осуществляться без расписок, за

исключением документов с грифом ограничения доступа. Исполнение

документа (как этап его обработки) предусматривает: сбор и обработку

необходимой информации, подготовку проекта документа, его

оформление, согласование, представление на подписание (утверждение)

руководством предприятия или руководителями структурных

подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров

документа, передает документ на тиражирование. На документ,

рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на

рассылку.

При оперативном решении вопросов без составления

дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о

дате поступления (если образовался интервал времени между

поступлением документа на предприятие и его доставкой исполнителю), о

датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные

переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах

При наличии ответственного исполнителя все остальные

исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ

информации и предоставление ответственному исполнителю в

установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов,

справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за

полноту и достоверность информации, использованной при подготовке

документа.

В ходе оформления документов исполнитель использует стандарты

на документы, табель унифицированных форм документов, номенклатуры

дел структурных подразделений, пользуется средствами вычислительной и

организационной техники.

Исполнителям должен быть обеспечен доступ к

автоматизированным банкам данных предприятия и традиционным

массивам документов, законодательным актам, актам Президента России,

правительственным, ведомственным актам, справочно–информационным

фондам и библиотекам для получения необходимой информации.

Резолюция может явиться основанием взятия документа на контроль.

Основная цель контроля – обеспечение исполнения тех документов,

которые по поручению руководителя фирмы поставлены на контроль.

Технологическое обеспечение контроля за исполнением осуществляет

секретарь. Он проставляет буква «К» на левом поле документа напротив

реквизита «заголовок». Затем в регистрационном журнале или карточке

делает отметку о контроле, сроках исполнения, ответственном

исполнителе. Секретарь помечает для себя промежуточные сроки проверки

исполнения документа. Документ находится в работе у исполнителя до

окончательного решения вопроса. Секретарь в установленные сроки

получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения

документа. Для большинства документов срок исполнения не должен

превышать 10 дней.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с

даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других

организаций – с даты их поступления. Сроки исполнения документов

определяются руководителем исходя из срока, установленного

организацией, направившей документ, или сроков, установленных

законодательством. Конечная дата исполнения указывается в тексте

документа или в резолюции руководителя. Изменение срока исполнения

производится лицом, установившим этот срок. Изменение

документируется – проставляется новый срок, дата изменения и подпись.

Изменения _______вносятся в регистрационные формы – регистрационную

карточку или банк регистрационных данных.

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их

имеют право только вышестоящие органы или министерство (организация)

– автор документа. Документ считается исполненным и снимается с

контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов

заинтересованным организациям и лицам или другого

документированного подтверждения исполнения.

Когда работа над документом завершена (составлен ответный

документ, выполнено конкретное действие, задание), на документе

проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После

этого документ вместе с копией ответа передается секретарю для

подшивки в дело.

Обработка отправляемых документов. Обработка исходящих

документов состоит из следующих операций:

1. согласование проекта документа,

2. проверка правильности оформления проекта документа

секретарем,

3. подписание документа руководителем,

4. регистрация документа,

5. отправка документа адресату,

6. подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за

исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

Важнейшей процедурой в обработке всех групп документов является

регистрация. Она необходима для обеспечения сохранности документов,

оперативного поиска, учета и контроля.

Существуют несколько систем регистрации документов в

организации:

– централизованная, когда все регистрационные операции

осуществляются в одном месте или одним работником. Такая

система позволяет создать единый справочный центр по

документам предприятия и устанавливает единый порядок

регистрации, поэтому является наиболее эффективной,

– децентрализованная, которая предполагает регистрацию

документов в местах их создания или исполнения (в структурных

подразделениях),

– смешанная, когда часть документов с учетом специфики

предприятия регистрируется централизованно, а другая – в

структурных подразделениях.

Регистрация всегда должна быть однократной. Документы

целесообразно регистрировать один раз: поступающие – в день

поступления, создаваемые – в день утверждения или подписания.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из

которых регистрируется отдельно, например: входящие документы,

исходящие документы, внутренние документы, документы, имеющие гриф

ограничения доступа, контракты или договоры и т.д. При регистрации

каждой группе документов должны применяться единые

унифицированные способы присвоения номеров.

В практической деятельности используются две регистрационные

формы: журналы и карточки (приложение 7). Гораздо чаще, особенно в

небольших фирмах, применяются журналы: отдельно для регистрации

входящих и исходящих документов. Регистрация на карточках позволяет

оперативно производить поиск при большом объеме документов, так как

можно сразу отпечатать несколько экземпляров карточек и разложить по

картотекам, используя различные признаки классификации.

Регистрационные графы в журнале и карточке существенных

различий не имеют и включают:

индекс (номер) документа,

дата документа,

автор документа – для входящих документов,

адресат – для исходящих документов,

резолюция,

исполнитель,

подпись исполнителя,

срок исполнения, отметка об исполнении,

номер дела.

Фирма по своему усмотрению может выбрать оптимальный состав

регистрационных граф.

Для регистрации документов с помощью ПЭВМ можно использовать

те же графы регистрационного журнала или карточки. Поиск документов

на ПЭВМ может осуществляться последовательным просмотром

(«пролистыванием») журнала или по разным «ключам» (автор,

корреспондент, исполнитель, дата и т.д.).