В соответствии с объемом и составом хранящихся дел архиву предоставляется
отдельное здание (или часть здания), специально построенное и оборудованное
или приспособленное для хранения документов.
Строительство специального здания архива может проводиться как по типовым
проектам зданий государственных архивов, так и по индивидуальным проектам,
согласованным с заинтересованными организациями.
Специальные помещения для архива должны предусматриваться при строительстве
административных зданий для организаций, в структуре которых действует архив.
При отсутствии специального помещения для архива выделяется приспособленное
помещение в административных зданиях организаций.
Оптимальные условия хранения документов и работы с ними предусматривают
предоставление следующих помещений для архива:
- хранилище для хранения документов;
- помещения для приема, временного хранения, акклиматизации документов;
- помещения для работы исследователей (читальный зал);
|
|
- рабочих комнат для сотрудников архива.
Рабочие комнаты для сотрудников и помещения для работы исследователей
(читальный зал) должны быть изолированы от помещений хранилищ.
Помещения хранилищ, не имеющие перегородок от рабочих комнат, изолируются
специально установленными перегородками. Посторонние лица допускаются в
хранилища только с разрешения заведующего архивом и в присутствии сотрудника
архива.
Хранилища архива должны быть удалены от лабораторных, производственных,
складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением пищевых
продуктов или химических веществ, и не иметь общих с ними вентиляционных
каналов.
Хранилища должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от
затопления и иметь запасный выход.
В помещениях хранилищ не должно быть газовых, водопроводных, канализационных
и других магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального
характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных
приспособлениях, исключающих проникновение выбросов из них в хранилище.
Наружные двери помещения архива должны быть обиты металлическим листом и
иметь прочные засовы. В нерабочее время они опечатываются или пломбируются.
Печать или пломбир хранят вместе с ключами у дежурного по организации или в
установленном правилами внутреннего распорядка месте.
Помещения архива оборудуются охранной сигнализацией. На окна, расположение
которых позволяет доступ извне, устанавливаются распашные металлические
решетки с замками, опечатанными пломбиром.