Разработка и ведение номенклатуры дел

Формирование документального фонда федерального органа исполнительной власти осуществляется Службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти [15].

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел является основой формирования документального фонда федерального органа исполнительной власти. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти составляют документы, созданные в федеральном органе и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.

В Инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти определяется порядок разработки, составления, оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел, а также порядок ведения номенклатуры дел в течение делопроизводственного (календарного) года.

В Инструкции по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти целесообразно предусмотреть, что:

номенклатура дел составляется на основе изучения положения о федеральном органе исполнительной власти, регламента федерального органа исполнительной власти, положений о структурных подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность федерального органа исполнительной власти и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности федерального органа исполнительной власти;

в федеральном органе исполнительной власти составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение № 18) и номенклатура дел федерального органа исполнительной власти, или сводная номенклатура дел (приложение № 19);

номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения, согласовывается с архивом федерального органа исполнительной власти, Службой делопроизводства, подписывается руководителем подразделения и представляется в Службу делопроизводства;

вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в Службу делопроизводства федерального органа исполнительной власти;

номенклатура дел федерального органа исполнительной власти составляется Службой делопроизводства из номенклатур дел структурных подразделений;

методическую помощь при составлении номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти оказывают архив федерального органа исполнительной власти и Центральная экспертная комиссия федерального органа исполнительной власти;

один раз в 5 лет номенклатура дел федерального органа исполнительной власти согласовывается с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти документы Архивного фонда Российской Федерации;

номенклатура дел федерального органа исполнительной власти, подписанная руководителем Службы делопроизводства, утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти после ее согласования с центральной экспертной комиссией федерального органа исполнительной власти не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

в случае изменения функций и структуры федерального органа исполнительной власти номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива;

номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело Службы делопроизводства, 2-й используется в Службе делопроизводства как рабочий экземпляр, 3-й – применяется в архиве федерального органа исполнительной власти, 4-й – в федеральном государственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел. Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в Службе делопроизводства федерального органа исполнительной власти в электронном виде.

В Инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти предусматривается: порядок составления номенклатуры дел, в частности, порядок расположения разделов в сводной номенклатуре дел, правила индексации дел, составление заголовков дел и последовательности их расположения в разделах номенклатуры дел, порядок установления сроков хранения документов и дел, порядок корректировки номенклатуры дел в течение делопроизводственного года (уточнение заголовков дел, внесение заголовков дел, не предусмотренных при составлении номенклатуры дел, внесение сведений о количестве и крайних датах единиц хранения (томов, частей дела), внесение отметок в графу «Примечание» и др.), составление итоговой записи о количестве и категориях дел, сформированных в делопроизводстве федерального органа исполнительной власти в течение года.

В данном разделе Инструкции по делопроизводству содержится информация о том, какие перечни документов со сроками хранения (перечень типовых управленческих документов, ведомственный перечень) применяются в федеральном органе исполнительной власти для определения сроков хранения документов. Федеральные органы исполнительной власти согласно подпункта б пункта 26 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 [16] разрабатывают и утверждают по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела перечень документов, образующихся в деятельности федерального органа исполнительной власти и подведомственных ему организаций.

Порядок заполнения граф номенклатуры дел приведен в приложении № 20.