Оформление и анализ результатов переговоров

После переговоров целесообразно письменно подтвердить их содержание, например, оформить протокол или заключить договор.

При комплектации состава участников переговоров ответст­венный за их проведение должен назначить лицо, которое будет вести записи содержания переговоров. Следует подчеркнуть, что стенографирование и магнитную запись коммерческих перегово­ров делать не принято. Это расценивается как проявление недове­рия и желания поймать партнера на слове.

Работник, которому поручена запись переговоров, кратко от­мечает основные позиции сторон, разногласия и договоренности. После окончания переговоров он расшифровывает свои пометки и составляет запись переговоров, которая подлежит утверждению ответственным за ведение переговоров, подшивается в досье дого­вора и вводится в компьютерный файл договора. На основании достигнутых на переговорах договоренностей работники опера­тивных коммерческих групп и отделов вносят обязательства сто­рон в свои комплексные планы с указанием контрольного срока их исполнения и контроля.

Одновременно с составлением записи переговоров тот же или другой назначенный участник переговоров составляет справку на фирму контрагента, в которую заносятся все сведения о контр­агенте, полученные в ходе беседы. Но это отнюдь не значит, что партнера нужно специально выспрашивать по составленной про­грамме.

В справку на фирму могут входить такие сведения, как ее орга­низационно-правовая форма, величина уставного капитала, структурная схема управления, число работающих, номенклатура выпускаемых, закупаемых и сбываемых товаров, объем выпуска и товарооборота, система сбыта и любые другие сведения о фирме. Одновременно с этим даются персональные характеристики уча­ствовавших в переговорах представителей контрагента: пьет, курит, сдержан или раскован, упорен в своей позиции или склонен к компромиссам, на каком направлении коммерческой деятельнос­ти специализируется, положение на фирме, пределы полномочий и т.д. Справка подписывается ее составителем и помещается в компьютерное досье на фирму. Накопление справочных материа­лов на контрагентов является процессом создания «золотого запа­са» коммерческой фирмы, обеспечивающего возможность другим работникам, назначенным на следующие переговоры с тем же контрагентом, заранее быть сориентированными в важных харак­теристиках его работы. В компьютерные данные на контрагентов желательно направлять исходные и конечные материалы по предъявлению и решению рекламаций на товары, а также мате­риалы других претензий к этой фирме. Если контрагент проявил себя с особенно положительной стороны в выполнении обяза­тельств, то такие сведения также полезно вводить в его компью­терное досье. Все эти справки обычно сосредоточиваются в отделе маркетинга и цен и доступны всему руководству и оперативному составу фирмы.

Составление записей переговоров и справок на фирмы — это практика, применяемая всеми хорошо организованными компа­ниями. Не стоит сомневаться, что после переговоров представите­ли иностранного контрагента, вернувшись в отель, составят и за­пись переговоров, и справку на Вас и Вашу фирму.

Если в результате переговоров не удалось прийти к подписа­нию обязывающего стороны договора или соглашения, но для фирмы желательно зафиксировать достигнутые договоренности для последующего развития сотрудничества, можно подписать протокол о намерениях (Letterofintent).

В тех случаях, когда контрагент отказывается подписывать протокол о намерениях, но фирма все-таки хотела бы зафиксировать хотя бы частичный про­гресс в переговорах, чтобы впоследствии не возвращаться к уже согласованным вопросам, можно составить памятную записку (меморандум), подписать ее с двух сторон или хотя бы со своей стороны и экземпляр вручить контрагенту.

Ни протокол о намере­ниях, ни тем более меморандум не имеют обязательной юридичес­кой силы, но в моральном плане привязывают контрагента к ранее согласованным решениям. Естественно, что подписанные прото­колы о намерениях и меморандумы подшиваются в досье кон­трактов и соглашений, а также вводятся в компьютерные досье.

Независимо от того, были переговоры успешными или без­результатными, их итоги должны быть обсуждены в фирме и проанализированы.