Звено 9. Разработка графика мероприятий по поддержке связей с общественностью

План основных мероприятий, соотнесенный с временной шкалой, называется графиком мероприятий связей с общественностью. Это результирующий элемент процесса планирования. График является основой для налаживания взаимодействия между различными подразделениями управленческих структур, активистами, добровольцами, т.е. всей команды сторонников осуществления программы связей с общественностью. Он представляет собой важнейший индикатор контроля хода и результативности ПР-процесса, основной инструмент выявления необходимости внесения корректировок в план. Исходя из важности графика для успеха всего дела иногда назначают отдельного ответственного за его исполнение.

Подготовительные работы по составлению графика, как правило, начинаются задолго до начала реализации политики связей с общественностью.

При составлении графика нужно придерживаться следующих правил.

1. Начинать планирование мероприятий и составление графика следует в обратном направлении, т.е. со дня предполагаемого завершения до настоящего времени. Прежде всего необходимо уяснить следующее: какие мероприятия нужно провести, чтобы убедить группы общественности? сколько плакатов расклеить? сколько листовок распространить? какое количество квартир необходимо обойти? к какому сроку должна быть готова рекламная кампания?

2. Все мероприятия по работе с группами общественности должны иметь количественное выражение. Необходимо формулировать конкретные цели: сколько мероприятий с участием прессы планируется провести? сколько пресс-релизов требуется разослать?

3. Для выполнения каждой конкретной задачи составляется свой план. Если планируется расклеить 5000 плакатов к определенной дате, нужно продумать, когда будут отнесены макеты плакатов в типографию и к какому времени необходимо набрать добровольцев для расклейки 5000 плакатов.

4. При выполнении любой задачи необходимо обязательно планировать имеющиеся в распоряжении ресурсы. Просмотрев календарный план, нужно определить, сколько людей и средств понадобится для выполнения задач, намеченных на неделю, и откуда появятся эти ресурсы.

Помощь в составлении окончательного графика могут оказать идеи сетевого планирования. Однако надо учитывать, что математически просчитать такой график на оптимальность сложно. Поэтому его следует тщательно выверить: по основным стратегическим и тактическим этапам, затем по программам выполнения отдельных мероприятий и наоборот.

Все мероприятия, записанные в основной график, должны иметь сроки исполнения и ответственных.

Звено 10. Разработка плана контроля за исполнением графика мероприятий связей с общественностью.

Выделение этого этапа в особый элемент стратегического планирования обусловлено необходимостью и важностью четкого контроля за разработкой и исполнением намеченных планов и программ связей с общественностью. По оценкам специалистов, в зависимости от масштаба и типа управленческого процесса недостатки координации и контроля снижают эффективность кампании связей с общественностью на 20-30%, задерживают ее разворачивание во времени, повышают стоимость. Поэтому необходимо обязательно предусмотреть в графике мероприятия по разработке методов координации, контроля за ходом выполнения программы связей с общественностью, назначить ответственных за этот процесс.

Вопросы для самоконтроля

1. Какими характеристиками должна обладать диагностика связей с общественностью?

2. Перечислите основные составляющие ПР-программы.

3. Из чего складывается политика связей с общественностью?

4. Назовите основные формы контроля и проверки исполнения графика ПР-деятельности.