Проектирование баз данных. Это первый и наиболее ответственный этап

Это первый и наиболее ответственный этап. Хотя исправления всегда можно внести в БД и ее структуру, но этот процесс может занять очень много времени, тогда как проектирование позволит избежать ненужных затрат. Например, при создании таблицы всегда задается тип данных, которые будут храниться в каждом поле. В процессе разработки БД тип данных может измениться (например, с текстового на числовой), что потребует заново вводить информацию в это поле во все записи. Поэтому лучше заранее спроектировать базу данных и возможные варианты использования информации. В этой связи необходимо выделить данные, которые требуют постоянного обновления, а также определить спектр вопросов, которые придется решать при работе с данными.

Основные этапы проектирования базы данных в Microsoft Access сводятся к следующему.

1) Определение цели создания базы данных.

2) Определение таблиц, которые должна содержать база данных.

3) Определение необходимых в таблице полей.

4) Задание индивидуального значения каждому полю.

5) Определение связей между таблицами.

6) Обновление структуры базы данных.

7) Добавление данных и создание других объектов базы данных.

8) Использование средств анализа в Microsoft Access.

Ниже приводится описание выше указанных этап проектирования баз данных в Microsoft Access.

1) Определение цели создания базы данных. На первом этапе проектирования базы данных необходимо определить цель создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать. То есть нужно очертить основные темы таблиц базы данных и информацию, которую будут содержать поля таблиц.

База данных должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать. Для этого нужно определить темы, которые должна по­крывать база данных; отчеты, которые она должна выдавать; проанализировать формы, используемые в настоящий момент для записи данных; сравнить создаваемую базу данных с хорошо спроектированной, подобной ей БД.

2) Определение таблиц, которые должна содержать база данных. Одним из наиболее сложных этапов в процессе проектирования базы данных является разработка таблиц, так как результаты, которые должна выдавать база данных (отчеты, выходные формы и др.) не всегда дают полное представление о структуре таблицы.

При проектировании таблиц вовсе не обязательно использовать Microsoft Access. Сначала лучше разработать структуру на бумаге.

3) Определение необходимых в таблице полей. Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. Например, в таблице с данными о клиенте могут содержаться поля с названием компании, адресом, городом, страной и номером телефона. При разработке полей для таблицы необходимо помнить, что:

· каждое поле должно быть связано с темой таблицы;

· не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения;

· в таблице должна присутствовать вся необходимая информация;

· информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы (например, поля «Имя» и «Фамилия», а не общее поле «Имя»).

4) Задание индивидуального значения каждому полю. Для того чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, например, данные о клиенте и его заказы, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом.

5) Определение связей между таблицами. После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.

6) Обновление структуры базы данных. После проектирования таблиц, полей и связей необходимо еще раз просмотреть структуру базы данных и выявить возможные недочеты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными. Для проверки следует создать несколько таблиц, определить связи между ними и ввести небольшое количество записей в каждую таблицу, затем посмотреть, отвечает ли база данных поставленным требованиям. Рекомендуется также создать черновые выходные формы и отчеты и проверить, выдают ли они требуемую информацию.

7) Добавление данных и создание других объектов базы данных. Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно вводить данные. Затем можно создавать любые запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

8) Использование средств анализа в Microsoft Access. В Microsoft Access существует два средства для усовершенствования структуры баз данных. Мастер анализа таблиц исследует таблицу и, в случае необходимости, предлагает новую ее структуру и связи, а также вносит в нее изменения. Анализатор быстродействия просматривает всю базу данных, дает рекомендации по ее улучшению, а также реализует их.

После ознакомления с основными этапами проектирования базы данных в Access перейдем непосредственно к их реализации. Прежде всего, рассмотрим способы создания БД.