Цель работы. Получение навыков работы по созданию отчетов

Получение навыков работы по созданию отчетов.

I Создать простой отчет, содержащий:

· список студентов с полями: Фамилия, Имя, Отчество, Дата, рождения, Город, Группа, Форма обучения;

· Сгруппировать данные по 1-ой букве специальности;

· Вычислить количество фамилий в каждой группе отчета.

Для создания отчета выполнить:

1. Открыть базу данных.

2. Перейти на вкладку Отчеты в окне базы данных;

3. Выбрать Создать – Конструктор.

4. Указать имя таблицы Студенты в качестве источника данных (выбрать таблицу из раскрывающегося списка с перечнем таблиц и запросов); Нажать ОК.

На экране появятся окна, представленные на Рисунке 1:

Рисунок 1

a) Окно отчета в режиме конструктора с заголовком Отчет1: отчет и со следующими областями: Верхний колонтитул; Область данных; Нижний колонтитул.

б) Панель элементов, содержащая кнопки для создания элементов управления, которые можно включить в отчет. Панель элементов можно закрыть или вывести, выполнив щелчок по кнопке ПАНЕЛЬ УПРАВЛЕНИЕ на панели инструментов или выполнив команду Вид -> Панель элементов;

в) Список полей базовой таблицы или запроса (список полей таблицы Студенты). Список полей можно вывести или закрыть, выполнив команду Вид -> Список полей или выполнив щелчок по кнопке СПИСОК на панели инструментов.

Перемещая окна (отбуксировав мышкой за заголовок) можно расположить их в удобном для работы порядке, например: Окно отчета - слева, Список полей в правой области экрана, ниже - Панель элементов.

Дополнительно можно вывести окно свойств создаваемого отчета (Вид -> Свойства) или выполнив щелчок по пиктограмме Свойства.

3. Добавить в бланк отчета области Заголовок отчета и Примечание отчета:

• Для этого выполнить Вид -> Заголовок / Примечание отчета.

4. Переместить из таблицы в Область данных список нужных полей.

• В окне таблицы Студенты выделить в комбинации с клавишей Ctrl поля Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения, Город, Группа, Форма обучения.
• Перетащить их в Область данных. В Области данных появятся связанные элементы управления, т.е. элементы, связанные с полями таблицы Студенты (слева - подпись, справа - значение поля). Выполнить щелчок мышью на свободном пространстве в области данных, чтобы убрать выделение вставленных элементов управления;

Можно просмотреть содержимое отчета на данном этапе, выбрав Файл -> Предварительный просмотр. В дальнейшем можно использовать эту команду для просмотра содержимого отчета после внесения каких-либо изменений;

• Переместить заголовки столбцов в область Верхний колонтитул для этого:
• Выделить подписи элементов управления (слева) в Области данных, для чего нажать клавишу Shift и выполнить щелчок на каждой подписи (или обвести их слева направо с нажатой левой кнопкой мыши). Выполнить команду Вырезать;
• Активизировать Верхний колонтитул щелчком мыши по заголовку и выполнить команду Вставить. Подписи будут вставлены в область Верхнего колонтитула;
• Расставить заголовки столбцов, как показано на рис.2.

Для редактирования подписи выделить элемент, выполнить щелчок мышью на подписи и внести нужные изменения. Замечания: Форматировать можно и отдельный элемент, выделив только его. При форматировании можно использовать пиктограммы панели форматирования на панели инструментов, или команды меню Формат -> Выровнять, Формат -> Размер, или установить соответствующие свойства для данного элемента.

• Уменьшить размер области Верхний колонтитул по размеру высоты заголовков столбцов, добавив приблизительно 0,5 см, переместив границу следующей области Область данных вверх;
• Разместить поля в Области данных в ряд под заголовками соответствующих столбцов. Уменьшить размер Области данных мышкой, переместив нижнюю границу области вверх.
• Просмотреть содержимое отчета на данном этапе, выбрав Файл -> Предварительный просмотр.

5. Определить поля, по которым будет производиться группировка и сортировка данных:

· Выполнить щелчок по пиктограмме Сортировка и группировка панели инструментов или выбрать Вид -> Сортировка и группировка. Открывается окно Сортировка и группировка;

· в столбце Поле/выражение (левый столбец) открыть список полей и выбрать поле Специальность;

· в столбце Порядок сортировки установить порядок сортировки (по возрастанию)

· Выполнить установку свойств в области Свойства группы:

• Для Заголовок группы и Примечание группы установить значение Да. При этом в окне отчета появляется дополнительная область Заголовок группы " Специальность" перед Областью данных и Примечание группы после Области данных;
• Для группировки по первому символу установить в строке Группировка значение По первым символам;
• В строке Интервал установить число начальных символов, по которым хотим образовывать группы, для группировки по одному первому символу это значение равно 1;
• В строке Не разрывать установить значение Вся группа (Полная группа);
• Закрыть окно Сортировка и группировка.

6. Вставить в область Заголовок группы бланка отчета текст " Специальность ", а затем должна выводиться буква, по которой создавалась очередная группа:

· Выделить область Заголовок группы в бланке отчета (щелкнуть на заголовке области);

· Из окна Список полей перетащить поле Специальность в бланк отчета в область Заголовок группы.. Поместить указатель с изображением руки с вытянутым указательным пальцем на маркер, расположенный в левом верхнем углу левого поля (подпись) и отбуксировать это поле в левый верхний угол области Заголовка группы, отступив 0,25см слева. Аналогично переместить правое поле вправо на 8см от левой границы области.
В левом поле набрать текст " Специальность " и нажать клавишу Enter.

