Сохранение документа

Когда вы сохраняете в Excel 2000 текущий документ, сохраняется цели­ком и книга (в более ранних версиях сохранялись отдельные страницы

При сохранении документа в Excel на экран выводится стандартное окно сохранения документа (рис. 1.19).

Рис. 1.19. Окно сохранения документа

Несмотря на то что это окно одинаково у всех программ пакета Mi­crosoft Office, не лишним будет подробно рассмотреть все его элемен­ты управления и их назначение.

1. Список выбора папки для сохранения файла. Если вам нужно со­хранить файл в папке Work на диске С, то, раскрыв этот список, вы не найдете там этой папки. Для того чтобы увидеть ее, вам нужно выбрать диск С, тогда в рабочем поле 12 окна отобразится содер­жимое диска С, в том числе и находящаяся на нем папка Work.

2. Кнопка возврата в предыдущую папку.

3. Кнопка выхода из текущей папки на уровень выше.

4. Кнопка инициирования поиска в сети Интернет. При щелчке на этой кнопке запускается Интернет-браузер и в него загружается поисковая страница с сервера Microsoft. Если вы зададитесь воп­росом, зачем здесь этот значок, то ответа на него вы не найдете ниг­де. Я подозреваю, что он помещен здесь с единственной целью — еще раз напомнить, что в Интернете существует сервер Microsoft.

5. Кнопка удаления выбранного объекта. Осторожнее с этой кнопкой, в папке с документами удалять можно многое, а вот восстановить уда­ленное можно далеко не всегда. Так что перефразированная послови­ца «Семь раз отмерь, прежде чем удалять» тут будет как нельзя кстати.

6. Кнопка создания новой папки.

7. Меню выбора режима просмотра файлов в окне открытия доку­
мента.

8. Меню настройки параметров сохранения файлов. Рассмотрим его
подробнее (рис 1.20).

Рис. 1.20. Меню настройки параметров сохранения файлов

• Команды Удалить, Переименовать и Добавить в папку «Избранное»
вряд ли нуждаются в особых комментариях.

• Команда Печать выводит на печать выбранный объект (если, конечно, выбран объект, который можно распечатать).

• Команда Подключить сетевой диск доступна только в том случае,
если ваша машина работает в локальной сети и в этой сети есть
устройства хранения информации, предназначенные для совместного использования. В этом случае вы можете подключить
такое устройство к своему компьютеру и сохранить документ
на диске другого компьютера.

• Команда Свойства выводит на экран окно со свойствами документа. Сказать, что этих свойств много, — значит ничего не сказать. Их избыточно много. И если вы используете Excel для ведения домашнего списка книг, заполнять все поля, которые там
предлагаются, не имеет никакого смысла. Однако если вы создаете документ, который должен войти в упорядоченную
систему безбумажного документооборота, созданную на основе Microsoft Office, то аккуратное заполнение полей всех свойств
документа обязательно, потому что именно благодаря этим сведениям документ и займет свое место в иерархии документов,
его легко будет найти, определить тему, автора и т. д.

• Команда Параметры Web-документа позволяет задать более или
менее сложные параметры экспорта файла из формата.doc в
формат.html. Заметим, что чем более точно вы хотите отобра­зить созданный вами сложный документ с рисунками, таблица­
ми и шрифтами в формате.html, тем меньше пользователей в итоге

сможет его таковым увидеть. Это происходит по той при­чине, что самую точную преобразованную версию смогут уви­деть только пользователи браузера Inernet Explorer 5.

• Команда Общие параметры выводит на экран диалоговое окно для настройки параметров сохранения файла (создавать ли резерв­ную копию, защитить ли файл паролем и т. д.).

9. Кнопка сохранения документа.

10. Список выбора типа сохраняемого файла.

11. Поле задания имени сохраняемого файла.

12. Рабочее поле окна с содержащимися в нем папками и файлами.

13. Системные папки для сохранения файлов. Windows предлагает пользователям несколько стандартных адресов для того, чтобы со­хранять файлы. При щелчке на любом из этих значков содержи­мое соответствующей папки будет выведено в рабочем поле окна сохранения файла.

Стандартное окно открытия документа практически не отличается от окна сохранения документа, поэтому читателю предлагается изучить его самостоятельно.