Введение. Развитие бизнеса в стране, создание коммерческих, кооперативных, акционерных предприятий повлекло за собой и резкое увеличение информативного потока

Развитие бизнеса в стране, создание коммерческих, кооперативных, акционерных предприятий повлекло за собой и резкое увеличение информативного потока, а также потока деловых бумаг. Но отсутствие навыка и знаний по составлению деловых документов, нарушение в связи с этим этических норм приводит к неприятным последствиям. За счет человеческих амбиций срываются сделки, расторгаются договоры, возникают конкуренты, похищается или просто передаются документы с ограниченным доступом конкурентам. Это порой приводит даже к банкротству предприятия. Поэтому вся деятельность предприятия по работе с документами должна быть организована четко, по деловому с использованием законов, правил и норм этики, грамматики, стандартов и т.д.

В данном пособии деятельность предприятия в области делопроизводства рассматривается как совокупность познания-общения-труда. Эти понятия не должны в документах быть отдельно друг от друга, а должны дополнять и поддерживать других. Поэтому нельзя сказать, что изучая стандарты по правилам заполнения документа, вы только познаете законы построения документа, но вы одновременно учитесь нормам общения через документы и при этом умственно трудитесь.

В связи с этим распределение глав в пособии можно провести чисто символически, с учетом только лишь того, где больше используется познание, где необходимо уделить больше внимания общению, а, следовательно, и этики поведения и защите информации, а где необходимо приложить труд, чтобы подготовить, составить и издать необходимые документы по всем правилам и нормам.

В первой главе учебного пособия раскрываются понятия о деятельности в целом, о делопроизводстве. Определяются пути познания и нормирования в делопроизводстве.

Во второй главе говорится об общении через деловую документацию. Представляется понятие этикета и его значение в деловых документах. Раскрываются особенности официально-делового стиля и психологического воздействия на партнера. Приведены психологические тесты, с помощью которых можно оценить себя со стороны. Большую роль в общении играет организация работы с документами, характеризующие исполнительную деятельность предприятия. Одним из факторов, характеризующих деловое общение в делопроизводстве, является защита информации. Создание условий, обеспечивающих хранение информации и способы защиты информации, представлены в этой главе.

Третья глава раскрывает содержание труда в делопроизводстве, способы совершенствования работы служб документированного обеспечения, технические средства, используемые для создания и хранения документов. Большую часть раздела занимает создание организационно-распорядительных документов (ОРД) и, в том числе, деловая переписка.

После каждой главы представлены вопросы для самоконтроля студентов.

Настоящее пособие предназначено для студентов технических вузов. Задача настоящего пособия – помочь студентам научиться, соблюдая все этические, психологические и стилистические нормы, составлять документы, способствующие развитию деловых, партнерских отношений, формирование навыков создания текстов документов.

I. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ПРЕДПРИЯТИЯ В ОБЛАСТИ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Делопроизводство – это документирование деятельности предприятия, с одной стороны, и деятельность по составлению, оформлению, созданию, передаче документов для исполнения, контроль исполнения документов и организация их хранения.

Значит, делопроизводство – это один из видов деятельности, реализуемых также через познание, общение и труд.

Определим: "Что такое деятельность?"

Деятельность – это специфическая форма активного отношения человека к окружающему миру с целью преобразования и целесообразного изменения последнего.

Содержание деятельности реализуется через ее три основных вида:

— Познание – исследование, поиск новых знаний и творческое их исследование;

— Общение – коммуникативное, перцептивное и интерактивное налаживание контактов;

— Труд – производительный, материальный и интеллектуально-духовный

Д®Ц+М+СВ+Ф+С+У = ПР.

Успех и продуктивный результат (ПР) любой деятельности (Д) определяется гармонизацией цели (Ц), мотивов (М), содержательно-видовой деятельности (СВ), а также выбором адекватных факторов (Ф) ее развития, способов (С) и условий их реализации (У).