Система электронного документооборота: принципы построения, области применения, проблемы

Одной из функциональных подсистем ИС является Система Электронного Документооборота (СЭД), целью разработки которой является повышение эффективности управления экономическими системами на основе автоматизации управления документооборотом и деловыми процессами, всех видов работ с документами, обеспечивающими и координирующими совместную деятельность всех участников процесса управления

Основные принципы построения СЭД.

Первый принцип создания СЭД - ориентация на работу с документами. Из этого принципа вытекает как следствие тот факт, что информационное обеспечение СЭД должно предоставлять возможность интегрированной обработки всех видов информации, циркулирующей в организации, в т.ч. документов, порожденных электронным и бумажным документооборотом: внешней и внутренней переписки, осуществляемой как в электронной, так и в бумажной форме

Второй принцип создания СЭД - разработка "активного " программного обеспечения для СЭД. Работа с документами является основным способом выполнения функций для персонала организации. Цель автоматизации процессов движения документов и связанных с ними заданий – получение целостного механизма управления деятельностью предприятия

Третий принцип создания СЭД - программное обеспечение СЭД должно легко адаптироваться к изменениям конкретных условий эксплуатации

Проблемы:

· Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота.

· Фактор директора "советского типа" - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.

· Постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес -процессов.

· Необходимость обеспечения юридической силы документов (после принятия закона об электронной подписи этот фактор начнет терять свою значимость).

· Необходимость взаимодействовать с внешним "бумажным " миром, в особенности если это касается параллельных структур в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа.

· Наличие специфических для каждой организации проблем, которые необходимо анализировать и учитывать.