Завершенные дела, выполненные проекты, исполненные документы постоянного и долговременного, свыше 10 лет, хранения подлежат обязательному дополнительному оформлению и описанию в специальных учетных формах в соответствии с требованиями Архивной службы РФ. Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:
-документы в деле следует расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;
-произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;
-подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;
-на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;
-переплести дело или прошить его специальными нитками в четыре прокола; -дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.
|
|
ЗАВЕРИТЕЛЬНЫЙ ЛИСТ ДЕЛА № 3
00.00.2005
В дело подшито и пронумеровано ___________ 52 (пятьдесят два) _________листа (-ов),
(цифрами и прописью)
в т.ч.: литерные листы_______________________________________________________
пропущенные номера _______________________________________________________
+ листов внутренней описи___________________________________________________
(цифрами и прописью)
Должность составителя
заверительного листа Подпись И.О.Фамилия
Рис.22. Образец заверительного листа
Все дела, подготовленные на архивное хранение, делят на две группы: по основной (производственной) деятельности и по личному составу предприятия.
На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись № 1 (дел по основной деятельности) и опись № 1 л/с (дел по личному составу).
Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета. Отдельная опись на документы по личному составу составляется для удобства поиска этих документов. В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный) номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.
В крупных организациях в качестве разделов описи могут составляться по структурным подразделениям, а затем на их основе уже архивом организации готовится сводная опись. При незначительном количестве документов опись можно составлять за ряд лет, деля ее на годовые разделы с полным оформлением каждого раздела.
Описи должны быть составлены в течение года после завершения дел в текущем делопроизводстве.