Организационные коммуникации, проблемы и пути их совершенствования

Ком­муникациями пронизан весь процесс производства и управления.

К числу наиболее распространенных форм организационных коммуникаций относятся:

- устная форма передачи информации;

- письменная форма передачи информации;

- электронная форма передачи информации.

С точки зрения масштабов коммуникации делятся на две большие группы: между организацией и ее средой и между уровнями управления и подразделениями.

К первой группе относятся коммуникации, которые представляют собою информационное взаимодействие с внешней средой. Сюда относятся средства массовой информации, потребители, надзор за качеством продукции, органы государственного регулирования, политические группы, комитеты, поставщики и т. п. Возникновение коммуникаций внутри предприятия в виде собраний, обсуждений, телефонных переговоров, отчетов и т. д., как правило, являются реакцией на воздействие внешней среды. В качестве коммуникаций для организации используются различные формы. Так, для реализации товара используются программы маркетинга и реклама. Соблюдение норм государственного регулирова­ния требует письменного оформления документов. Изучение рынка ведется при помощи специальных организаций, т. е. существует мно­жество способов коммуникаций.

Ко второй группе относятся коммуникации между уровнями управления и подразделениями.

В процессе управления осуществляются коммуникации по вертикали и по горизонтали между подразделениями. По нисходящей передается информация о принятых решениях на высших уровнях (те­кущие задачи, конкретные задания, рекомендации). Эта информация может передаваться из одного уровня на другой вплоть до рабочих исполнителей. Не менее важными являются коммуникации и по восходящей ли­нии. Предприятие не может функционировать без информации о хо­де производственного процесса. По восходящей передается инфор­мация о загрузке оборудования, количестве работающих, поступле­нии сырья, выпуске продукции и т.д. Иногда возникает ситуация, ког­да решение вопроса на низовом уровне требует вмешательства руко­водителей высшего звена. И тогда информация по ступеням управле­ния снизу передается на самый высокий уровень. Так, например, во­прос об изменении технологии, возникший на производственном уча­стке, требует решения руководителя организации.

Для координации задач и действий между множеством подразделений организации требуется обмен информацией между ними. Поэто­му устанавливаются потоки информации между подразделениями по горизонтали. Так координируется деятельность рабочих групп по контролю за издержками, распределению ресурсов, новым методам производства, сбыту продукции. Руководители различных подразделений ин­формируют друг друга о ходе внедрения новой техники. Кроме координации действий горизонтальные коммуникации способствуют установлению равноправных отношений между подразделениями, что положительно сказывается на работе всей организации.

Совокупность каналов, с помощью которых осуществляется взаимодействие субъектов управления, образует его коммуника­ционную структуру, которая может быть глобальной, когда охва­тывает организацию в целом, и локальной, если относится только к одной ее части, например, подразделению. Осуществление взаимодействия только через одно какое-то центральное звено означает, что коммуникационная структура является централизованной, а само это звено выступает в качест­ве не только посредника, но и источника и контролера коммуни­каций, имеющих в основном форму вертикальных связей. В то же время структура коммуникаций может быть полицентричной, предполагающей наличие нескольких равноправных субъектов, осуществляющих концентрацию и перераспределение информации, или децентрализованной, когда большая ее часть (обычно по содержанию второстепенная) минует центральное звено.

Наличие в коммуникационной структуре параллельных и пересекающихся каналов свидетельствует о ее сложности, дающей гарантию того, что желаемое взаимодействие состоится даже в ус­ловиях тех или иных сбоев и неполадок в ней. В то же время в сложной структуре заложена потенциальная возможность иска­жения обмениваемой информации.

При выборе вариантов коммуникаций менеджеры должны избегать «чрезмерных перегибов», т.е. предоставления людям такого количества информации, что они не смогут справиться с ее восприятием в полном объеме. Но они должны быть очень осмотрительны и не скрывать информацию ради своего ста­туса или власти. Следует также проявлять осторожность и не разгла­шать информацию, которую нужно держать для себя или определенного уровня управления в организациях.

Пути совершенствования организационных коммуникаций.

Определив, кому и что нужно знать, менеджер должен выбрать са­мые подходящие средства передачи информации. Устная форма коммуникации предлагает большой выбор. Возмож­ности включают организационную структуру, собрания, инструктаж, общение один на один или устную презентацию в группе.

Письменные средства передачи информации. Слово в письменной форме имеет некоторые преимущества:

- его можно прочитать, когда реципиент захочет, таким образом, оно представляет собой хорошее и доступное средство для очень занятых людей;

- оно может содержать сложную информацию, потому что оно может быть прочитано несколько раз, чтобы помочь восприятию;

- оно поможет более глубокому усвоению темы, потому что оно может передать больше частных подробностей и сложностей. Следовательно, оно является полезным средством передачи новых идей, поможет людям действительно понять какой-нибудь вопрос;

- его можно передавать тем людям, контакт с которыми в другом варианте было бы трудно осуществить;

- оно может быть гибким в отношении объема и отдельных частностей, так что количество информации может быть определено в соответствии с потребностями разных участников;

- оно позволяет постоянную запись;

- оно может вызывать меньше эмоциональных реакций, чем разговор, потому что предрассудки и помехи, которые могли бы быть при разговоре, отсутствуют, а «шума» и отвлечения внимания, которые иногда ассоциируются с устной формой общения, мож­но избежать. Это средство хорошо подходит для изложения ра­зумных доводов или аргументов.

Пути совершенствования организационных коммуникаций:

1) создание дополнительных ветвей движения информации, максимальная доступность информации в организации;

2) принятие специальных управленческих действий для получения дополнительной информации: собрания, совещания, беседы, встречи, «телефон доверия», специальные ящики для «предложений» и др.;

3) создание современных компьютерных систем обработки и передачи информации;

4) выпуск специализированных изданий печатной и видео информации;

5) использование современных коммуникационных технологий: видеоконференции, компьютерные конференции и др.

Для совершенствования процесса организационных коммуникаций необходимо формировать эффективную коммуникационную политику и стратегию в организации. Коммуникационная политика включает определение целей коммуникации, путей их достижения, содержание распространяемой на различные аудитории информации, планирование обратной связи.

Коммуникационная стратегия формируется для обеспечения корпоративной общеорганизационной миссии, которая отражает социальную концепцию бизнеса.

За последние десять лет произошли кардинальные изменения в информационных технологиях, которые охватывают появление новых продуктов, мультимедиа(10), применение компьютеров и способов хранения информации.