Выравнивание загрузки персонала

После определения стоимости всех ресурсов формирование треугольника ограничений проекта можно считать завершенным.

Но создание плана проекта на этом не заканчивается – необходимо убедиться, что все стороны треугольника (время, деньги, качество результатов) сбалансированы и соответствуют тому, что нужно получить от плана проекта.

План необходимо проанализировать.

Во-первых, нужно убедиться, что расписание соответствует потребностям – в процессе определения назначений длительности задач могли измениться.

Во-вторых, обязательно нужно проверить, не перегружены ли некоторые ресурсы. Если перегружены, то следует перераспределить задачи. Microsoft Project, конечно, выделит цветом ресурсы, если открыть представление Использование задач или Лист ресурсов, которые вы непомерно загрузили.

В-третьих, следует проанализировать, соответствует ли получившаяся стоимость проекта запланированной и не вышли ли вы за пределы бюджета.

Кроме всего этого, требуется оценить риски выполнения проекта: насколько велика вероятность не уложиться в расписание, не выполнить все поставленные задачи или не уложиться в бюджет. Если в процессе анализа проявляется слишком много проблем, то их необходимо решать, изменяя план проекта.

Анализ лучше всего начать с проверки загрузки ресурсов.

Для того чтобы выяснить, насколько равномерно загружены ресурсы, нужно открыть представление Лист ресурсов.

Ресурсы, загрузка которых превышает их доступность, будут отмечены красным цветом, а также отмечены восклицательным знаком в левой части строки.

Превышение доступности ресурса заключается в том, что для выполнения назначенной работы ресурсу требуется больше времени, чем у него есть.

К этому могут привести несколько причин.

Чаще всего это происходит из-за назначения ресурса нескольким задачам, выполнение которых происходит одновременно. Также к превышению доступности может привести увеличение объема работ задачи.

На представлении Использование ресурсов в таблице показана загрузка в часах на каждый день рис. 25.

Рисунок 25. Ресурсы, вышедшие из нормального графика, выделены красным цветом

Выравнивать загрузку ресурсов можно несколькими способами.

Можно сократить некоторые задачи, а если это невозможно, то придется переложить часть работ по их выполнению на других сотрудников. Если сотрудников не хватает, то их придется принять.

Еще один способ заключается в том, чтобы не уменьшать объем работы, а засчитать ее как сверхурочную. Тогда она будет оплачиваться по ставке сверхурочных.

Для выравнивания загрузки ресурсов удобно пользоваться встроенными в Microsoft Project автоматизированными средствами или же заниматься этим вручную. В зависимости от ситуации, используется либо ручное, либо автоматическое выравнивание.

Чтобы заняться выравниваем ресурсов в автоматическом режиме, следует воспользоваться окном Выравнивание загрузки ресурсов (рис. 26), которое вызывается с помощью команды Сервис - Выравнивание загрузки ресурсов.

Рисунок 26. Окно Выравнивание загрузки ресурсов

Переключатели Выполнять автоматически и Выполнять вручную определяют, как будет осуществляться выравнивание.

При первом варианте выравнивание происходит само собой при вводе новых назначений, а при втором (вручную) – только при нажатии кнопки Выровнять.

Ручное выравнивание ресурсов осуществляется в два этапа. На первом этапе следует найти задачи, выполнение которых перегружает ресурсы. Затем нужно придумать, как избавиться от перегрузки. Вариантов много:

- перенести задачу;

- прервать ее;

- изменить длительность;

- уменьшить объем работы;

- назначить задачу другому ресурсу, который свободен в это время.

Для того чтобы установить трудозатраты как сверхурочные, которые будут оплачиваться по ставке сверхурочных необходимо открыть представление Использование ресурсов и добавить столбец Сверхурочные трудозатраты.

Для задачи, по которой есть превышение доступности, вводим сверхурочные трудозатраты. Вводятся общие трудозатраты, то есть не определенное количество часов каждый день, а сколько часов всего (в данном случае 112).

Затем нужно перейти к представлению Диаграмма Ганта и изменить длительность задачи, чтобы она стала такой, какой была раньше (при добавлении сверхурочных работ длительность автоматически изменилась). После этих действий превышения доступности уже не будет.