Задание 4. Слияние полей базы данных с документом, созданным в текстовом редакторе

Лабораторная работа № 3

Слияние полей базы данных с документом, созданным в текстовом редакторе

Введение

В некоторых документах организации, таких как, например, командировочное удостоверение, есть неизменяемая часть – тот текст, который повторяется в каждом командировочном удостоверении, выписанном конкретному сотруднику, и изменяемая часть – номер, фамилия, имя, отчество, количество дней, дата выбытия, дата прибытия, номер и дата приказа о направлении в командировку. Эта изменяемая информация хранится в разработанной вами базе данных СЦ Кедр. Чтобы при составлении командировочного удостоверения не вносить в бланк повторно эту информацию и тем самым не допустить лишних ошибок, среда текстового редактора Word позволяет выполнить слияние с базой данных, то есть автоматически вставить в документ данные из некоторой таблицы или запроса.

Задание 1

Откройте разработанную вами ранее базу данных СЦ Кедр.

Подготовка к слиянию

Задание 2

В базе данных СЦ Кедр на основе таблицы Командировки создайте запрос, в который необходимо перенести все поля из таблицы.

В режиме конструктора добавьте в запрос вычисляемое поле Количество дней, в котором с помощью функций даты и времени вычислите общее количество дней командировки. Сохраните запрос под именем Слияние.

Задание 3

Из папки Учебные материалы Access откройте документ, который содержит форму командировочного удостоверения Командировочное удостоверение.docx. Просмотрите структуру данного документа. Обратите внимание на изменяемую и не изменяемую части документа. Именно с ним мы и будем проводить слияние. Изучив данный документ закройте его и скопируйте в вашу папку.

Задание 4

Перейдите из текстового редактора в окно базы данных. Убедитесь, что у вас открыт запрос Слияние в режиме просмотра и на вкладке Внешние данные в группе инструментов Экспорт нажмите на кнопку Слияние в Word .

В ходе выполнения этого действия должно открыться диалоговое окно мастера Слияние с документами Microsoft Word. В первом диалоговом окне мастер предлагает связать данные с уже готовым документом или же создать новый документ. Выберите пункт «Установить связь с готовым документом Microsoft Word» (рис. 1). Нажмите кнопку ОК.

Рисунок 1 – Диалоговое окно мастера Слияние с документами Microsoft Word

В новом открывшемся окне Выбор документа Microsoft Word укажите путь к документу Командировочное удостоверение.docx, который вы скопировали в вашу папку и нажмите кнопку Открыть. В результате будет открыт указанный вами документ, и вместе с ним в окне текстового редактора, в правой его части, будет открыта панель мастера Слияние (рис. 2).