Упражнение 16

Для того чтобы на практике освоить нюансы применения команд и инструментов Microsoft Query, выполните упражнение, состоящее в прохождении полного цикла формирования запроса и возвращения данных в Excel.

1. Создайте в Excel новую книгу.

2. Выберите команду Данные ► Внешние данные ► Создать запрос.

3. Выберите в качестве источника данных MS Access. В списке баз данных окна Выбор источника данных это будет либо пункт База данных MS Access, либо пункт MS Access database (точное название зависит от вашего программного обеспечения).

4. В следующем окне откройте базу данных Northwind.mdb, при стандартной установке расположенную по адресу C:\Program Files\Mi-crosoft Office\Office\SampLes\.

ПРИМЕЧАНИЕ ------------------------------------------------------------------------------

Вместо Northwind.mdb у вас может быть установлена база данных Борей.mdb. Это просто локализованная копия базы данных Northwind.mdb. To есть вы найдете в базе данных Борей.mdb все указанные в этом упражнении таблицы и поля, но их названия будут переведены на русский язык.

5. Включите в запрос таблицу Customers (поля CustomerlD, CompanyName и ContactName), таблицу Orders (поля OrderlD и CustomerlD) и таблицу OrdersDetail (все поля).

6. Задайте условие отбора данных — поле CustomerlD больше CACTU.

7. Выберите сортировку по полю OrderlD.

8. Выберите просмотр данных в MS Query и щелкните на кнопке Готово.

9. В открывшемся окне MS Query раскройте меню Вид и установите флажки возле команд Таблицы и Условия. В результате в окне MS Query вы должны увидеть область результата выполнения запроса, довольно большую таблицу с запрошенными полями и данными в них, область таблиц (рис. 8.15) и область условий (рис. 8.16). Вы можете видеть, что три таблицы связаны между собой, причем линии связи показывают, какие поля связывают таблицы. В области условий отображено условие, которое мы задали с помощью мастера запросов. Полный текст запроса, согласно которому из базы данных были извлечены данные, можно увидеть, щелкнув на кнопке Режим SQL. Запрос получился довольно объемным. Последняя его строка (ORDER BY Orders. Order ID) указывает, что сортировка записей будет произведена по полю OrderlD из таблицы Orders.

10. Как вы помните, из таблицы Orders мы включили в запрос только два поля. В области просмотра таблиц очень легко добавить к запросу недостающие поля. Щелкните дважды на поле EmployeelD прямо в отображении таблицы Orders, и соответствующее поле будет добавлено как последний столбец к основной таблице вывода результата запроса.

Рис. 8.15. Область таблиц

Рис. 8.16. Область условий

11. Щелкните в области просмотра таблиц на таблице OrdersDetail. От
кройте меню Таблица и выберите команду Удалить таблицу. Вы не
медленно увидите результат в основном поле данных: все поля
(столбцы) этой таблицы пропадут из таблицы данных.

12. Добавим в запрос еще одно условие. Для этого можно использо-
вать прямой ввод условий в таблицу или выбрать команду Усло-
вия ► Добавить условие, которая выводит на экран окно задания
условия. Выберем то же поле CustomerlD, зададим объединение
условий оператором И, само условие выберем меньше и значение
зададим EASTC. После щелчка на кнопке Добавить количество строк
в таблице данных резко уменьшится..

13. Теперь проверим, как работает команда Специальное копирование меню Правка. Для этого выделите все записи в таблице, начинающиеся с символа С. Раскройте меню Правка и выберите команду Специальное копирование. В открывшемся диалоговом окне установите флажки Включить заголовки столбцов и Включить номера строк, а затем щелкните на кнопке ОК. Перейдите в книгу Excel выделите ячейку СЗ и в меню Правка выберите команду Вставить' Результатом будет помещение в таблицу не только скопированных данных, но и номеров строк, и заголовков столбцов Далее можно выделить этот фрагмент и задать ему параметры форматирования при помощи команды Автоформат. На рис. 8 17 вы можете видеть, как выглядит этот фрагмент данных после назначения ему встроенного формата Список 2.

ПРИМЕЧАНИЕ ------------------------------------------------------------------------

В данном случае мы передали часть данных из запроса в таблицу через буфер обмена. Естественнее воспользоваться командой Вернуть данные в Microsoft Еxcel меню Файл. Все данные, соответствующие параметрам запроса, будут вставлены на текущий лист книги или на новый лист.