Рассмотрим содержание указанных функций на примере образца реляционной структуры базы данных - обобщенной таблицы, содержащей сведения о владельцах автомобилей.
1. Создание базы данных заключается в обеспечении необходимой упорядоченности и связности накапливаемых и хранимых данных.
В нашем случае СУБД задает табличную форму, «шапкой» которой является строго фиксированная последовательность атрибутов или наименований данных, а каждой строкой - соответствующая ей последовательность значений, описывающих конкретный объект учета (в данном случае – автомобиль). При этом название каждого атрибута (реквизита) характеризует некоторое общее свойство реальных объектов, например, «фамилия владельца», «марка, модель автомобиля». А конкретное значение реквизита описывает индивидуальное проявление данного свойства, например, «ПЕТРОВ», «ВОЛГА ГАЗ-31».
2. Ведение базы данных состоит в систематическом пополнении ее новыми данными, корректировке (изменении) или изъятии устаревших данных.
Для реализации данной функции СУБД должна работать как в автономном, так и в оперативном режимах. В автономном режиме целесообразно выполнять массовый ввод данных с заранее подготовленных машинных носителей. В оперативном режиме ввод и корректировка данных обеспечиваются непосредственно с видеотерминала.
В примере основанием для занесения в базу данных новых записей является постановка автомобиля на учет в ГИБДД. Корректировка проводится, например, по причине изменения значения атрибута (скажем, цвета автомобиля). Данные изымаются, если автомобиль по каким-то причинам снимается с учета ГИБДД.
3. Целостность данных - это их непротиворечивость, согласованность и достоверность в любой момент содержания в базе данных.
Так как база данных содержит информацию, используемую многими потребителями, очень важно, чтобы элементы данных и связи между ними не разрушались. В СУБД это достигается использованием программ обнаружения разрушений и восстановления правильного состояния базы данных.
Логический контроль вводимых данных обеспечивает их частичную защиту от промахов и ошибок, возникающих при заполнении исходных (первичных) документов или при непосредственном вводе их оператором в ЭВМ.
Посредством специального логико-программного аппарата СУБД может указывать оператору на правильность, либо очевидную абсурдность некоторых записей. Например: фамилия - ИВАНОВ, имя – ОЛЬГА. Другой пример: автомобиль - ВОЛГА, модель - СИДОРОВ и т.п.
4. СУБД реализует различные способы (логические, математические) поиска и выборки данных и выдачу пользователям необходимого результата поиска в заданной форме (справки, сводки, таблицы и т.д.).
Она может, например, обеспечить выдачу сведений (по запросу или инициативно) о владельцах, имеющих автомобили определенной марки, цвета, о количестве автомашин и т.д.
5. Соблюдение приоритетов обработки запросов применяется в случаях многопрограммного режима обслуживания пользователей, например, в информационных сетях.
Для увеличения жизнестойкости информации в базе данных необходимо защищать ее от некомпетентного, несанкционированного и злонамеренного использования.
Поэтому СУБД должна защищать данные от случайного или преднамеренного доступа к ним лиц, не имеющих на это права, от неавторизованной модификации (корректировки) данных или от их уничтожения.
Защита от несанкционированного доступа заключается, например, в том, что некоторые из входящих в базу данных сведения могут быть выданы только с использованием системы паролей и лишь определенной категории пользователей.