· В окне Панель элементов щелкнуть по кнопке ЛИНИЯ, переместить курсор в область Заголовок группы под набранный текст и провести линию, подчеркнув оба поля;

· Просмотреть отчет, выбрав Файл -> Просмотр.

9. Вставить в область Примечание группы бланка отчета текст " Количество студентов ", а затем должно выводиться количество фамилий, относящихся к данной группе:

• Создать элемент управления. Для этого выполнить щелчок на Панели элементов по кнопке ab, а затем в области Примечание группы в месте расположения элемента. Появляется элемент, состоящий из 2-х частей. Переместить правую часть элемента вправо. В левую часть поля (подпись) ввести текст " Количество студентов ". В правую часть элемента ввести формулу = Count ([Фамилия]). Произвести форматирование.

10. Вставить текст заголовка отчета и рядом дату создания отчета:

· На панели элементов выбрать кнопку ab, переместить курсор в область Заголовок отчета. Отодвинуть правое поле ближе к правой границе области. В левое поле ввести текст заголовка.

· Изменить цвет и размер заголовка, например, щелкнув правой клавишей по этому полю и выбрать Свойства. В этом окне установить необходимые значения в строках Размер шрифта, цвет и т.д.

· В правом поле с надписью Свободный ввести формулу =Date(). Отформатировать поля. Вставить номер страницы в области Нижний колонтитул:

· Аналогично добавить элемент Номер страницы: в левое поле ввести текст " Страница ", а в правое =Page. Сохранить отчет.

Рис.2 Образец создания отчета в режиме Конструктора.

II Создать сложный отчет, содержащий:

· Отчет по получению стипендии с группировкой студентов по месяцам и по специальностям;

· вычисление средней стипендии по каждой специальности;

· сумма выплаты по всему учебному заведению.

В связи с тем, что создаваемый отчет использует информацию из нескольких таблиц базы данных, будем строить отчет на запросе Запрос для отчета. Создать запрос с именем Запрос для отчета, который выбирает студентов, получающих стипендию. Запрос содержит поля Фамилия, Имя, Отчество, Специальность, Номер месяца, К выдаче.

1. Начать создание отчета в режиме Конструктор:

Выбрать вкладку Отчеты, нажать кнопку СОЗДАТЬ. Выбрать Конструктор, указать источник данных - запрос Запрос для отчета. Нажать ОК.

2. Установить размеры отчета.

3. Добавить в бланк отчета области Заголовок отчета и Примечание отчета.

4. Определить поля, по которым будут группироваться и сортироваться данные:

• Установить группировку по полю Номер месяца, ниже по полю Специальность, порядок сортировки по возрастанию.

5. Добавить области Заголовок группы и Примечание группы;

6. Выбрать из окна запроса Запрос для отчета в Область данных список всех полей, кроме Номер месяца и Специальность и перенести заголовки колонок таблицы в Верхний колонтитул.

7. Заполнить область Заголовок группы:

8. Заполнить область Примечание группы:

• Рядом вставить поле, щелкнув сначала на Панели элементов по кнопке аб, а затем в области Примечание группы в соответствующей строке. Убрать левое поле (подписи), выделив их и затем, щелкнув на кнопке ВЫРЕЗАТЬ на панели элементов. Изменить название поля подпись (левое поле) на Средняя выплата по специальности;
• В строке в поле с надписью Свободный набрать формулу =Avg([К Выдаче]) (для вычисления средней выплаты по специальности). Поместите поле с формулой под заголовком соответствующего столба.
• Аналогично создать строку для вывода в отчет Суммарная выплата по учебному заведению в разделе Примечание отчета, создав сначала связанное поле и введя соответствующую подпись и формулу =Sum([К Выдаче]).

9. Вставить в раздел Заголовок отчета текст заголовка отчета Отчет о выплате стипендий, а рядом дату и время создания отчета, вставить номер страницы. Для вывода даты и времени использовать в формуле функцию = Now().

11. Просмотреть отчет. Сохранить отчет.

Рис.3 Образец создания отчета о выплате стипендии в режиме Конструктора.

Самостоятельно:

1 Вариант: Создать отчет, группирующий студентов по группам и фамилии, который выводит результаты сдачи экзаменов и для каждого студента подсчитывается среднее арифметическое, полученных оценок.

2 Вариант: Создать отчет, группирующий студентов по группам и по городу проживания, который подсчитывает количество студентов, проживающих в каждом городе. Сортировка результата подсчета данных - от большего к меньшему.

Контрольные вопросы:

1. Для чего используют отчеты?

2. Как создать отчет в режиме Конструктор?

3. Как изменить размеры, параметры, состав окна создания отчета?

4. Какие области содержит отчет?

5. Какие элементы можно добавить в отчет и как это сделать?

6. Как вывести дату и время в отчете?

7. Как вставить формулу в отчет?

8. Как изменить шрифт и размер текста полей?

9. Как добавить операцию группировки данных в отчете?

10. Как добавить заголовок и примечание в отчет?

11. Как установить группировку в группировке?

12. Как просмотреть готовый отчет?