Списком называется таблица, разделенная на столбцы-поля и строки-записи (список почтовой рассылки, список телефонов, торговых операций и т.д.) В сущности, список. Представляет собой базу данных (БД), но поскольку он хранится в книге Excel,а не в файлах специального формата, созданных программами типа Access или FoxPro, фирма Microsoft решила употреблять термин список.
Список – это просто набор строк (подчиняющийся более строгим ограничениям, чем обычный лист с постоянными заголовками столбцов), в которых хранятся данные постоянного формата. Для построения листа, способного воспринимать все команды Excel по обработке списков, приходится соблюдать ряд принципов (правил) их построения:
- создаваемый список должен иметь постоянное количество столбцов;
- количество строк является переменным, что позволяет позднее добав-лять, удалять или переставлять записи, что список имел оперативную информацию;
- столбцы-поля должны иметь однотипную информацию;
- списки не должны содержать пустые строки-записи или столбцы-поля;
|
|
- в первой строке списка (БД) обязательно должны быть указаны имена полей, т.е. заголовки полей;
- на одном листе может быть несколько БД (БД может быть сформирована на одном листе), но в каждый момент времени только одна БД может быть активной и доступной для выполнения различных операций;
- в конце каждой БД лучше всего оставлять, по меньшей мере, одну пустую строку, чтобы в базу данных можно было вводить дополнительные данные по мере необходимости;
- имена полей в базе данных должны быть обязательно уникальными, т.е. одно и тоже имя не должно повторяться;
- в качестве имен полей не могут выступать числа, логические значения, ошибочные значения и формулы;
- ячейка, которая отведена под имя поля, не может быть пустой.
Максимальный размер базы данных, которую можно создать вExcel, - 256 полей на 16383 записей (т.е. максимальное число столбцов листа и максимальное число строк листа минус одна строка, которая отводится под имена полей).
БД является третьим компонентом в Excel,после таблиц и диаграмм.
Создание списка в Excel происходит следующим образом:
1. Открыть новую книгу или новый лист в существующей книге. (Лучше всего создавать списки на отдельном листе, чтобы Excel смог автоматически выделить данные при выполнении команд обработки списков.
2. Ввод имен полей, т.е. создать заголовки для каждого поля в списке, выполнить их выравнивание и отформатировать жирным шрифтом.
3. Отформатировать находящиеся под заголовками ячейки в соответствии с данными, которые в них должны храниться (выполнить наложение числовых форматов (денежных или даты), изменение выравнивания и т.д.).
|
|
4. Наконец, ввести новые записи (то есть данные) под заголовками. При этом следует соблюдать единый стиль заполнения, чтобы позднее взаимосвязанные записи могли быть выделены в группы. Количество строк может быть любым; в списке не должно быть пустых строк (даже между заголовками столбцов и первой записью)
5. После завершения указанных выше процедур сохранить книгу на диске. Если список разрастается до сотен записей, следует подумать о мерах предосторожности – хранении резервной копии в надежном месте.
При вводе данных следует использовать команду Автозаполнение, которая позволит повторяющиеся значения при вводе распознавать и автоматически завершать ввод: СЕРВИС – ПАРАМЕТРІ – перейти на вкладку ПРАВКА и установить флажок АВТОЗАПОЛНЕНИЕ ЗНАЧЕНИЙ ЯЧЕЕК (для успешного выполнения этой команды необходимо, чтобы повторяющиеся названия и другие данные в точности совпадали в разных записях, например: март, юго-восток, 21/02/08 и т.д.