Тема 1. Создание и редактирование базы данных

1 2 3 4 5 6 7

Access – система управления базами данных (БД).

Объекты БД:

1) таблица (содержит сами данные);

2) запросы (поиск, сортировка и извлечение необходимых данных);

3) форма (ввод данных в указанном формате);

4) отчет (вывод данных с итогами);

5) макросы и модули (элементы, позволяющие производить более сложные операции).

Структура меню зависит от режима работы Access. Программа имеет три основных режима:

1) режим конструктора, в котором создаются и модифицируются объекты БД;

2) режим запуска, в котором можно выполнять некоторые операции, не открывая БД;

3) режим выполнения, в котором отображаются окна объектов БД.

Каждая строка таблицы представляет собой запись, а столбец – поле. Запись содержит набор данных об одном объекте, а поле – однородные данные обо всех объектах.

Основной объект БД – таблица. На базе таблиц осуществляется построение форм, запросов и отчетов. Таблицу можно создать, используя следующие способы: режим таблицы; конструктор; мастер таблиц; импорт таблиц (создание таблицы путем импортирования данных из внешнего файла или других БД); связь с таблицами (присоединение внешнего файла или таблицы другой БД).

При создании таблиц при помощи Конструктора задаются поля таблицы и их характеристики (свойства) (рис. 1.1).

После определения всех полей таблицы следует указать по меньшей мере одно поле для использования в качестве первичного ключа. Первичный ключ может быть определен только в режиме Конструктора.

Проектируя таблицы, тщательно выбирайте поле первичного ключа. Если при установлении связи между таблицами используется поле первичного ключа, внести какие-либо изменения в таблицы практически невозможно. Первичный ключ – это столбец (или группа столбцов), однозначно определяющих запись. Первичный ключ по определению уникален: в таблице не может быть двух разных строк с одинаковыми значениями первичного ключа. Столбцы, составляющие первичный ключ, не могут иметь значение NULL. Для каждой таблицы первичный ключ может быть только один.