Сложные формы и отчёты

Сложным называется объект БД (запрос, форма или отчёт), который имеет подчинённые объекты. MS Access позволяет разрабатывать сложные формы и отчёты, которые не только используют данные подчинённых им структур, но выполняют дополнительные функции. В них можно не только выполнять фильтрацию, сортировку, поиск и замену данных и т.п., но и автоматически выполнять группировку данных, математические операции (вычислительные и логические), изменять структуру таблиц, строить диаграммы по табличным данным и др. Эти операции производятся в режиме Конструктор и с помощью Мастеров: запросов, форм, отчётов, с использованием OLE-технологии – вставки объектов из других приложений и программ, например, Мастера диаграмм, с помощью новых панелей инструментов и др.

Кроме того, MS Access позволяет создавать кнопочную форму-меню для вывода форм и отчётов.

Кнопочное меню представляет собой форму, на которой расположены элементы управления- кнопки с поясняющими надписями. Щелчок по кнопке открывает соответствующую таблицу, запрос, форму или отчет. Меню является очень удобным инструментом работы с базами данных и практически всегда присутствует в базах, созданных для предприятий и фирм.

Кнопочное меню можно создать вручную (в режиме конструктора) или использовать диспетчер кнопочных форм. Меню, созданные вручную, могут обладать большими возможностями и иметь более привлекательный интерфейс, чем меню, созданные диспетчером, нотребуют много времени на разработку, а создать простое меню с помощью диспетчера можно за несколько минут. Впоследствии в режиме конструктора можно дополнить и изменить это меню.

Пример 1 Создание сложных форм.

1 Разработать сложную форму, в которой с названиями дисциплин связана подчиненная форма Спортсмены и подчиненная форма Оценки.

2 Изменить расположение элементов в форме.

3 Вставить в форму диаграмму, графически отражающую оценки спортсменов.

4 Отредактировать вид осей диаграммы.

Порядок работы:

1 Создание сложной формы. Для её разработки:

- на объекте Формы щелкните по кнопке Создать;

- выберите Мастер форм и, не выбирая таблицу или запрос, щелкните по кнопке ОК;

- в таблице Виды спорта выберите поле Вид спорта;

- в таблице Спортсмены выберите поля Код спортсмена, Фамилия, Имя, Отчество, Номер группы;

- в таблице О ценки выберите поле Оценки и щелкните по кнопке Далее;

Рисунок 1 Окно Создание форм с полями, включёнными в форму и полем переключения

- в появившемся окне Создание форм (рис. 1) показано, из каких таблиц БД (Спортсмены, Оценки, Виды спорта) в форму включены поля (Код спортсмена, Фамилия, Имя, Отчество, № группы, Оценки), вверху указано поле (Название дисциплины), по которому будут меняться значение этих полей. Щелкните по кнопке Далее;

- оставьте табличный вариант подчиненной формы, щелкните по кнопке Далее;

- выберете нужный вид (например, Табличный) и стиль (например, Официальный) оформления формы и щелкните по кнопке Далее;

- введите название формы Виды спорта и оценки;

- щелкните по кнопке Готово и просмотрите полученную форму (рис. 2).

Если расположение полей на экране не удовлетворяет, то его можно изменить стандартными средствами Windows (технология drag-and-drop).

Поменяем местами столбцы Оценки и № группы и выделив место для диаграммы.