Технология автоматизации офиса

Из всех видов технологий — информационная технология сферы управления предъявляет самые высокие требования к "человеческому фактору", оказывая принципиальное влияние на квалификацию специалиста, содержание его труда, физическую и умственную нагрузку, профессиональные перспективы и уровень социальных отношений.

Оптимальная информационная технология, обладающая высокими гибкостью, мобильностью и адаптивностью к внешним воздействиям, является непременным условием повышения эффективности управленческого труда в любом офисе.

В системах делопроизводства доля представленной на бумажном носителе информации в последнее время сократилась благодаря интенсивному развитию:

ü современных технологий работы с документами;

ü средств автоматизированного ввода документов, в том числе и рукописных, в компьютер;

ü текстового и даже графического видов обработки документов, позволяющих просто и оперативно вносить в них изменения;

ü систем электронной транспортировки; доступа к справочной информации через базы данных и др.

К офисным задачам можно отнести следующие: делопроизводство, управление, контроль управления, создание отчетов, поиск информации, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между предприятиями.

С помощью АИТУ можно реализовать, как минимум, три важнейших этапа обработки и использования офисной информации:

q учет,

q анализ;

q принятие решений.

К офисам, основным видом продукции которых является информация, можно отнести офисно-бухгалтерские подразделения, страховые компании, пенсионные фонды, издательства, рекламные конторы, банки, конструкторские бюро, консалтинговые фирмы, налоговые службы и т.п.

Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления.

В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства:

ü один или несколько ПК, возможно, объединенные в сеть – локальную или глобальную, в зависимости от рода деятельности офиса,

ü печатающие устройства;

ü средства копирования документов;

ü модем (если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ).

ü сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов;

ü стримеры, предназначенные для создания архивов на мини-кассетах на магнитной ленте;

ü проекционное оборудование для проведения презентаций.

Критериями выбора системы автоматизации документооборота являются:

¨ масштабы предприятия,

¨ степень технической и технологической подготовки персонала в области компьютерной обработки,

¨ структура управления,

¨ наличие или отсутствие других систем автоматизации управления.

На российском рынке предлагается достаточно широкий выбор прикладных программ для автоматизации управления документооборотом, например:

¨ «1С: Электронный документооборот»,

¨ «1С: Электронная почта»,

¨ «Галактика» модуль «Управление документооборотом»

¨ и др.

Пример