Составление бланков документов

Для более быстрого изготовления документов предварительно в организации разрабатывают и утверждают приказом руководителя специальные бланки документов.

Устанавливаются два основных формата бланков документов – А4 иА5; допускается использование бланков форматов А3 и А6 по ГОСТ 9327.

Бланки можно изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации, порядок изготовления которых устанавливается специальными правилами и их количество подлежит учету.

Бланки документов проектируют в соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003. Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках – угловой и продольный. Ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13, 15, 18, 20 размещают в пределах границ рабочих зон, указанных на формуляре – образце.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

· общий бланк организации;

· бланк письма;

· бланк конкретного вида документа, кроме письма;

· бланк структурного подразделения;

· бланк должностного лица.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

Документы, создаваемые от имени двух и более организаций, оформляются без использования бланков.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Бланки структурного подразделения используют тогда, когда это подразделение является автором документа. За действия структурного подразделения юридическую ответственность несет юридическое лицо, если иное не оговорено во внутренних документах фирмы.

Бланк должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи и является уполномоченным совершать такие виды сделок.

Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (далее – гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету. Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.