Свойства документа

Одной из команд меню Файл является команда Свойства. Мало кто из пользователей обращает на нее внимание, поскольку кажется, что Excel автоматически заполняет все необходимые поля. На самом деле эта команда незаменима при создании сложной системы электронного документооборота, поскольку помогает очень гибко отнести файл к той или иной категории в сложной иерархии документов и обеспе­чить его быстрый и надежный поиск.

Рис. 2.6. Общие свойства документа

Команда Свойства выводит на экран окно с множеством вкладок (рис. 2.6).

О Вкладка Общие содержит в себе только справочные сведения о до­кументе: имя файла, его тип, папку, в которой он размещен, размер файла, его имя в формате MS-DOS, дату создания, последнего от­крытия и изменения документа. Свойства на данной вкладке не изменяются вручную, и программа Excel заполняет их сама, соот­нося с реальными сведениями о файле документа.

О На вкладке Документ находятся многочисленные поля, часть кото­рых программа Excel пытается заполнить сама, но будет лучше, если вы проконтролируете этот процесс и измените введенные автома­тически сведения там, где это необходимо.

• Название. В это поле нужно ввести название документа, отвеча­ющее его содержанию, но при этом отличающееся от имени фай­ла, в котором он сохранен.

• Тема. В это поле вводится тема документа.

• Автор. Программа Excel заполняет это поле сама, указывая ав­тором документа зарегистрированного пользователя програм­мы. Если в момент регистрации вы указали (как это произошло со мной) вместо своей реальной фамилии и инициалов псевдо­ним, то он будет помещаться во все создаваемые вами докумен­ты. Откорректируйте в случае необходимости содержание дан­ного поля.

СОВЕТ

Имя пользователя Excel, которое помещается в данное поле автоматически, можно изменить, выбрав команду Сервис ► Параметры и введя новые данные в поле Имя пользователя на вкладке Общие открывшегося диалогового окна.

• Руководитель. Это поле нужно заполнять в том случае, если до­кумент разрабатывается в рамках проекта, у которого есть ру­ководитель. Это может быть дипломный проект, проект марке­тинговых исследований и т. п.

• Учреждение. Это поле также заполняется программой автомати­чески с использованием тех сведений, которые вы вводили при регистрации.

• Группа. Это поле позволяет отнести документ к той или иной категории в иерархической структуре электронного докумен­тооборота.

• Ключевые слова. Сюда нужно записать несколько основных по­нятий, используемых в документе. Заполнение этого поля об­легчает тематический поиск документов.

• Заметки. В это поле запишите все, что вы считаете нужным вне­сти в параметры, доступные для поиска, но что не вошло в пре­дыдущие поля. Можно оставить это поле пустым.

• База гиперссылки. Если вы будете использовать в документе от­носительные гиперссылки, то этом поле укажите, какой локаль­ный или сетевой каталог будет считаться корневым для данно­го документа.

• Шаблон. В этом поле указывается, какой шаблон использовался при создании данного документа.

• Установка флажка Создать рисунок для предварительного просмот­ра приведет к созданию миниатюры, которая будет доступна для

просмотра в диалоговом окне открытия файла. Это ускоряет просмотр, но и увеличивает размер файла, поскольку миниатюра хранится вместе с документом.

О Вкладка Статистика содержит исчерпывающие сведения о составе документа, количестве абзацев, слов, символов, строк, знаков, об­щем времени правки. Обратите внимание на число в поле Редак­ция, которое показывает, сколько раз вы сохраняли документ за все время его редактирования.

О Вид вкладки Состав зависит от того, установили вы флажок Создать рисунок для предварительного просмотра на вкладке Документ или нет. Если такой флажок не установлен, то в окне Состав будет отобра­жено только название документа. Если же вы установили этот фла­жок, то в окне состав будут отображены все заголовки документа, практически вся его структура.

О Вкладка Прочие позволяет добавить в документ дополнительные поля, чтобы можно было осуществлять более эффективный поиск не только документов, но и отдельных объектов внутри документа. Под «объектом» документа Excel понимается установленная в до­кументе закладка. Система поиска файлов MS Office использует эти поля при выполнении операции поиска по заданным параметрам.