Тема 2. Использование гиперссылок в Access

В Microsoft Access есть тип данных – Гиперссылка. Он позволяет хранить в поле простые или сложные ссылки на файлы и документы, находящиеся вне базы данных.

Гиперссылка, которая по сути является текстовым полем, может содержать до 2048 символов и включать три части: текст, папка, адрес (рис. 1.4).

Рис. 1.4

Технология работы

1. Создайте документ Word с именем «Гелиос.doc», содержащий сведения о компании (данные о генеральном директоре, дату начала сотрудничества и т. д.).

2. Откройте базу данных на таблице «Клиент».

3. Щелкните в пустом поле «Сведения» для клиента «Гелиос» правой кнопкой мыши.

4. Выберите команду Гиперссылка – Изменить гиперссылку.

5. Найдите и выберите файл «Гелиос.doc».

6. В поле «Текст» напишите – Сведения о «Гелиос»

7. Нажмите ОК, чтобы сохранить гиперссылку в поле таблицы.

8. Проделайте шаги с 1 по 7 для остальных клиентов.

9. В документе Word аналогичным образом создайте гиперссылку для возвращения в Access, задав в окне Вставка гиперссылки (меню Вставка)путь к базе данных Access, назовите ее «Возврат в Access».

Тема 3. Установление связей между таблицами

Access позволяет строить реляционные БД, отдельные таблицы которых могут быть связаны между собой. Связь между таблицами определяет тип отношения между полями. Как правило, связывают ключевое поле одной таблицы с соответствующим ему полем другой таблицы, которое называют полем внешнего ключа.

При наличии связи между таблицами Access будет автоматически выбирать связанные данные из таблиц в отчетах, запросах и формах.

Условия связи двух таблиц:

1) хотя бы одно поле является ключевым;

2) одинаковый тип полей;

3) одинаковые значения (из области определения).