Теоретическая часть. 1. Основные понятия. Электронная таблица (ЭТ) – программа, предназначенная для обработки данных, приведенных в виде таблицы

1. Основные понятия. Электронная таблица (ЭТ) – программа, предназначенная для обработки данных, приведенных в виде таблицы, бухгалтерского, экономического или статистического характера, а также для автоматизации вычислений.

Основными элементами ЭТ являются: столбцы, строки и ячейки. Столбцы ячейки обозначаются буквами (А, В, С,…,Z, AA,AB,...,AZ,…), а строки – цифрами (1,2, …).Каждая ячейка имеет адрес, Например, А1 – адрес верхней левой ячейки. Столбцов может быть до 256, а строк 65536.

Программу MS Excel можно запустить многими способами. Окно программы имеет стандартный для офисных программ вид. Новым является строка формул, предназначенная для ввода формул или данных в выбранную ячейку. Строка формул может активной, а может быть и выключенной (Команда Вид – Формула). Формула записывается по правилам: начинается со знака =, не должна превышать 1024 символа и исключать следующие знаки (\, [], ", |,?,!).

Заполненные ячейки образуют рабочую таблицу. Рабочая таблица размещается на рабочем листе. Лист имеет имя (Лист 1, Лист 2 или имя заданное пользователем). Имя отражено на ярлычке (закладка на горизонтальной полосе прокрутки). Листы можно вставлять, удалять, переименовывать и т.п. Несколько рабочих листов образуют рабочую книгу. Книги хранятся в файлах Книга 1, Книга 2,… с расширением XLS.

Для перемещения по таблице используют «мышь» или клавиатуру.

2. Действия с ячейками. ВMS Excel действия над ячейками и их данными выполняются только после их активизации, т.е. выделения (активная ячейка имеет рамку с маркером в правом нижнем углу). С ячейками выполняют действия, определенные в главном или контекстном меню: ввести или удалить данные, скопировать или переместить данные в буфер обмена, очистить ячейку, отформатировать данные или ячейку, вставить примечание и т.п.

Выделить можно не только одну ячейку, но и несколько ячеек (строк или столбцов). Чтобы выделить несмежные элементы таблицы, следует нажать и удерживать клавишу CTRL.

Действия над элементами ЭТ выполняются командами, как из контекстного меню, так и главного меню, а также с помощью кнопок панелей инструментов.

3. Ввод и редактирование данных. В ячейки ЭТ пользователь вводит данные трех основных типов: числа, тексты, даты, а также формулы для действий с данными.

Чтобы ввести в ячейку данное число, ее выделяют, набирают данное на клавиатуре и нажимают клавишу ввода или ТАВ. Клавиши управления курсором позволяют перемещаться между ячейками. При вводе данных их можно редактировать. Если начать вводить новое данное в ячейку, то старое пропадет. Удалить из ячейки данное, примечание, формат данного можно командами меню: Правка – Очистить – Все.

Текстовые данные используют, в частности, для оформления названий таблиц, строк и столбцов данных. Введенный в ячейку текст (до 256 символов) автоматически выравнивается по левому краю, а числа – по правому. Чтобы число воспринималось как текст, перед ним следует ввести символ апострофа (’2008).

Числа формируются из цифр, разделителей, а также символов Е или е (1,2е+6), $ - символа денежной единицы (120$), % - символа процентов (80%),
/ - символ правильной дроби, которая отделяется от целой части пробелом (2 ½ - это 2,5).

Разделителем целой и дробной части в десятичных числах в зависимости от настройки Windows может быть точка или запятая. Разделитель меняют на закладке Числа в окне команды Язык и региональные стандарты панели управления так: Пуск – Настройка – Панель управления – Язык и региональные стандарты.

Если в ячейке уже есть данное и его надо отредактировать, то ячейку выбирают и пользуются одним из двух способов:

1) дважды щелкнуть «мышью»;

2) нажимают клавишу F2.

4. Форматирование данных. Отображение вводимых данных на экране зависит от формата данного, так как не всегда вводимые числа в ячейку обыкновенным способом на экране отображаются также привычно, например число может выглядеть закругленно, с символом денежной единицы (руб., грн. …), с запятыми или пропусками, отделяющими триадами цифр и т.д.

Форматы чисел в выбранных ячейках задают командой Формат – Ячейка – закладка Число – в диалоговом окне для работы с числами выбирают формат Числовой, где можно задать количество десятичных знаков после запятой, разделитель триад, вид отрицательных чисел. Здесь же можно воспользоваться и другими форматами, а именно: общим, денежным, финансовым, дата, время, процентный, дробный, экспоненциальным, текстовым, дополнительным (почтовый индекс, номер телефона, табельный номер и др.), все форматы (дает возможность пользователям выбрать или создать специальный формат).

5. Форматирование таблицы. Представление таблицы в нужном виде (удобочитаемом) называют форматированием.

Форматирование таблицы включает такие основные операции как объединение ячеек, изменение ширины столбцов и высоты строк, применение рамок и заливок, как к ячейке, так и к диапазону ячеек. Форматирование предусматривает изменение шрифтов, стиля, размера букв, подчеркивание, отображение сетки.

Выполнение операции форматирования осуществляется как с помощью панелей инструментов, контекстного меню – формат ячейки, а также Формат – Ячейки – закладки (Шрифт, Выравнивание, Рамки).