Формирование и оформление дел. Формирование дела – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой и систематизация документов внутри дела

Формирование дела – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой и систематизация документов внутри дела.

Делом называют совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства. При формировании дел необходимо придерживаться следующего порядка:

- в дело помещаются документы, по которым работа завершена;

- документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями

- документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

- документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;

- в дело, как правило, включается один экземпляр документа;

- в дело, как правило, формируются документы одного года;

- в дело не должны подшиваться проекты, варианты документов, не подписанные или не утвержденные руководителем;

- Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело;

- протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний совета директоров, приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся;

- приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу;

- документы по личному составу предприятия формируются по алфавиту сотрудников;

- документы ограниченного доступа с грифом «Для служебного пользования» или «Коммерческая тайна» формируют отдельно от других документов предприятия;

-переписку предприятия делят на две папки: с входящей и исходящей корреспонденцией;

- если в деятельности предприятия составляются или поступают единичные документы, которые не подходят ни в одно из дел, заводят специальную папку для подобных документов с заголовком «Документы по различным вопросам за 2004 г.» и составляют внутреннюю опись дела.

На обложке дела, в соответствии с государственным стандартомГОСТ 17914 – 72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры, технические требования», указывается наименование организации, структурное подразделение, номер папки по номенклатуре дел, заголовок дела, год заведения, срок хранения.